办公软件Access_2003教程详解.ppt

1、,数据库的基本概念,1信息、数据和数据处理 信息和数据是数据库管理的基本内容和对象。信息是现实世界在人脑中的抽象反映。 数据是一切文字、符号、声音和图像等有意义的组合，是描述现实世界中各种信息的手段，是信息的载体。 数据处理是指数据的收集、存储、管理、加工、计算、维护、检索和传输等处理，并产生新的有价值的信息的全过程。,2数据库与数据库管理系统 数据库（DataBase，DB）是一组有关联的数据集合。按照一定的组织方式，存储在计算机介质上，能够为多个用户共享，与应用程序相互独立，数据之间相互关联的数据的集合 ； 数据库好比是计算机存储数据的“仓库”。它在物理上按一定的组织方式存储多个介质，在逻

2、辑上按一定的模型结构组成一个整体。储存在数据库中的信息可以查询、修改、使用、传输等。 数据库管理系统(DBMS)：是数据库系统的核心部分，它负责数据库的定义、建立、操作、管理、维护等。数据库管理系统为用户管理数据提供了一系列命令，利用这些命令可以实现对数据库的各种操作。,数据库管理系统（DBMS）主要有如下6大功能： （1）数据库定义功能； （2）数据库操纵功能； （3）数据库建立和维护功能； （4）数据库控制功能； （5）数据组织、存储和管理功能； （6）数据库通信功能。 数据库管理系统由以下几部分组成： 数据定义语言DDL（Data Defination Language）。用于定义数据库

3、结构和数据与数据之间的关系。 数据操作语言DML(Data Manipulation Language)或查询语言。用于对数据库中的数据进行存取、检索、统计、修改、删除、输入、输出等操作。 数据库运行管理和控制语言DCL（Data Contrl Language）。当多用户同时使用数据库时，确保数据的安全性控制、完整性控制、并发控制、通信控制以及数据存取、数据库转储、数据库初始装入、数据库恢复、数据的内部维护等。 数据词典DD（Data Dictionary）对数据库中的数据描述提供一种集中统一管理的规则。,3数据库系统（DBS） 数据库系统（DBS）是由计算机硬件、操作系统、数据库、数据库管

4、理系统和用户所构成的综合系统。 4数据模型 表示实体以及实体间联系的模型称为数据模型。数据模型是一个可用于描述数据、数据联系、数据语义及一致性约束的概念集合，它提供了获得数据抽象的工具。,数据库管理系统采用的数据模型一般有3种：层次型、网状型和关系型。 层次模型用树形结构来表示实体之间联系，如图1-2所示。 网状模型用网络结构来表示实体之间联系，如图1-3所示。 关系数据模型是现在使用最广泛的数据模型，用关系来表示实体间的联系，反映在应用上就是使用表的集合来表示数据和数据间的联系，一个表分为若干列，每一列都有惟一的名称。,图1-1 层次模型,图1-2 网状模型,图1-3 实体联系图,实体：客观

5、存在的、可以相互区别的事物。实体可以是实际存在的事物，如，一所学校；也可以是概念性的事物，如，一次比赛。 实体集：具有相同属性的实体集合。如，所有学校。 属性与对象：描述客观事物的实体，分为“对象”和“属性”。如，人、学校属于对象，属性表示对象的特征。当给某个特定对象的属性取具体值时，描述该对象的属性值的符号就是数据。如，人的属性有姓名、年龄、文化程度等；学校的属性有校名、地址、电话、传真等。,关系数据库 关系数据库的基本数据结构是关系，而关系理论是建立在集合代数的理论基础上的。“关系”在数学上的形式定义就是笛卡尔积的子集。,关系的数学定义 设有属性A1，A2，An，它们分别在值域D1，D2，

6、Dn中取值，这些值域的笛卡尔积D=D1D2Dn中的任意一个子集称为一个关系，用R表示，记R（A1，A2，An）。这里R表示关系的名字，n称为关系的目或度。一个K度关系就有K个属性。,图1-4 关系与笛卡尔积,关系术语,关系：指二维表，一个关系可称为一个数据表。 元组：指二维表中的一行数据，称为一个记录。 属性：指二维表中的一列，称为一个字段。 域：指二维表中属性的取值范围，字段的取值范围称为字段宽度。 关键字：指二维表中能够唯一识别每个实体属性的标识。具有惟一性取值的字段，称为关键字段。 关系模式：指一个关系模式所对应的关系结构，是一个关系的属性名表，记为R（a，b，c，），R为关系名，a，b

