国电联合动力财务信息系统-费用报销操作手册v10

中电集团公司

CHINAGUODIANCORPORATION

国电联合动力财务信息系统业务手册

费用报销子系统

国电集团财务信息系统建设工作小组

2013年09月

Zx中国国电集团公司

CHINAGUOD1ANCORPORATION国电集团财务管理信息系统业务手册一费用报销子系统

目录

1概述..........................................................................5

1.1编写目的..................................................................5

1.2主要内容..................................................................5

2单据输入传递...................................................................6

2.1出差申请单................................................................6

2.1.1应用场景...........................................................................................................................6

2.1.2菜单路径...........................................................................................................................6

2.1.3功能按钮介绍....................................................................................................................7

2.1.4单据表头介绍....................................................................................................................7

2.1.5单据内容要素介绍...........................................................................................................8

2.1.6单据传递介绍....................................................................................................................8

2.1.7单据内部控制....................................................................................................................9

2.2借款申请单................................................................9

2.2.1应用场景...........................................................................................................................9

2.2.2菜单路径............................................................................................................................9

2.2.3功能按钮介绍..................................................................................................................11

2.2.4单据内容要素介绍..........................................................................................................11

2.2.5单据内部控制..................................................................................................................12

2.3支票借用单...............................................................12

23.1应用场景..........................................................................................................................12

2.3.2菜单路径..........................................................................................................................12

2.3.3单据内容要素介绍..........................................................................................................13

2.4超支费用及特殊情况申请单..................................................13

2.4.1应用场景..........................................................................................................................14

2.4.2菜单路径..........................................................................................................................14

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2A3单据内容要素介绍.....................................................15

2.5差旅费报销申请...........................................................15

2.5.7应用场景.............................................................15

2.5.2菜单路径.............................................................15

2.5.3功能按钮介绍.........................................................17

2.5.4单据内容要素介绍.....................................................17

2.6费用报销单...............................................................18

2.6.1应用场景.............................................................19

2.6.2菜单路径.............................................................19

2.6.3单据表头介绍.........................................................20

2.6.4单据内容要素介绍.....................................................20

2.7职工医药费报销单.........................................................21

2.7.1应用场景............................................................2/

2.7.2菜单路径.............................................................2/

2.7.3单据内容要素介绍.....................................................23

2.8其他资金使用审批单.......................................................23

2.8.1应用场景............................................................23

2.8.2菜单路径.............................................................23

2.8.3单据内容要素介绍.....................................................24

2.9备用金还款...............................................................24

2.9.1应用场景.............................................................24

2.92菜单路径.....................................................................................................................................24

3单据审批和回退...............................................................26

3.1单据审批.................................................................26

3.2单据回退.................................................................28

4单据修改和作废...............................................................29

4.1单据修改.................................................................29

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4.2单据作废................................................................29

5单据自动生成凭证............................................................31

6单据查询.....................................................................32

6.1未完成单据查询..........................................................32

6.2已完成单据查询...........................................................34

7数据查询.....................................................................35

7.1个人备用金查询...........................................................35

7.2差旅费报销情况查询.......................................................36

7.3费用报销情况查询.........................................................38

1概述

本文当主要对国电科环集团财务管理信息系统-费用报销子系统（以下筒称

系统）应用价值、应用范围进行简要阐述，着重介绍系统功能及其具体操作方法。

1.1编写目的

用户通过阅读此文档，可以了解系统的作用，所具备的功能，掌握系统基本

操作。

1.2主要内容

费用报销系统乂称网上报销，此系统的应用可以让员.匚随时随地提交报销申

请，领导可以不受时空限制对报销申请进行审批，财务报销专责对报销业务无疑

义时自动生成凭证。

费用报销系统只针对日常费用报销业务，例如差旅费、业务招待费等，不含

燃料、物资、工程、固定资产、税务、薪酬等模块相关业务。

系统功能有：单据输入传递，单据审批，单据回退，单据修改，单据作废,

单据自动生成凭证，单据查询等。

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2单据输入传递

2.1出差申请单

2.1.1应用场景

适用于员工出差前，先走出差申请审批流业务情况，与借款单、差旅费报箱

单进行关联。

2.1.2菜单路径

「收入成本费用I-＞『费用控制』-＞『出差申请单』如图

G，.，中国国电集团公司财务信息系统欢迎您：国电联合动力技术

1_____________________।匚在新窗匚

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2013-09-2315差挺骷鼬由差旅费报请单56经办人秦明报消差旅厘

