SAP文件的日常交易处理

1、日常交易處理,蔡文賢中央大學企管系教授SAPCertifiedFIConsultant,第七章,日常交易處理,壹、SAP文件貳、過帳參、更改及迴轉文件肆、循環分錄伍、應計分錄陸、特殊過帳觀念,柒、日常過帳的帳目分析捌、工作清單玖、外幣處理拾、暫存文件拾壹、應用程式,壹、SAP文件(Document),SAPDocument之原則在SAPR3所有模組中交易產生的文件均稱為Document（文件）；FI的文件即傳票。每一項交易至少被記錄一份文件（一筆交易可能有一份以上的文件），每一份文件都有各自的文件編號。文件編號來源：（1）由系統指定，但要限定範圍。（2）外部指定：由使用者於輸入文件時輸入。,S

2、APDocument之原則SAPR/3連結各相關系統的文件，因此，在前端資料建立後（如MM），FI的文件會自動產生，自動過帳。若不影響FI，則不會產生FI文件，譬如發出採購訂單，採購訂單是一份文件，但它並不影響財務狀況，故不會產生FI文件。,會計文件會計文件可分為兩部分：標頭(Header)：有關文件管理的資料，如：文件編號、過帳資料、公司碼等。借貸項(LineItem)：指會計分錄中的借貸項，每一交易最少有兩個借貸項(LineItem)，借貸需平衡。,文件種類（DocumentType）R/3的會計文件是透過文件種類來管理。文件種類置於每一文件的標頭部分。文件可透過文件種類加以預覽、排序及存

3、檔。R/3中有預設的文件種類，但也可以建立其他文件種類。文件種類為其內部的文件提供編碼範圍。,文件種類（DocumentType）文件種類定義該文件及所允許的帳戶種類(AccountType)，在R/3中有5種不同的帳戶種類，分別為：DDebitors(顧客)KCreditors(供應商)SG/LAccounts(總分類帳帳戶)AAssets(資產)MMaterials(物料),文件代碼範圍文件代碼範圍應依企業需求而設立。文件代碼範圍可由內部指定（系統產生）或外部指定（使用者輸入）。系統中保留部分編碼範圍供特殊用途。,貳、過帳(Posting),過帳鍵(PostingKey)R/3中由過帳鍵代

4、表借貸雙方，並指定帳戶種類(AccountType)及欄位狀態(fieldstatus)。每一個借貸項(LineItem)只能輸入一個過帳鍵。過帳鍵決定借貸項(LineItem)是屬於借項或貸項，因此過帳時不需使用其他指標辨別借貸。另過帳鍵也決定可容許之帳戶種類與欄位狀態。,有效過帳期間(ValidPostingPeriods)通常一個月為一期，一年有12個過帳期間，R/3中另有最多四個特殊結帳期間，以供會計年度結束後，繼續進行結帳工作或應付會計師要求調帳時用的。審計軌跡(AuditTrail)文件過帳後，一旦發覺有異，系統提供向前追蹤相關帳目與文件的功能。,將文件過帳時要求輸入的項目：日期與

5、會計期間公司碼貨幣別文件種類過帳鍵金額帳戶指定欄(AccountAssignment),文件過帳的四個日期：(1)文件日期(DocumentDate)(2)過帳日期(PostingDate)：通常為現在(3)換算日期(TranslationDate)：以外幣過帳的匯率日期(4)資料輸入日期(EntryDate)：已過帳文件的輸入日期,文件過帳貨幣R/3中通常存有交易貨幣及當地貨幣，另外可儲存兩種其他貨幣別。交易貨幣：交易過帳的貨幣。當地貨幣：公司碼中的貨幣種類。文件過帳會計帳戶每一個借貸項(LineItem)必須有一個會計帳戶，它可以是總分類帳帳戶或是明細帳帳戶。過帳鍵使用的帳戶種類可辨別該帳

6、戶為總分類帳帳戶或是明細帳帳戶。,重要的標準文件類型R/3中預先建立了通用的文件類型：DR顧客發票(CustomerInvoices)DG顧客貸項通知單(CustomerCreditMemos)DZ顧客付款(CustomerPayments)SA總分類帳過帳(G/LAccountPosting)KR供應商發票(VendorInvoices),重要的標準文件類型R/3中預先建立了通用的文件類型：KG供應商貸項通知單(VendorCreditMemos)KZ顧客付款(VendorPayments)KN供應商淨發票額與貸項通知單(VendorNetInvoicesandCreditMemos)AB一

7、般文件(GeneralDocuments),文件過帳帳戶指定欄(AccountAssignmentFields)在借貸項(LineItem)中加入額外的帳戶指定欄，可連結到適當的組織結構及主檔資料。文件過帳過帳後的文件存於資料庫中，不能隨便更改。,參、更改及迴轉文件(Changing&ReversingDocuments),迴轉文件(ReversingDocuments)迴轉文件的時機：原文件未包含結清的借貸項。原文件僅包含顧客、供應商或總分類帳的借貸項。原文件在FI系統中過帳，但源自於其他模組的文件應在該其他模組更正，而其變更將自然地傳送至FI。所有特定值（如成本中心）仍然有效。,迴轉文件(

