办公室事务管理（201203）课件

1、办 公 室 事 务 管 理,(二) 桂林航天工业学院人文社科系,第三节 值班管理,一、值班工作概述 值班，是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方 式和制度。作为办公室的一项重要事务，值班工作具有明显的岗位责任性质。 播放视频：2.值班工作、内外部沟通,（一） 值班工作的特点与意义,1值班工作的特点 （1）连续性。（2）应急性。 2值班工作的意义 （1）值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示及时传达，保证本单位发生的重大紧急事情能够及时反映、及时处理，保证工作顺利进行的作用。 （2）由于值

2、班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或者一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值班人员是本单位的总代表。,（二） 值班工作的职责和内容,1.值班工作的职责 （1）通讯联络 （2）承办各种交办的事项 （3）负责公务接洽和来访接待工作 （4）处理突发事件 （5）安全保卫 （6）编排总值班表,（二） 值班工作的职责和内容,2.值班工作的主要内容 （1）记好值班电话记录 （2）记好值班接待记录 （3）记好值班日志 （4）做好信息传递。,（三）值班工作的组织形式与要求,1.值班工作的组织形式 （1）设有专门的值班机构，通常称值班室或总值班室，配备专职值班人员，负责本机关或者本单位的全部值班

3、工作。 （2）首长电话值班室。 （3）工作人员轮流值班，主要做好节假日的值班工作。 （4）专兼职值班相结合的形式，即白天有专人值班，晚上由工作人员轮流值班，平时由专人值班，节假日由工作人员轮流值班。,2.值班工作的要求,（1）确立服务思想。 （2）树立严谨、热情、周到的工作作风和时效观念。 （3）增强组织纪律观念，做好保密工作，严格遵守各项规章制度。 （4）值班人员有一个良好的工作作风，努力做到：搞清楚发生问题的具体情况，对没有把握的问题，处理要慎重；待人要热情；办事要考虑周密；传递信息要及时、准确。 （5）有较高的理论政策水平和一定的业务能力。 （6）要有健康的身体和良好的精神状态以及较强的

4、应急反应能力。,1.值班工作的主要任务 文电处理 信息传递 接待来访 临时性、突发性事务的处理 值班记录 搞好交接班,第三节 值班管理,1.值班日志 外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。 2.接待记录 来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。 3.电话记录 来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。,值班记录的编写,外来人员登记表,3.值班资料的要求,（1）电话簿。 （2）值班工作所涉及的机关、单位，特别是上下级单位的机构设置、职责分工、办公地址、领导分工等情况。（3）常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期表等。（4）本单位当前中心工作的计划安排、领导批示、开展程度、存在问题等有关

5、资料。 （5）有关的文件资料。,二、做好值班工作,（一） 建立完善的值班管理制度 1信息处理制度； 2岗位责任制度； 3安全、保密制度； 4交接班制度； 5 请假制度。 （二） 编制值班表 1值班表的用处； 2值班表的项目。（p73）,（三）妥善处理值班过程中的问题,1.接待来访客人 （1）对待已经预约的来访者。 （2）对待不速之客。 （3）对待不受欢迎的客人。 2.处理突发事件和临时任务 （1）接受任务（p76）。 （2）具体办理。 （3）办毕汇报（p76） 。,突发事件和重大事故的处理,值班人员在接到突发事件或重大 事故的报告后要先果断的判断和安排，然后迅速向值班领导汇报，并根据事态发展协

6、助领导赶赴现场处理。处理事故预案和领导意见，要立即通知有关部门和单位，同时密切注意事态发展，随时向有关领导报告。 对重大事件的处理过程必须认真做好记录，事件处理告一段落后，要及时写出情况报告，报送有关领 导审阅。,案例：毒药掉进河里之后,2006年的一天深夜，某市政府值班刘秘书接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。 如果你是值班秘书，

7、应当采取什么措施? (详见P76),第四节 小额现金管理,一、现金管理中的会计知识 （一）现金的收入和支出 1.现金的种类（支票、汇票、银行存款）； 2.现金收入和支出； 3.现金超缺； 4.现金制和应计制； 5.零用现金。,支票知识,支票是出票人签发的，委托办理存款业务的银行或其他金融机构，在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。支票分为普通支票、现金支票、转帐支票3种。现金支票只能用于支取现金，它可以由存款人签发用于到银行为本单位提取现金，也可以签发给其他单位和个人用来办理结算或者委托银行代为支付现金给收款人；转帐支票只能用于转账，它适用于存款人给同一城市范围内的收款单位划转

8、款项，以办理商品交易、劳务供应、清偿债务和其他往来款项结算；普通支票可以用于支取现金，也可以用于转账。但在普通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，只能用于转账，不能支取现金。 支票结算的特点是简便、灵活、迅速和可靠。,空头支票,支票出票人签发的支票金额，不得超出其在付款人处的存款金额。如果存款低于支票金额，银行将拒付给持票人。这种支票称为空头支票，出票人要负法律上的责任。,汇票知识,是由出票人签发的，要求付款人在见票时或在一定期限内，向收款人或持票人无条件支付一定款项的票据。汇票是国际结算中使用最广泛的一种信用工具。有银行汇票、商业汇票2种。 签发汇票的企业或个人叫做出票人，汇票所呈交的一方