」超支费用及将殊情况申请单

」出差借款申请隼

二）支票借用单

二差旅西抵消里

二）费用报请单

j取工匡药堂报请单

」叁他费全使用审批单

J备用金辽帝

操作步骤:

序号操作动作操作说明举例或说明

1模块选择业务模块收入成本费用

2子系统选择业务子系统费用控制

3菜单选择功能菜单出差申请单

•进入出差申请单输入界面，如图

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O£1cJW

阴忤直♦事或包见亶♦事间赖2打卬m，汴任・

出差申请单

2.1.3功能按钮介绍

【附件】：把原始单据扫描成图片（最好为Jpg格式，占用空间少，不过需

要根据各单位的管理情况决定是否扫描），然后通过【附件】功能按钮将图片传

到系统中，可上传Excel、Word等文档；

【查看审批意见】：查看当前单据的审批过程，即各审批岗位“通过”和“回

退”单据的原因所在；

【查看流程图工查看当前单据流转完毕需要经过的审批岗位；

【打印工打印当前单据；

【预览】：当前单据打印预览；

【保存工保存当前填写的单据，如果单据填写完毕但不准备传递到下一岗

位时可以先保存；

【传递】：单据输入完毕，点击此按钮把单据传递到下一岗位审批；

【回退】：把单据退回给上一岗位；

【退出】：退出当前单据的输入界面。

2.1.4单据表头介绍

【填报单位工与登录财务信息系统时所选择的单位一致；新增单据时系统

自动带出，不需要选择；

【制单日期工系统默认为当前日期，可以根据需要修改；

【单据编号工当新增单据由首岗位传递到下一岗位后，系统自动生成单据

编号;

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【计量单位1元;

2.1.5单据内容要素介绍

【申请人】：申请人，系统默认取值当前登录用户;

【所属部门工申请人所属部门，申请人确定后系统自动带出;

【出差事由】：根据实际情况手工填写;

【是否借款工与借款申请单进行关联，选"是''需要发起借款申请，选“否”

则无需借款申请；

【出差人】：出差人;

【项目名称工为某项目出差;

【项目编码1选定项目后，系统会自动带出;

【出发地点工出发地点:

【到达地点工到达地点;

【启程时间】:启程时间;

【到达时间1到达时间;

【天数】：预计出差天数;

【交通工具】：选择出行交通工具。

2.1.6单据传递介绍

单据填完整，点击【传递】按钮，如图

。£〕口常货F『UMaiQi

新那加制件宣♦*废a凭证号打印做侵吞

出差申请单

选择下一审批岗，填写操作意见，点击【传递】按钮传到下一岗位。

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流程传递类组:

选择操作员：

操作意见：

3|〔传递।|9

操作步骤:

序号操作动作操作说明举例或说明

1选择选择岗位审批人***

2输入输入审批意见请审批

3传递传递到下一岗位传递

2.1.7单据内部控制

【勾稽表达式工“天数〉0”，解释：天数必须大于“0”，否则不允许传递。

2.2借款申请单

2.2.1应用场景

当员工需要“现金借款”和“银行汇款”时填写此单据。

2.2.2菜单路径

『收入成本费用」「费用控制」-〉「借款申请单』如图

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数据受理J我的工作

待办事项已办事项

」财务信息系姨运维申清单

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」费用事咬申请单

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.」超支费用及号殊情况申请单

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■支票借用单侬有任何记录》

」爱旅原有单

」费用撇除

2）取工医药费报消单

」其他资金俵用审批单

j前用金还款

操作步骤:

序号操作动作操作说明举例或说明

1模块选择业务模块收入成本费用

2子系统选择业务子系统费用控制

3菜单选择功能菜单借款申请单

•进入借款单输入界面，如图

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借款单

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2.2.3功能按钮介绍

【关联】：与出差申请单进行关联，点击【关联】按钮，选择要关联的出差

申请单，获取出差申请单信息；

其他功能按钮同出差申请单。

2.2.4单据内容要素介绍

【经办人】：经办人，系统默认取值当前登录用户；

【所属部门工经办人确定后系统自动带出；

【经办人开户银行】：经办人确定后系统自动带出；

【经办人银行账号】：经办人确定后系统自动带出；

【借款人】：借款人；

【所属部门］选择借款人后系统自动带出；

【职工备用金余额工系统自动取借款人备用金余额；

【借款人职工工号工选择借款人后系统自动带出；

【借款用途】：借款的原因；

【出差申请】：选择"是''或"否"，与出差申请单进行关联；

【借款金额】：具体借款额度；

【借款金额大写】：系统自动生成；

【预计还款时间】：根据需要选择适当的时间；

【现金支付工支讨的现金数；

【银行支付工银行转账；

【收款单位】：当采用银行支付方式，需要选择收款单位；

【开户银行】：收款单位开户银行；

【开户银行帐号】：收款单位开户银行帐号；

【备注】：根据需要自行定义。

【出差申请单信息工通过关联获取。

*Note_经办人首先填写借款金额，并根据所需付款方式，选择填写

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'现金支付'，'银行支付‘，'其他货币资金支付'三合计应等于‘借款金额

2.2.5单据内部控制

【勾稽表达式】：

1、“［出差申请］='是’并且天数＞0"。

解释：出差申请”选择为“是”，请通过“关联”按钮关联“出差申请单”信息,

否则不允许传递。

2、“［其他货币资金支付1+［现金支付］+［银行支付1=［借款金额

解释：现金支付+银行支付+其他货币资金支付二借款金额，否则不允许传递。

2.3支票借用单

2.3.1应用场景

当员工需要借用支票时填写此单据。

2.3.2菜单路径

『收入成本费用』-＞I费用控制』-＞『支票借用单』如图

中国国电集团公司财务信息系统欢迎恁：国电联含动力技术

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_］财务信息系圻运维申清单

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）费用事项申值单

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二）超支费用及特殊情况申请中

;'岩方申述单.

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占盛旅费抠酒单

/费用报请单

」职工区均朝用有单

」耳他反金使用审批即

j台用金还款

菜单进入界面

操作步骤:

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序号操作动作操作说明举例或说明

1模块选择业务模块收入成本费用

2子系统选择业务子系统费用控制

3菜单选择功能菜单支票借用单

•进入『支票借用单』输入界面，如图

口口gk’3453J*Qi

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支票借用单

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支票金熊克紫金领大马

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支承张做支票号臼出票银

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申调人所愿郃门申好!同申谓单号

出堂事由是否借跤■

交il工具

项目名称到达炮气后程时回到达时回

支票借用单输入界面

2.3.3单据内容要素介绍

【使用部门工必须选择支票的使用部门，系统不会自动带出；

【支票金额】：定额支票必须填写金额；

【支票张数工借用支票的数量；

【支票号码】：每张支票的编码。

2.3.4单据内部控制

【勾稽表达式工

”［支票金额］＞0并且［支票限额］="）或者（［支票金额］=0并且［支

票限额］W"”，

解释：“支票金额”与“支票限额”二者不能同时为空，其一必须有值，否则不

允许传递。

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2.4超支费用及特殊情况申请单

2.4.1应用场景

适用于员工实际发生的费用超过了报销制度规定的标准费用特殊情况。

2.4.2菜单路径

『收入成本费用」I费用控制』『超支费用及特殊情况申请单』如图

中国国电集团公司财务信息系统次迎*国电喻切说水

］「Q在新盲口'

集团眯务W1S侦H管理文件管1里炙金管理|收入理本费用1|在建工程管理固定资产拿理财实

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三g费用摘*制8

口费用率项申请单

J出差申语单

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二借款申语单

二）支票借用单〈农有任何记录〉

［差旅费;置肖单

」淡用力含百单

」职工医药夷投消单

」其他资金使用串批单

二1曾用金运款

菜单进入界面

操作步骤:

序号操作动作操作说明举例或说明

1模块选择业务模块收入成本费用

2子系统选择业务子系统费用控制

超支费用及特殊

3菜单选择功能菜单

情况申请单

•进入『超支费用及特殊情况申请单』输入界面，如图

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•叫&宣•麦酹比琰号打印H«任#隹，电士

超支费用及特殊情况申请单

超支费用及特殊情况申请单输入界面

2.4.3单据内容要素介绍

【费用名称工超支的费用项目名称，可以多个超支费用项目一起申请;