8、ReversingDocuments)迴轉文件會有一個新的文件代碼。當文件輸入有誤時，應先迴轉文件分錄，而後重新輸入正確的文件。系統提供個別或整批迴轉G/L、A/R及A/P的功能。迴轉文件有兩種方法：標準迴轉過帳(StandardReversalPosting)負過帳(NegativePosting)迴轉文件及分錄時必須輸入迴轉原因碼(reversereasoncode)，以解釋為何執行迴轉。,迴轉及負過帳(ReverseandNegativePosting)迴轉過帳：已借者貸，已貸者借，與原文件之借貸項互相抵銷，效果相當於去除原文件之影響。負過帳：以相同金額但金額均為負的借貸雙方抵銷原交易金

9、額，效果相當於去除原文件之影響。,更改文件(ChangingDocuments)影響會計系統的資料（如會計帳戶代碼、金額等），在任何情況下均不能更改，因此需要調節或迴轉分錄來更正錯誤，以維持有效的審計軌跡。在文件更改規則下，使用原文件代碼可以更改文件。文件更改規則決定了在什麼情況下文件的哪些欄位可以被更改。,肆、循環分錄(RecurringEntries),為經常重覆發生之交易（如：支付利息及財產稅等）而設的文件。循環分錄中不改變的資料：過帳鍵借貸之會計科目借貸項的金額,伍、應計分錄(AccrualJournalEntries),R/3中的應計分錄在每個過帳期末，可能會需要對應計項目做調整過帳

10、。需給予特殊的文件種類，以便將應計分錄之文件與其他文件做區分。通常針對應計費用在月底作應計分錄(調整分錄)，而在月初作迴轉分錄。,2.應計分錄要點：可以使用循環分錄文件做為應計分錄的時機：應計費用下個月不必迴轉會計科目相同每個月的金額不變下個月需要迴轉應計費用,陸、特殊過帳觀念,付款條件(TermsofPayment)每一個付款條件最多包含3個到期日及折扣的組合。R/3提供傳統付款條件鍵，新的付款條件可以在configuration中定義。付款條件可用於供應商、顧客或兩者一起使用。付款條件起算日（BaselineDate）：定義付款條件起算的日期。,柒、日常過帳的帳目分析,分類帳之細目分析：透

11、過在分類帳細項上點兩下，即可追蹤該細項的原始文件。透過顯示文件標頭，可以獲得更多的資訊,捌、工作清單(WorkList),工作清單可用來快速顯示一系列的會計帳餘額或借貸項(LineItem)。工作清單可用以定義以下的物件：BUKRS（公司碼）KUNNR（顧客）LIFNR（供應商）SAKNR（總帳會計科目）工作清單的最大特徵在於可以跨公司碼。,玖、外幣處理,SAPR/3中之每一個G/L交易均存有交易貨幣(TransactionCurrency)及當地貨幣(LocalCurrency)，另外可儲存兩種其他貨幣。交易貨幣(TransactionCurrency)：輸入文件標頭的的貨幣；交易所用之貨幣

12、。當地或公司碼貨幣(LocalorCompanyCodeCurrency)：文件所屬之公司碼所用的貨幣。,匯率表(ExchangeRateTables)所使用的四組貨幣可以是匯率表中存在的任何一個通貨。當輸入分錄時，使用者可以輸入交易日期以決定匯率，或是讓系統使用過帳日期來決定匯率。,匯率種類(ExchangeRateTypes)可儲存多種匯率以供不同目的使用。可以使用匯率種類來定義：銀行買賣匯率(BankBuying&SellingRate)、平均匯率(AverageRate)、財報交易匯率(RatesforFinancialReportTranslations)、或是公司內部為符合特別通貨

13、規定所使用的匯率。,拾、暫存文件(ParkingtheDocument),即使現有文件資料尚未蒐集完整，仍將其儲存起來。某些資料尚不完整即先儲存，待資料蒐集完成後再予以過帳，而此過程或許是經由同一個或不同的使用者來完成。,拾壹、應用程式,以下以應收帳款和應付帳款等處理流程為例(一)應收帳款(AccountsReceivable)(見圖1)主要為客戶主檔資料維護、客戶發票處理、客戶預付款處理、收款處理、客戶催付款處理等等。銷售訂單(SalesOrder)：分為物流及文件兩部分，要檢查貨物的進出發票是否有發出？自動收款(AutomaticReceive)：與銀行直接連線出貨(GoodsIssue)：貨物發出時才能送出發票，且貨物未送達前不能先收貨款，若客戶預付時則用DownPayment收下。,應收帳款(AccountsReceivable),圖1,(二)應付帳款(AccountsPayable)主要為供應商資料維護、供應商發票處理、供應商預付款處理、付款處理等等。,圖2,(三)總帳會計(GeneralAccounting)在ERP中的主要精神即為處理會計分錄。最後的分錄都必須過帳到總帳當中，而處理總帳又分