7、，c，为属性名。 关系模式的格式：关系名(属性1，属性2，属性n) 关系的种类：关系有一对一，一对多，多对多3种。 例如 “学生情况表”的关系模式为： 学生情况表(学号，姓名，性别，出生年月，特长，照片) 一个关系数据库由若干个数据表组成，每个数据表由若干个记录组成，每个记录由若干个字段组成。,集合运算,关系数据库的关系运算分为：传统的集合运算和专门的关系运算。 1、传统的集合运算有：并、差、交、积。 (1)并：由2个数据结构相同的关系R和S中提取所有元组组成的集合。 (2)差：从2个数据结构相同的关系R和S中只提取属于R，但不属于S的元组组成的集合。 (3)交：从2个数据结构相同的关系R和S

8、中提取既属于R，又属于S的元组组成的集合。 (4)积：由R的第一个元组与S的所有元组组合，直到R的最后一个元组与S的所有元组组合，形成的新关系。,关系运算,（1）选择运算（Select）： 选择是单目运算，其运算对象是一个表。该运算按给定的条件，从表中选出满足条件的行形成一个新表作为运算结果。选择运算的记号为 F(R)。其中是选择运算符，下标F是一个条件表达式，R是被操作的表。选择运算提供对数据库进行“横向分割关系”手段。,入校总分=580,（2）投影运算（Project）： 投影也是单目运算，该运算从表中选出指定的属性值组成一个新表，记为：A(R)。其中A是属性名（即列名）表，R是表名。从给

9、定关系的所有字段中按某种顺序选取指定的字段组。投影运算提供了对数据库进行“纵向分割关系”手段。 （3）连接运算（Join）： 把两个表中的行按着给定的条件拼接而形成的新表。根据连接条件在两个或两个以上的关系中选取部分字段和部分记录合并生成一个新的关系。 执行顺序：自然连接-选取-投影 选择和投影运算属于单目运算，是对一个关系进行操作；连接运算属于双目运算，是对两个关系进行操作。,完整性控制,数据库系统在运行过程中，可能会由于数据输入错误，或出现程序逻辑错误，或发生使用者误操作，或非法访问等各种原因而导致数据错误。为保证关系中数据的正确性与有效性，需要建立数据完整性的约束机制来加以控制。 1.

10、实体完整性控制：由于关键字是关系的主属性，实体完整性规则要求主属性不能取空值。例如学生表中的学号不能取空值。 2. 域完整性控制：域是关系属性值的取值范围。保证了输入数据的合法有效性。例如当性别属性只允许输入.T.或.F.值时，当输入了其它字符时，系统拒绝接受。 3. 参照完整性控制：为了减少数据冗余度，常常用几个关系来描述相同的实体，这几个关系之间具有引用参照性，即一个关系属性的取值要参照其他关系属性的取值。 例如有3个描述学生信息的关系： 学生(学号、姓名、性别、班级) 课程(课程号、课程名) 成绩(学号、课程号、成绩) 其中，“课程号”并不是“成绩表”关系的主关键字，但它是被参照关系“课

11、程表”的主关键字。因此，课程号是成绩关系的外关键字。 4.参照完整性规则：外关键字可以取空值或者取被参照关系中主关键字值。虽然规定外关键字“课程号”可以取空值，但按照实体完整性规则，课程中课程号不能取空值，所以成绩中的课程号实际上是不能取空值的，只能取课程中已存在课程号的值。如果成绩中的课程号取空值，描述学生信息的关系之间就失去了参照的完整性。,ACCESS,Access是一种简单易用的关系型数据库编辑软件，一个Access数据库中可以包含表、查询、窗体、报表、宏、模块以及数据访问页。 表：表和表之间的关系是Access的核心。表是存储和管理数据的基本数据库对象，表中存放着有特定意义的数据信息

12、。 查询： 将分散存放在各个表上的特定数据集中起来并保存在文件中的过程就是查询。或者说，查询就是将一个或多个表中满足条件的数据找出来。在Access中有交叉表查询、动作查询和参数查询3种查询方式。,窗体：窗体是Access数据库的对象之一。它是用户与Access数据库交互的图形界面，便于用户进行数据输入，以及实现各项数据库的控制功能。 报表：报表是数据库中数据输出的一种形式。 宏（Macro）：宏是指一个或多个操作的集合，其中的每个操作实现特定的功能，使用“宏”可以简化一些重复的操作。 模块（Module）：模块与“宏”的功能类似，使用方法也差不多。 Web页：Web页就是我们经常浏览的Int

