档案管理学基础知识

1、.,档案管理学基础知识,.,档案管理学,档案的属性、价值、作用档案工作的性质、基本原则,.,第一章档案,.,一、什么是档案,档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,.,1、档案形成范围：即都是什么样的单位、组织和人员才可形成档案？各类机关企事业单位、各类公私组织，每个家庭和个人。2、档案形成来源：即从事什么样的工作和活动形成的才算档案？一句话，涵盖所有的活动。大的方面，政治、军事、经济、文化等，小的方面个人出生、成长、学历教育、工作履历、家庭理财等形成的都属档案

2、范畴。3、三个关键词：即直接、原始、价值。4、档案表现形式：即都什么东西算档案？大家记住，档案绝不是文字一种形式，而是不同形式。文字、图表、声像、电子等等。档案有文书、财会、人事、科研、基建、声像、电子、实物等门类。,.,文件转化为档案，一般应具备三个条件：第一，只有办理完毕的文件，才能转化为档案；第二，只有对日后有查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；第三，只有按照一定规律集中保存起来的文件，才能最终成为档案。,.,二、档案的种类,1、按档案来源划分：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等；2、按档案内容划分：党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科技

3、档案、会计档案等；3、按档案载体划分：金石档案、甲骨档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案、电子档案等；4、按档案时间划分：古代档案、近代档案、现代档案；5、按档案所有权划分：国家所有、集体所有、个人所有；6、常见的档案分类：文书档案、科学技术档案（基建、产品、设备、科研、项目等）、专门档案（诉讼、会计、审计、教学、社保、房产等）。国家基本专业档案目录分为人事类、民生类、政务类、经济类、文化类等五大类50个项目。,.,三、档案的作用,真凭实据不可再生的资源无形资产软实力,.,“有档能佐证千年历史，无档说不清古往今来”,.,1、是国家机关、企事业单位行使职权，管理公务活动主要参考和凭据2、

4、维护国家、集体及个人利益及合法权益的法律凭证3、档案是业务活动的可靠资料4、维护国家主权，领土完整、国家声誉、外交主动权等方面发挥了重要作用，是政治斗争的工具5、档案是宣传教育的生动素材,.,第二章档案工作,.,档案工作就是指管理档案的业务工作即通常说的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等八大业务环节。,.,一、档案工作性质,1、管理性2、服务性3、科学性4、文化性5、政治性,.,二、档案工作基本原则,档案法规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”,.,（一）全国档案工作实行统一领导，分级管理的原则,1、国家档案按规定分别由各级、

5、各类档案保管机构集中管理2、全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理3、对党政档案和党政档案工作实行统一管理,.,（二）维护档案的完整与安全,1、维护档案的完整档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面2、维护档案的安全档案的安全包括档案的实体安全和档案的内容安全,.,（三）便于社会各方面的利用,便于社会各方面的利用，满足社会对档案的需求，这是档案工作的根本目的。是否便于利用，是检验档案工作效果的重要标准。,.,二、档案室,（一）作用和地位,档案室是机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案并主要为本单位提供服务的机构，属于国家档案事业系统的基

6、层组织。它是一个单位的服务部门，为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。,.,（二）档案室主要职责,档案法实施办法第九条规定：机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条之规定，履行下列职责：1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，拟定本系统本单位的档案工作规章制度并监督执行归档制度、档案保管制度、档案资料查阅利用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案移交制度、档案保密制度、档案库房管理制度、档案室安全管理制度、档案安全应急处置方案、档案数字信息安全管理利用与备份制度,.,（二）档案室主要职责,2、指导和监督本单位文书和业务部门文件材料的立

