职位说明书撰写培训

1、职位说明书撰写培训,2007年9月29日,培训目的,1、全面了解职位说明书的基本属性(知道是什么) 2、掌握正确填写职位说明书的方法(知道怎么用),职位说明书概述,如何撰写职位说明书,职位说明书概述,1、定义 2、作用 3、基本概念 4、应避免的误区,使根本不了解该职位的人通过阅读职位文档， 便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件,职位说明书的定义,职位说明书是： 可接受的、统一规范的，以及书面性的对于职位的总结 全面而简洁 并非详细的工作任务、程序或行为的罗列,职位说明书的作用,职位说明书可为以下某些人力资源管理提供关键信息： 招聘 培训 绩效管理 组织结构设计 职位评估 职业发展规

2、划 沟通,切记： 职位说明书本身 并不具备独立开展 各项人力资源 管理工作的功能！,薪酬体系设计与职位说明书,薪酬策略,历年维护,职位说明书,职位评估,薪资架构,薪资发放,市场定价,职位说明书的一些基本概念,职位目的 职位存在的关键目的或原因 职责 由一组工作任务所构成的一个重大的、区别化的行为组。例如，协调和分配工作，并监督工作的质量 归纳性、总结性 任务 在不衡量间断的动作、行动或心理过程的前提下，可在工作中加以衡量的一个或多个步骤的最小行为 具体性,职位说明书的一些基本概念(续),任职者 承担职位的员工个体 岗位 分派给某一员工的一系列职责及/或责任；岗位是职位的亚形式 职位 一组持续支

3、持企业目标的类似的工作行为群体；总体而言，该类任务、职责及责任被分配至一个或多个性质相同或类似的岗位 职位族 一组工作特征基本相同，但知识与技能水平、复杂性及责任不同的职位群体,职位说明书要避免的误区,关注内容及实用性，而非文法上的完美 职位说明书的完善需要逐年的努力 编制职位说明书的目的是让使用者最有效地了解职位特性 职位说明书不是工作合同，未列明在职位说明书上的工作并不意味着员工可以不做,职位说明书概述,如何撰写职位说明书,如何撰写职位说明书,1、模板介绍 2、撰写原则 3、填写方法,阁兰秀职位说明书模板,撰写职位说明书的原则,描述职位的当前（一年内）状态(需要)，而非它们今后的状态 有时

4、职位内容并不按预计发生的情况而变化 避免使用专有名词 例如：“施乐”及“XX财务软件”；因为这类名词易发生变化；可替换使用“复印机”及“人力资源信息系统” 避免简称及缩写 进行职位描述的撰写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解职位描述,基本信息的填写,1、职位基本信息 职位名称：应该写出全称（“部门+职务”或“工作+职务”） 所在部门：所隶属的最小部门(级)单元 职位级别：在职位评估结果确定后，由人力资源部统一填写 审核方：直接上司,并填写审核日期 确认方：直接上司的上司或人力资源部,并填写确认日期,要领： 完成该职位的关键职责详述后再填写职位目的，可能更容易,动词,宾语,修饰词

5、组,例 ： 制定 生产计划并监督实施 以实现生产目标,职位目的的填写,2、职位设置目的 用二、三句话说明该职位存在的原因以及简要的介绍所涉及的工作领域 供参考的句式结构为：动词词组(如何做) + 宾语 (做什么) + 修饰词组 (结果或产生的影响),职位目的描述举例,制定本作业区內各个班组的生产计划，并监督计划实施结果，以实现本作业区的生产目标。,根据公司的经营计划和目标，有计划地完成相关材料的采购任务，最大限度降低采购成本，并确保满足生产需求。,完成原材料的采购任务,制定并实施生产计划,计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财政程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资研

6、究与分析，及時为管理层提供必要信息。,制定并监督财务制度的实施,采购员,财务总监,生产调度员,职位职责的填写,3、职位主要职责: 一般仅包括职位所需频繁进行的行为 仅包含设立该职位所需履行的职责与责任，而非工作任务的罗列 按照重要性，列举1至8项重要的职责。 供参考的句子的结构应当包括：动词/宾语/解释性短语 动词应当以行动为导向；宾语是动词所施行动的对象； 解释性短语为动词和宾语提供进一步意义，阐述如何，哪里，为什么，以及频繁度,动词,宾语,例 ：制定 年度培训计划 并协助部门实施,修饰词组,职责描述举例,物流部经理 负责规划并协调公司的物流工作，其中包括库存控制、入库、运输等工作，确保货品

7、有效合理流通。 典型职责包括： 制定物流部整体工作计划并组织实施 制定物流管理制度、规定和操作规程并组织实施 管理并控制物流预算 管理公司日常物流工作，包括出入库及在库货品管理 提高效率，积极、合理降低库存 实施新方案，改进工作程序 管理并指导物流人员，进行团队建设,职位的层级与职责描述,财务总监 负责制定并管理企业短期、中期及长期的财政策略。计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财务程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资研究与分析，为管理者提供必要信息。管理并指导各专域经理。 财务经理 掌管一般财务/会计程序及实际操作。 财务/会计主管(高级财务分析师/会计) 管理并