13、ernet网页，在Access中，Web页是作为一个特殊的数据库对象出现的。,Access的启动和退出,应用Access的第一步就是启动Access，常用的启动方式有下面几种： 从开始菜单启动Access。单击【开始】【程序】【Microsoft Access】，启动后的画面如图9-1所示。 通过打开已有的数据库来启动Access。在Windows资源管理器中，双击一个Access数据库，即可启动Access，并打开该数据库。 要退出Access,可选择菜单【文件】【退出】,或通过单击Access主窗口的关闭按钮。,新数据库文件的创建,Access中创建和处理的文件是数据库文件，其扩展名为 .

14、mdb 新启动的Access窗口中，单击任务窗格中的“新建空数据库”项，Access会马上弹出一个对话框让用户给出要新建的数据库的文件名。 另外，还可以在任务窗格中单击“根据模板新建”，使用数据库向导来创建新的数据库。,数据库文件的打开及数据库对象,Access可打开的文件类型包括Excel电子表格、Dbase数据库、文本文件、Paradox数据库、Web页以及Access自己生成的mdb文件。在任务窗格的“打开文件”项下，可以选择曾经使用过的文件直接打开，也可以使用菜单【文件】【打开】或常用工具栏的打开按钮，在“打开对话框”中选择文件来打开。在一个Accss窗口中，同一时刻只能打开一个Acc

15、ess数据库，当打开或新建一个数据库时，会自动关闭原来打开的数据库。如果需要打开多个数据库，则要启动多个Access窗口。,Access具有全环绕数据库文件结构，可以在一个mdb文件中包含数据对象（表、索引、查询）和应用对象（窗体、报表、宏、VBA代码模块）。在一个打开的Access数据库窗口中，分组显示了数据库包含的对象，其类型包括表、查询、窗体、报表、页、宏、模块等。一个Access数据库可以包含多达32768个对象（表、查询、报表等的组合）,数据表的设计和应用,用Access来管理数据，首先要将数据放在Access的表中。如果要处理的数据已经存放在其他的数据库中，则可以采用导入的方式取得

16、；如果数据还在纸上或无法导入，则首先要构造存放数据的表。一个Access数据库中可以包含多个表，一个表对象通常是一个关于特定主题的数据集合，每一个表在数据库中通常具有不同的用途，最好为数据库的每个主题都建立不同的表，以提高数据库的效率，减少输入数据的错误率。,创建表,在Access中有4种创建表的方法： 使用数据库向导 使用表向导 在设计视图中创建表 通过输入数据创建表。,在设计视图中创建表,这种方法是最灵活和有效的一种方法，也是开发过程中最常用的方法，用户可以自己定义表中的字段、字段的数据类型、字段的属性、以及表的主键等。不过这需要用户对这个表的功能比较了解，事先设计出这个表的结构。 方法是

17、：在数据库窗口中选择“表”对象，然后在窗口的右窗格双击“使用设计器创建表”，系统会弹出“设计视图”窗口。图9-8所示的窗口已经是设计了4个字段的设计视图，在设计时先输入字段名，然后选定其数据类型。可以使用箭头键进行光标的移动，也可按回车让光标跳到下一格。 用户可以参考后面小节对“数据库数据类型”的介绍来为每个字段选择适合的类型和属性。 小技巧：在设计表的字段属性时，把需要查询字段的“索引”属性设为“有”，这样在查询数据库时，可以加快查询速度。,1. 设计表和表的结构 Access 中的表通常来自客观世界中的实体，根据实体的个数来决定系统中到底需要多少个表，而确定表的结构就是要确定每个表中存储的

18、字段和各个字段的数据类型，字段决定了表能够存储的数据，字段的类型决定了数据的格式。下面详细介绍Access表中字段的数据类型和它们的作用。 （1）文本 文本类型是Access中最常用的数据类型，也是Access的默认数据类型，一个文本字段的最大长度是255个字符，默认值是50，要根据实际情况来指定它的长度。通常文本类型的作用是存储一些字符串信息，它可以存储数字，如电话号码、邮政编码、区号等，但这时数字是以字符串的形式存储的，不具有计算能力，但具有字符串的性质。 （2）备注 这是从Access 2000才有的类型，最多可存储65535个字符，通常情况下，这种字段是用来提供描述性的注释，不具有排序

