GY 01 茌平基地采购管理规定

1、山东信发东信塑胶有限公司 茌平基地采购管理规定文件编号：XFDX/GL GY 01-2014 (A)编制/日期：审核/日期：批准/日期：生效日期：1、目的为了保障公司生产、经营的正常运行，规范采购流程，加强成本控制，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司的日常采购活动。3、定义3.1 定点采购：指采购部门通过招标、议标的方式，确定管理物资的定点供应商或服务商，采购单位在定点范围内采购或消费的一种采购方式。3.2 滞料：凡因型号、规格、材质和性能不适用，以至贮存时间超过6个月未领用，或虽领用单累计数量小于30%，存量多而有变质可能的需要单独处理的原辅材料和回收的废品物料。4、职责4.1供应部

2、：负责对公司所需物品的采购和物品的入库、报帐手续。4.2办公室：监督公司的日常采购活动。4.3仓储部：负责对公司所采购的物品办理出入库手续和数量的核对，需验收的通知相关人员进行验收，发现问题及时上报。4.4财务部：负责对公司所采购物品的付款和发票的核实，负责采购成本的核查和监督。5、工作程序5.1采购原则5.1.1严格执行询议价程序物品采购，至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况除外）以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。5.1.2职责分离采购人员不得参与货物和服务的验收，采购

3、货物质量、数量、交货等问题的解决，应由相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。5.1.3一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。5.1.4廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本，杜绝弄虚作假。（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）、廉洁自律，严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（5）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信

4、息。5.2管理内容5.2.1管理原则采购应当遵循公开、公平、公正的原则，满足使用的原则和效益优先的原则，适合招标采购要求的物资，必须进行招标采购。在同等质量的情况下，应优先购买价格低且符合节能和环保要求的工程，货物或接受费用低的服务。5.2.2控制5.2.2.1 重点控制物资：单位价值高，用量大或对产品质量有较大影响的常备物资（如：主要原辅材料）；单位价值高或一次性采购的数量大的偶发物资。 5.2.2.2 采购人员和仓库管理人员要定期进行滞呆物资的统计和分析。5.3 请购、入库管理5.3.1 各部门物资需求计划单的填报；5.3.2 物资需求计划单要根据工程、生产计划或订单，用料定额和库存限额等

5、情况进行确定；5.3.3 物资需求计划单注明需采购物资的名称、规格、数量、特性（技术要求）、需求日期等内容；5.3.4 请购经办人（工程材料需有工程负责人依据施工方需求）填写物资需求计划单，报本部门负责人审核。5.3.4.1需求计划的填写:应写清技术参数要求,要同时将需求物资的相关信息(包括非标加工件的图纸、物资品牌、配置、材质、参数等)及时准确上报，如因计划填写不清造成的物品不能使用，应由报计划方承担责任并负责相应的费用，因采购造成的失误有采购人承担责任并负责相应的费用。5.3.4.2各原料保管和配件保管,每天下班前半个小时统计当天到货物资报采购主管。5.3.5 对物资需求计划应注意提高计划

6、质量，并根据采购周期的长短提前五天定制（具体采购时间详见附件三），尽量避免紧急采购现象的发生。配件、办公用品等只允许周一、周二申报，原料计划等根据生产状况和进货周期提前进行申报，所有计划单经相关领导审批后由仓库保管或办公内勤交于供应主管审核，供应主管签字后再交于副总审批，审批完成由保管或办公内勤做请购单，ERP显示请购单后进入实际采购流程。5.3.6物资入库时，保管与交货人一起核对清点物资名称、规格、质量、数量等信息是否与计划相符；5.3.7.验收中不合格物资，严禁接收，如出现工作失误故意接收的，保管员负全部经济责任；5.3.8采购物资到厂后，仓管通知验收人验收，原材料和包装物验收，技术部主管

7、验收签字，若验收入库后出现问题，处罚技术主管200元；工具和配件验收，维修班长验收签字，若验收入库后出现问题，处罚维修班长100元、生产部主管100元；若没有验收就办理入库的，出现问题处罚仓储原料保管100元、仓储主管100元。5.3.9采购物资验收入库后，2日内仓管填制完毕采购入库单，传递验收人签字，通知采购人签收，采购物资不能跨月入库，哪一环节出现问题，处罚50元。5.4 采购5.4.1 采购部门必须依据申购人上报的物资需求计划由采购主管统一按排实施采购；正常采购物品限定计划审批后一周内到货，特殊情况由供应主管提前与请购部门沟通协调。5.4.2 要优先选择制造商直供单位或总代理商的供应方，