【标准金额工报销制度规定的标准报销金额；

【实际金额】：实际发生的金额；

【超支金额】：系统自动根据标准金额、实际金额算成超支金额;

【超支原因】：超支原因

2.4.4单据内部控制

【运算表达式工

”［超支金额］二［实际金额］一［标准金额］”

2.5差旅费报销申请

2.5.1应用场景

本单据处理职工E常差旅费报倘业务，受到预算控制。。

2.5.2菜单路径

「收入成本费用I「费用控制』-〉『差旅费报销单』如图

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G中国国电集团公司财务信息系统欢迎您：觐取台动力技术

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收入莒理费用控，1物料成本管理好*首屋税务卷理

目我的工作

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价办多项已办事项

E；数据处理

二）财务信息系统运维申请华

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-：U密用报俏单据

j班用壬顶申谙单

二）出差申谓华

」超支费用及将球倚女申请中

」借款申清单

.」支票借用单

I.差侬报请单1

」费用报箱取

」做工医药费根消单

J其健全使用审批单

J费用全运教

菜单进入界面

操作步骤:

序号操作动作操作说明举例或说明

1模块选择业务模块收入成本费用

2子系统选择业务子系统费用控制

3菜单选择功能菜单差旅费报销单

•进入『差旅费报销单』输入界面，如图

iJO41□重it0km3出d・，»Qi

美/・吟将NP用辎雌直R♦天睡WQ.ttlKM入女冠号IJW侬传再传，盟

差旅费报销单

台动力幡京《也大）”公B切•日嘛：加1302）n»Mn：的停势tr话■•0：元

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差旅费报销单输入界面

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叵M_『差旅费报销单」一张单据可以报销多个【出差人】的差旅

费，但是要求费用归属为同一部门，【预算归口部门】只能选择一级部门。

2.5.3功能按钮介绍

【关联】与出差申请单进行关联，点击【关联】按钮，选择要关联的出差中

请单，获取出差申请单信息；

【新增明细工一张费用报销单可以报销多种费用，当单据现有行数未能满

足需要时可以通过此功能按钮增加行数，也可以通过右击鼠标「增加行」来实现。

【删除明细工与【新增明细】相反。

254单据内容要素介绍

【报销人】报销人，选定报销人，系统自动带出职务、开户行、账号。

【借款人】默认同报销人，系统自动带出；

【借款余额工借款人备用金余额；

【冲备用金工如果报销人有借款余额，且准备冲抵报销金额，需要在比单

元格填写具体的冲抵数据；

【挂账工如果财务不能支付全部或部分报销款，需要在此单元格填写未付

金额；

【出差人】：出差人，可以选择多个职工；

【预算费用】：明细预算项目，受预算控制；

【预算归口部门】：费用项目的归集部门；

【项目名称】：项目，选择出差的项目；

【标准交通费】：根据报销制度填写费用标准；

【实际交通费工实际发生的交通费；

【标准市内交通费】：根据报销制度填写费用标准；

【实际市内交通费】：实际发生的市内交通费；

【标准住宿费工根据报销制度填写费用标准；

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【实际住宿费I实际发生的住宿费;

【补助合计工出差补助合计；

【其他】：其他出差时发生的费用；

【标准报销小计】：系统根据标准交通费、标准市内交通费、标准住宿费算

出合计；

【申请报销小计】：系统根据实际交通费、实际市内交通费、实际住宿费算

出合计；

【超支小计】：当申请报销小计大于标准报销小计时，系统算出超支小计；

【实际报销小计】：实际报销的金额。

声Note_当出差期间发生的费用大于报销制度规定的标准费用时，应

该先填写【超支费用及特殊情况申请单工审批通过后再填写差旅费报销单，并

填写超支费用申请单的单号。

2.5.5单据内部控制

【勾稽表达式】：

1、“［冲备用金］W［借款人备用金余额广

解释：冲销备用金金额超过备用金时提示，但允许传递。

2、“［实际报销合计=［现金支付］+［转账支付］+［其他货币资金支付］+

［冲备用金厂