19、和索引的属性，更不能作为表的主鍵存在。 （3）数字型 这种字段类型主要是为了进行数学计算，由于取值范围不同，又可分为字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数等类型。,（4）自动编号 自动编号类型属于数字型数据，以长整型的形式存储，当向表中添加数据记录时，Access会自动地填写这种字段，可以顺次加1或用一个随机产生的长整型数据来填充，具体的做法取决于用户对新值属性的设置。 （5）是/否（Yes/No） 这是一种逻辑（布尔）型数据，在Access中-1为是“是”（Yes）,0为“否”（No）。主要用来存储那些只有两种可能的数据，如性别、婚姻状况等。 （6）货币 具有固定的格式，

20、用户不需要输入货币的符号和千位分隔符，Access会根据用户输入的数字自动地添加货币符号和分隔符。可以存储的小数部分为4位，左边可以是15位，而且当小数部分的数据多于2位时，Access具有四舍五入的功能。 （7）日期/时间 具有固定的格式，主要用来存储日期、时间或日期与时间的组合，在Access中这种字段共占8个字节，可分为普通日期（默认格式）、短日期、长日期、中日期、中时间、mm/dd/yy等几种形式，具体的形式可以在属性中设定。,（8）OLE对象 主要用来存储大对象，包括位图图形、矢量类型（绘图、声音文件和其他ActiveX组件应用创建的二进制数据等），最大容量可达1GB。 （9）超级链

21、接 用来存储超级链接，单击“超级链接”字段，将导致Access启动WEB浏览器并且显示所指向的Web页面。可以通过“插入”菜单中的“超级链接”命令向表中加入一个超级链接的地址。 （10）查阅向导 查阅向导数据类型的字段允许使用另一个表中某字段值来定义此字段的值。从数据型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义。其长度通常为4KB。 注意，在Access中不论用户将文本字段的长度设为多少，数据库文件总是把它们存储为一个可变长的记录，所有尾部的空格都将被删去。这在传统的关系型数据库管理系统中是做不到的，传统的RDBMS会填入一些空格把记录都变为规定的长度，从而浪费了磁盘的空间。,2. 设置表和字段的

22、属性 要为某个表设置属性，可以在打开表的“设计”视图后，选择菜单 【视图】【属性】或按快捷鍵F4，弹出如图所示的“表属性”窗口。 下面对表的属性项进行介绍： “说明”：用于解释表的目的，是可选性字段。用户可以从“视图”菜单中选择“详细信息”，在数据库窗口中就会显示用户对这个表的说明。 “有效性规则”：用于为表的多个字段间建立域完整性，在此处输入的有效性规则将对整个表产生影响，并且仅仅应用到一个单个的字段上。,“有效性文本”：一个可选择的文本属性，当输入违反了有效性规则后，系统将显示该信息作为提示。 “过滤器”：用于说明无论何时打开表都会有一个限制规则，基于用户提供的选择条件对将要显示的记录进行

23、显示控制。 “排序依据”：用于指定表被打开时记录排序的依据字段，如果没有指定该属性，记录将以主鍵的次序进行显示。 “子数据表名称”：用来确定子数据表如何显示有关记录的数据。默认的值是自动,该值可以自动地为从相关表中链接的记录添加子数据表，值None将关闭子数据表。 “链接子字段”：如果提供了“子数据表名称”，链接子段用于指定其记录将出现在子数据表中链接表的链接字段名字，如果子数据表名称属性为自动，则不需要为该属性指定值。,“链接主字段”：如果提供了“子数据表名称”，链接主字段用于为高层数据表或者子数据表指定表的链接字段名字。 “子数据表高度”：如果提供了“子数据表名称”，则此项指定子数据表的最

24、大高度，默认值为0，表示允许子数据表显示所有的有关记录。 “子数据表展开”：如果提供了“层数据表的名称”，此项控制子数据表的初始显示，选择“是”则在打开该数据表时其所有的子数据表都处于展开状态。 “方向”：指定打开表时，记录显示的方向，通常选择“从左到右”。 在设计表时，为表的各个字段选定了一定的数据类型后，还需要为该字段设置一些附加的属性，如图9-8的“设计视图”所示。用户还可以在“查阅”选项页中为该字段设定控件类型，如列表框，组合框等。,字段的属性随其数据类型的不同而不同，常见的字段属性有： “字段大小”：指定字段的长度，日期/时间、货币、备注、是否、超级链接等类型不需要指定该值。 “格式