8、尽量避免和减少中间环节，供应方还应具备以下条件：具有法人资格或有独立承担民事责任的能力；符合国家法律、法规和国际贸易规则，具有良好的质量和商业信誉；具有履行合同的能力和良好的履约记录，良好的财务状况和银行信誉；5.4.3 采购方式的选择应符合下列原则：1）具有共性的物资，应汇总计划集中统一采购，以降低采购成本；2）常用量较大的原辅材料采购部门应事先选定供应方，议定供应价格，经总经理批准后采购部定量采购；3）为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。5.4.4 对不采用定点采购的重点控制物资，采购部门要根据采购物资的特性，查阅制造商或供

9、应商资料，记录及其他有关信息，进行三家以上询价与报价，采购人员询价完成后，询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”填写物资比价表经主管审核。5.4.5采购部门应建立供应方信用记录档案，作为对供应方评价和优选的基本资料；5.4.6紧急采购的物品,金额在5000以内的可以由副总批准，金额在5000以上的必须经总经理批准采购，紧急采购的物品可以先不进行比价,但价格不能高于市场价的20%。5.4.7采购人员必须按采购要求运作，对不按计划要求及质量要求采购,造成超储积压或影响生产的，损失由采购人员承担经济责任。5.4.9采购人员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明异常原因

10、,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大的事项应报总经理。5.5财务5.5.1财务部门依据采购人员传递的批准的付款申请单实施汇款，并根据采购人员的需求打印汇款回单，如有特殊原因不能汇款的，需通知采购人员。5.6 监督检查采购部门应当接受公司和社会监督，任何单位和个人有权对采购活动中有以下行为向总经理投诉或检举：（1）计划不当造成的浪费；（2）未经比价、批准擅自采购的；（3）应定点采购的物资对外采购的；（4）弄虚作假的。6、其他事项6.1为不影响生产，原料需至少到货周期前三天申报，且尽量周一、周二申请，尽量避开周五周六周日，原料除PVC外归公司总部购买，可

11、由保管写申请后直接与采购部主管沟通，茌平基地采购员协助。PVC采购由生产车间填写采购申请单，由保管做请购单。周六周日财务不能打款，PVC采购申请必须在周五前上报，并根据生产状况合理安排库存量，申请单由茌平基地采购员和副总审批后交于财务部并写付款申请，财务部负责安排打款事宜，因款项问题造成的PVC断料由财务部承担责任，因车间自身问题造成的断料由车间承担责任。6.2为降低采购成本、提高效率，配件、办公用品等，需至少提前一周申请，生产需用小型设备提前十五天报计划，每周一、二递交申请单，由采购部主管审核后安排采购。6.3如遇请购单型号不明确的，申请人可配合采购部人员外出采购。6.4如遇特殊情况采购人不

12、能及时将所需物资采购到位的，采购人需电话通知申请人并通过OA书面通知。6.5采购物资需当月取得发票，支付预付款的须要求发票随货同行，或邮寄到公司。6.6 采购人在ERP系统建立供应商档案，完善供应商档案信息（联系人、电话、传真）。6.7采购物资取得的发票与实际内容相符，超越经营范围的不予报销，过期、虚假发票不予报销。6.8纸质采购合同传递到副总、财务部。7、采购流程申请人填制申请单-部门主管签字-供应人员签字副总签字-保管ERP填制请购单-采购部主管审核请购单-供应人员采购、采购订单货到保管及验收人验收 保管填制采购入库单传递相关人员签字传递供应人员供应人员依据发票、入库单报账供应人员填制付款申请单财务付款。8、附则8.1本规定签字后执行。8.2本规定由公司财务部负责解释。8.3当本规定出现重大不可执行项时，可及时进行修改。附表一 生产需要采购申请表申请部门： 申请日期： 序号品名规格型号单位数量需用日期备注申请人： 主任签字： 批准人：附表二 物资比价报告单年 月 日比价内容：序号供应商名称联系人报价情况产地备注最终供应商：记录人： 审核： 批准：附表三生产物资到货时间表序号产品名称到货周期序号产品名称到货周期1微晶蜡B5210天17 硬脂酸钙5天2微晶蜡1085天18PVC7004天3工业沉淀碳酸钙5天19PVC10003天4