9、叫受票人。依照国际惯例，人们使用汇票来对交易进行结算，这一点与国内贸易不同。在国内贸易中，卖方通常在没有结清帐户的情况下先发货，标明货款金额和支付方式的商业发票随后跟到。,第四节 小额现金管理,（二）旅行资金 1.信用卡和旅行支票； 2.快汇和外币； 3.费用记录和付款凭单。,第四节 小额现金管理,（三）现金管理方法 （1）现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。 （2）必须按规定手续填写，付款凭证经审批后收付款项，严禁白条抵库。 （3）每日记账，日清月结，账面余额要与库存金额相符。 （4）现金收入不得坐支，应该及时送存银行，当现金不足时，再另行提取。 （5）现金使用

10、范围：发放工资及劳动报酬，支付备用金、差旅费等费用，1000 元以下的零星开支。 （6）出纳员负责现金保管，执行现金管理办法。,二、管理零用现金,（一）零用现金的设立 指用来支付本市交通费、邮资费、接待用的茶点费、停车费和添置小量办公用品的现金。通常由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管、支出的小额备用金。,二、管理零用现金,（二）零用现金的管理程序 （1）必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额等。有的还应该在账目上进行分析，了解花销的情况和去向。 （2）内部工作人员需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，

11、提交花销的项目和用途、日期、金额。 （3）秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。 （4）秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。 （5）每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。 （6）当支出大的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。,（三）注意事项,（1）秘书人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。在管理办公室的零用现金时，不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”，而是应该严格遵守办公程序和财务制度，依

12、法规进行规范管理。 （2）秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。秘书应该养成良好的随手记录的习惯，以免因为忘记了某一些开支而导致现金出现缺口，造成不必要的损失。,（三）注意事项,（3）秘书在管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。在向有需要的申请者支付零用现金、用手中的零用现金报销一些开支的时候，应该严格按照相应的程序，做到该有的文件和单据完整齐全，再给予支付或者报销。而绝对不能够由于个人关系比较亲近而省去相应的手续，这样的行为于自己、于别人、于公司都是没有益处的，应当尽量避免。 （4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的

13、制度来加以保证。所制定的制度应该是依照国家颁布的有关现金管理的规章制度和管理办法，结合公司的实际情况来加以制定，以更好地贯彻落实。,三、商务费用报销,（一）商务费用报销的对象 （1）企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。 （2）上司到外地开会的交通费。 （3）工作人员外出办公所需要的资金，可以提前向财务部门提出申请以领取。,（二）商务费用报销的工作程序,（1） 申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 （2） 该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 （3） 在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使

14、用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 （4） 商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和报销凭单后，方可返还现金。 （5） 如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。,播放视频： 1.秘书电话现金邮件管理实务,复习思考题,1秘书应该如何处理打给上司的电话？ 2简述值班工作的内容，并且说明它的制度要求有哪些。 3简述报销商务费用的具体步骤。 4练习填写出

15、差报销表。 5简述正确的管理使用印章的方法。 6如何看待盖有公章的空白介绍信的使用。,第五节 邮件处理,一、邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等； 电子信函，如电传、传真、E-Mail等。,二、邮政业务,1.信函业务 国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。 2.邮政包裹业务 国内包裹、国际包裹、 3.特快专递 信函、文件资料、物品。,邮件处理程序,签收,拆封,登记,分类,及时处理邮件， 并记录,呈送邮件,处 理 程 序 详 解,1 拆封 保持原

16、封的完好，注意封内文件不能损坏。 2 登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 3 分类 将私人邮件与商业邮件分开 将办公室邮件与外部邮件分开 把优先考虑的材料放在一起 4 呈送 向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。,案例分析,文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：”

17、，她意识到拆错了信，匆匆看完信，把信又用胶水粘了起来（但外表还是有些痕迹）。,她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，她按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。 问题思考： 1.你认为邓小姐邮件处理是否规范？为什么？ 2.请讲出理由并说明正确的做法。,案例解析 1.邮件收取错误：马虎签字。 2.邮件分拣错误：没有按照一定的标准分拣。 3.邮件拆封错误：不能损坏邮件上的

18、文字，并应将信件与邮封附在一起。 4.信件处理错误：审阅信件后应贴上提示条贴，而不是把信封用胶水黏起来。 5.多封邮件处理错误：缺乏邮件提示条。没有提示上司必须亲自回复的信件。 6.寄往美国的邮件，信封上正确的书写应该是：发件人的公司地址在信封的左上角，收件人的地址在信封的右下角。,技能训练,一、分析观察 一天上班不久，邮递员送来三个邮件：一个是发给万总经理的函件，封面上 有“急件”字样，另一个是给朱经理的包裹，还有一个是税务局寄来的函件。秘书小汪在投递单上签收后，将三个邮件放在一边，开始忙昨天未结的工作，直到快中午的时候，才腾出时间处理这三个邮件。小汪打开税务局的函件，是一份关于税务新管理办法的文件。小汪又打开急件，是一封客户请求确认并要立即给予回复的商函。小汪一看这两个函件，不是重要就是紧急，不敢怠慢，急忙送交万总经理阅办。回来后，小汪还没有坐稳，办公室钱主任走了进来，叫小汪外出办一件事情。小汪于是