大型国际会议组织协议

大型国际会议组织协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

地址：__________

鉴于甲方拥有举办大型国际会议的能力和资源，乙方有意委托甲方组织策划本次大型国际会议，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就本次大型国际会议的组织策划事宜达成如下协议：

一、合同目的：甲方接受乙方的委托，负责本次大型国际会议的组织策划工作，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：随着我国国际地位的不断提升，举办大型国际会议已成为展示国家形象、促进国际交流的重要途径。本次会议旨在加强国内外学术交流，推动相关领域的发展。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方负责本次大型国际会议的总体策划，包括会议主题确定、议程安排、嘉宾邀请、场地预订、宣传推广等。

2.甲方应确保会议的顺利进行，包括会议的组织、协调、实施和现场管理。

3.甲方需按照乙方的需求，制定详细的会议预算，并在会议结束后提交财务报告。

4.甲方负责协调与相关政府部门、媒体、赞助商等的关系，确保会议的顺利进行。

5.甲方应保证会议内容的合法性，不得侵犯他人合法权益。

乙方责任和义务：

1.乙方负责提供本次会议的经费支持，包括会议场地、设备、餐饮、住宿等费用。

2.乙方应向甲方提供会议主题、嘉宾名单、参会人员信息等相关资料。

3.乙方负责会议的宣传推广工作，包括发布会议通知、邀请函等。

4.乙方应按照甲方的要求，协助甲方处理会议期间的突发事件。

5.乙方负责会议结束后对甲方的服务进行评估，并提出改进意见。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供经费支持，并确保会议的顺利进行。

2.乙方有权要求甲方按照约定完成会议策划和组织工作，确保会议质量。

双方义务：

1.甲方有义务向乙方提供详细的会议策划方案和实施计划。

2.乙方有义务按照约定提供经费支持，并配合甲方完成会议的宣传推广工作。

争议解决：

1.双方在履行合同过程中发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

违约责任：

1.任何一方违反本协议的约定，应承担相应的违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因其违约行为给对方造成的损失。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本次大型国际会议组织协议的总金额为人民币__________元整（￥__________），包括但不限于会议策划、场地租赁、设备租赁、嘉宾邀请、餐饮住宿、宣传推广等费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方在合同签订后__________日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）作为预付款。

2.进度款：甲方在会议筹备过程中，根据实际工作进度和乙方提供的发票，向乙方支付合同总金额的__________%，具体支付节点及金额如下：

-第一个支付节点：会议筹备完成__________%，支付人民币__________元整（￥__________）；

-第二个支付节点：会议筹备完成__________%，支付人民币__________元整（￥__________）；

-第三个支付节点：会议筹备完成__________%，支付人民币__________元整（￥__________）。

3.结算款：会议结束后__________日内，甲方根据乙方的最终结算报告，支付剩余合同金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）作为结算款。

4.额外费用：在合同执行过程中，如发生超出原合同金额的额外费用，双方应另行协商确定费用金额，并按照上述支付方式支付。

三、支付条件

1.乙方收到甲方支付的款项后，应及时开具合法有效的税务发票。

2.甲方支付款项前，应确保乙方已按照约定履行了相应的义务和责任。

3.支付款项应以人民币现金、银行转账或双方约定的其他合法方式完成。

四、违约责任

1.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金比例为每日万分之__________。

2.若乙方未按时履行付款义务，应向甲方支付逾期付款违约金，违约金比例为每日万分之__________。

五、财务报告

1.甲方应在每个支付节点后__________日内，向乙方提交详细的财务报告，包括已支付款项的明细和剩余款项的说明。

2.乙方应在收到财务报告后__________日内，对甲方的财务报告进行审核，并确认无误。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

a.若甲方未按合同约定的时间和质量完成会议策划和组织工作，应向乙方支付违约金，违约金比例为合同总金额的__________%。

b.若甲方违反合同约定，导致会议无法按期举行或造成乙方经济损失，应赔偿乙方实际损失，并支付相应的违约金。

2.乙方违约责任：

a.若乙方未按合同约定提供经费支持，应向甲方支付违约金，违约金比例为合同总金额的__________%。

b.若乙方违反合同约定，导致会议筹备工作无法顺利进行，应赔偿甲方实际损失，并支付相应的违约金。

二、争议解决

1.双方在履行合同过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼，诉讼过程中产生的费用由败诉方承担。

3.双方也可选择仲裁方式解决争议，仲裁机构由双方协商确定，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.如双方同意，争议解决也可通过调解方式进行，调解人由双方共同选定，调解结果对双方具有同等法律效力。

三、适用法律和管辖法院

1.本协议的签订、效力、解释、履行、变更、解除及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

2.本协议的签订地为中国__________省__________市，如发生争议，双方应提交至__________市人民法院管辖。

四、不可抗力

1.如因不可抗力因素（如自然灾害、战争、政府行为等）导致合同无法履行或部分履行，双方互不承担违约责任。

2.发生不可抗力事件后，受影响的一方应及时通知对方，并提供相关证明材料。双方应协商决定合同是否继续履行、变更或解除。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，自生效之日起至合同约定的会议结束之日止，本协议对双方具有法律约束力。

二、有效期

本协议的有效期为自签订之日起至会议结束后的__________个工作日止。在有效期内，双方应严格遵守本协议的约定。

三、变更和终止条款

1.变更：本协议的任何变更，必须以书面形式经双方协商一致后签署，否则任何口头或书面变更均不具有法律效力。

2.终止：

a.会议结束后，本协议自动终止。

b.如双方协商一致，可以书面形式终止本协议。

c.如一方违约，守约方有权书面通知违约方终止本协议，并要求违约方承担相应的违约责任。

d.如因不可抗力导致本协议无法履行，双方应协商解决，如协商不成，本协议自动终止。

四、通知

1.双方应确保对方的通讯地址、联系方式准确无误，任何一方变更通讯地址或联系方式，应及时通知对方。

2.除非法律另有规定，本协议项下的所有通知应以书面形式发送，发送方式包括但不限于挂号信、特快专递、电子邮件等，以发送方实际发送之日为准。

五、不可分割性

本协议的各部分构成一个统一的整体，各部分具有同等法律效力。任何一方不得以本协议部分条款无效为由，主张整个协议无效。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商补充。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字盖章之日起生效，自生效之日起至会议结束之日止，对双方具有法律约束力。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________年__________月__________日

附件：

1.附件一：会议策划方案

本附件详细阐述了本次大型国际会议的策划方案，包括会议主题、议程安排、嘉宾邀请、场地预订、宣传推广等方面的具体内容。

2.附件二：会议场地租赁合同

本附件为甲方与会议场地所有者签订的租赁合同，明确了场地租赁的期限、租金、使用要求等条款。

3.附件三：会议设备租赁合同

本附件为甲方与设备租赁公司签订的租赁合同，详细列出了会议所需的设备清单、租金、租赁期限等条款。

4.附件四：嘉宾邀请函

本附件包含了会议邀请函的模板，明确了邀请嘉宾的目的、时间、地点、议程等内容。

5.附件五：宣传推广方案

本附件详细介绍了会议的宣传推广计划，包括宣传渠道、宣传内容、预算分配等。

6.附件六：会议费用预算表

本附件列出了会议的各项费用预算，包括场地租赁