7、卷归档工作，保证归档文件材料的完整系统，并按时向档案部门移交3、统一管理本单位全部档案，为单位各项工作提供服务，并按照规定向有关档案馆移交档案4、监督、检查、指导、培训所属机构的档案工作及从业人员监督指导方式：召开会议、检查督促、文件指导、咨询指导,.,第三章档案保管与利用,.,一、档案保管,主要任务有两项：保持档案秩序、保护档案寿命档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散）不乱（不使档案混乱）不丢（档案不丢失不泄密）不坏（不使档案遭到损坏）,.,（一）档案库房的管理,具体内容包括：档案库房与装具的编号、档案排架、库房温湿度控制与调节，库房的防火、防水、防盗、防尘、防有害气体、防虫、防鼠、防

8、磁等。,.,（一）档案库房的管理,1、档案库房要满足的最基本条件：档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，做到库房、办公室、阅览室三室分开。2、档案库房管理制度档案进出库制度档案库房安全管理制度突发事故及灾害应急预案,.,（一）档案库房的管理,3、温湿度标准较为适宜的库房温湿度应为：温度1424，相对湿度45%60%4、八防：防光、防虫、防有害气体、防鼠防磁、防潮（水）、防盗、防火5、档案装具的排列与编号6、编制档案存放位置索引,.,（二）档案流动过程中安全防护,1、档案使用登记与交接制度2、档案使用行为的管理与限制制度,.,（三）各种保护和修复档案的专门技术,修裱、去

9、酸、消毒、灭菌等技术,.,二、全宗卷,（一）概念,全宗卷是档案馆室在管理某一全宗的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。,.,（二）作用,1、全宗卷是管理全宗的工具2、全宗卷是综合利用全宗的辅助材料3、全宗卷有助于管理人员特别是新管理人员熟悉档案情况，迅速接手，胜任工作,.,（三）内容,1、在收集工作中产生的移交和接收档案的文据等；2、在整理工作中形成的立档单位和全宗历史考证、档案整理工作方案、档案分类大纲等；3、在鉴定工作中形成的鉴定小组成员名单、鉴定分析报告、档案保管期限表、档案销毁清册等；4、在保管工作中形成的档案安全检查记录、档案修裱、杀虫等记录、为重点档

10、案采取的特殊保护措施等；5、在统计工作中形成全宗内档案数量和状况的检查登记表册等；,.,（三）内容,5、在统计工作中形成全宗内档案数量和状况的检查登记表册等；6、在检索工作中形成的全宗指南、全宗内档案编目情况记录；7、在利用工作中形成的开放利用和控制使用范围说明、利用情况及反馈、利用效益的情况记录；8、在编研工作中形成的机关工作大事记等；9、档案管理新技术应用、各种设备随机文件，各种设备运行、保养、维修情况的记录等。,.,（四）建立,完善积累补充,.,二、档案利用,1、档案利用服务工作的含义通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。2、档案提供利用的基本途径提供档

11、案原件提供档案副本或复制品提供档案信息加工品,.,3、档案提供利用的方式阅览服务（要求各单位单独设置阅档室）展览与陈列服务（省级以上标准要求）制发档案复本服务档案信息咨询服务网上查询服务信函邮递服务档案信息发布与发行服务,.,4、意义集中体现档案工作的目的、方向、作用体现档案与档案工作的价值检验档案工作成果与管理水平社会与民众分享档案及成果实现档案服务属性的途径,.,5、注意事项公布查阅制度规定、流程、服务指南等。查验证件并留底。查阅登记表姓名、性别、单位、证件号码、联系电话、查阅内容及档号、复制张数及档号，审批人签字等。查阅过程实时监控。复印做好登记，涉密档案严禁复印，查档专用章予以证明出处及效力。案卷原件检查清点数量是否缺失、检查是否有折皱、污损、撕毁、画线、圈点、涂改、拆散等，检查无误后方允许离开。出借严格履行手续，登记并留底，及时催还。及时上架归库严禁随手摆放，临时搁置。,.,第四章如何做好档案工作,.,一、增强意识,1、要树立档案意识2、要树立法律意识3、要树立责