8、进行财务分析及制定预算和管理报表。 会计 负责财务分析及制定预算和管理报表。 财务助理 保管财务记录并管理收账及财务信息报告。,职位的层级与职责描述,运用必要的政策、规程及系统来指导财会工作，以实现适宜的财会运作、控制及服务 指导与企业基金、证券及财产管理相关的财政工作 指导并审核所有定期财务报表 协调运作以便预测费用，利润和现金周转 与银行建立并保持紧密联系，与其就风险投资的融资事宜进行谈判 管理并指导各专域经理,管理公司的财务事务 制备预算，预测及战略性计划时间表 管理财务报表、资产负债表及管理报表的制备工作 建立并修正财会系统、程序及财务控制 确保遵循所有管理政策及规程 向公司其它职能部

9、门提供财政信息 与银行、审计师及税收部门保持相互联系 监督并指导财务部职员,履行会计事务 制备财务报表、资产负债表及管理报表 协调预算、预测及策略性计划时间表的制备 向公司其它职能部门提供财政信息 与银行、审计师和税收部门保持相互联系 监督并指导财务助理,财务总监,财务经理,会计,内外部联系的填写,4、内、外部联系(不包括上、下级汇报关系) 内部频繁联系的对象(职位或机构名称) 外部频繁联系的对象(职位或机构名称) 简要描述联系内容：材料报送、对帐、协调进度、谈判 填写要领： 工作职责所要求的必须发生的联络关系 日常工作中会频繁发生，非临时任务性的联络关系,如果该职位有非实线的汇报关系，应将此

10、类关系列出來。,财务总监,财会部经理,稽核部经理,物流部经理,职位汇报关系的填写,5、职位汇报关系 直接上級的职位名称 直接下属和间接下属的人数,职位权限的填写,6、职位权限 财务控制 所负责或直接影响的财务方面的预算金额。 间接影响，或享有直接建议权(参与决定)的财务金额。 非财务控制权限 人事任免、调配权 人事建议权 业务审批权,举例： 负责中心年度预算903万元 审批金额在100万以下的合同 举例： 任免、调配本系統主管以下的职位，需報人事部备案 审批主管以下的职位的年度业绩计划，并审核考核结果,任职条件的填写,7、任职条件 根据部门业绩目标与职位的关键职责，确定胜任该职位的最基本任职条

11、件 填写要领： 阐明胜任该职位所需的最低水平的 经验类型与年限 教育程度与专业 非当前任职者个人的背景 若职位需要特殊技术培训和资格认证，请加以注明,职位胜任能力的填写,8、职位胜任能力 工作性质所要求的必须具备的能力(可观察、可评估) 什么是胜任能力 胜任能力是用行为方式描述出来的员工需要具备的知识、技巧/技能和特质等。这些行为应是可指导的，可观察的，可衡量的，而且是对个人和企业成功极其重要的 填写要领 从“知识”、“技能”、“特质”三个方面入手进行填写,职责与职位胜任能力举例-财务总监,职责 计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财政程序、内部审计、资金管理、成本控制

12、及投资分析 指导并审核所有定期财务报表 协调运作以便预测费用，利润和现金周转 与银行建立并保持投资及融资渠道 管理并指导各专域经理,职位胜任能力 知识 财务管理知识、金融知识、税务知识、管理知识、行业知识等 技能 计划及安排轻重缓急能力、基于合理依据的判断力、谈判能力等 特质 诚实守信、财务敏锐度、行动导向,职责与职位胜任能力举例-生产总监,职责 计划并指导生产、供应、质量及工程管理等工作 根据经营部门的总体策略调整生产目标 确保生产设备发挥最大效益 确保产量、成本及产品质量，并符合生产日程计划 审核生产活动、业绩及结果，采取矫正措施，解决生产滞后、成本过度、原料短缺及其它问题 评估并改进生产

13、方法、设计、设备与技术,职位胜任能力 知识 生产管理知识、产品知识、行业知识、管理知识等 技能 沟通协调能力、创新能力、团队建设能力等 特质 分析型思考、过程导向,职责与职位胜任能力举例-营销总监,职责 制定、管理并评估长中短期的营销计划、目标与预算，寻找新的商机 计划并管理产品投放，监督现有及新产品营销策略，并在经营结果低于计划目标时制定行动计划 建立企业形象标准。 管理营销部及预算，管理并培训各专域经理 根据企业经营目标制定定价策略 监督有关市场反馈及市场调研的评估,职位胜任能力 知识 市场营销知识、行业知识、产品知识、管理知识等 技能 对产品/市场的把握、分析能力、战略思考与计划能力、领导力与变革管理、解决问题与制定决策能力、执行能力、创新能力、沟通能力、以客户为中心 特质 文化敏感度、善于影响他人、结果导向,其它基本技能的填写,9、其它基