25、”：为该数据类型指定一个标准，以预定义格式显示字段中的数据，用户也可以输入一个自定义的格式。 “输入掩码”：与格式类似，用来指定在数据输入和编辑时如何显示数据。对于文本、货币、数字、日期/时间等数据类型，Access会启动输入掩码向导，为用户提供一个标准的掩码。 “标题”：确定在“数据表”视图中，该字段名标题按钮上显示的名字，如果不输入任何文字，默认情况下，将字段名作为该字段的标题。 “默认值”：为该字段指定一个默认值，当用户加入新的记录时，Access 会自动的为该字段赋予这个默认值。 “有效性规则”：用于测试在字段中输入的值是否滿足用户在Access表达式窗口中输入的条件。 “有效性文本”

26、：当用户输入的数据不滿足有效性规则时，系统将显示该信息作为错误提示。 “必填字段”：如果选择“是”，则对于每一个记录，用户必需在该字段中输入一个值。 “允许空字符串”：如果用户设为“是”，并且必填字段也设为“是”，则该字段必须包含至少一个字符，“”和不填（NULL）是不同的。“允许空字符串”只适用于文本、备注和超级链接类型。,编辑表的结构 1删除字段 2插入字段 3移动字段 4修改字段名称,编辑表中的数据 1向表中加入数据 2修改表中的数据 3删除记录 表数据的排序、查找与筛选,建立表的索引 1建单字段索引 2创建多字段索引 3删除索引,表 的 关 系,（1）一对一的关系 （2）一对多的关系

27、（3）多对多的关系,指定表间的关系是非常重要的，它告诉了Access如何从两张或多张表的字段中查找显示数据记录。通常在一个数据库的两个表使用了共同字段，就应该为这两个表建立一个关系，通过表间关系就可以指出一个表中的数据与另一个表中数据的相关方式,创建表间关系,用户可以用多种方法来定义表间关系，在用户首次使用表向导创建表时，向导会给用户提供创建表间关系的机会，另外用户也可以在设计视图创建和修改表间关系，具体步骤为： 在数据库窗口中，单击数据库工具栏中上的【关系】按钮，或在数据库窗口中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关系】命令，如果在数据库中已经创建了关系，那么在关系窗口中将显示出这些关系.

28、,创建并查看表间关系 表关系的修改 1修改关系 2删除关系,查 询,3.1 查询的概念 3.2 创建查询 3.3 SQL语言基础,3.1查询的概念,查询（Query）是按照一定的条件或者要求对数据库中的数据进行检索或操作。 3.1.1 查询的作用和功能,查询的主要用途包括以下几个方面： （1）以一个或多个表查询为数据源，根据用户的要求生成动态的数据集。 （2）可以对数据进行统计、排序、计算和汇总。,3.1.2 Access查询的分类 1选择查询 2交叉表查询 3参数查询 4动作查询（操作查询） 5SQL查询,3.2 创 建 查 询,（1）确定查询的数据源 （2）确定查询字段 （3）确定查询的排

29、序和选择条件。,1使用查询向导 2使用“查询设计器”,3.2.1 创建选择查询 1查询条件的设置,3.2.2 创建交叉表查询 利用交叉表查询，可以执行如下的处理。 （1）使用Group By指令指定为行创建标签（标题）的字段。 （2）确定创建列标题的字段和决定标题下出现什么值的条件。 （3）将计算得出的数据值赋给最终行列网格的单元。,3.3 SQL语言基础,3.3.1 数据定义 1定义基本表 CRATE TABLE 表名（列名1 数据类型1 列级的完整性约束（可选）列名2 数据类型2 列级的完整性约束（可选） 2修改基本表 ALTER TABLE 表名 ADO 列名 数据类型 /*该语句的作用是在已经建立的表中添加一列*/ ALTER TABLE 表名 DROP 列名 /*在已经建立的表中删除一列*/ 3删除基本表 DROP TABLE 表名,3.3.3 数据操纵 1插入数据 insert into xuesheng values(20091234,张三,男,21,aa,ads) 2修改数据 update xuesheng set nianling=20 where xuehao=20091234 3删除数据 delete from xue