财务方面库存管理制度

财务方面库存管理制度总则1.目的为加强公司库存管理，规范库存业务流程，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及库存物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等。3.基本原则准确性原则：库存记录应准确反映库存物资的实际数量、价值和状态。安全性原则：确保库存物资的安全，防止物资被盗、损坏、变质等情况发生。及时性原则：库存业务的处理应及时，包括物资的出入库、盘点等操作。效益性原则：在保证满足公司生产经营需要的前提下，合理控制库存水平，降低库存成本。库存管理职责分工1.采购部门负责根据公司生产经营计划和物资需求，编制采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。跟踪采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量到货。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的各种问题，如退货、换货等。2.仓储部门负责库存物资的验收、入库、存储、保管、发放等工作。建立库存物资台账，及时记录物资的出入库情况，确保库存记录的准确性。对库存物资进行定期盘点，核实库存数量，发现问题及时上报处理。负责库存物资的保管工作，确保物资的安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。3.生产部门负责根据生产计划，合理安排物资的领用，确保生产的顺利进行。及时反馈生产过程中物资的使用情况和需求变化，以便采购部门和仓储部门进行相应的调整。4.销售部门负责根据销售订单，及时通知仓储部门发货，确保货物按时交付客户。反馈销售过程中客户对物资的需求和质量等问题，以便相关部门进行改进。库存物资采购管理1.采购计划编制采购部门应根据公司的生产经营计划、销售订单、库存状况等因素，定期编制采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。在编制采购计划时，应充分考虑库存物资的现有数量、预计使用量、安全库存等因素，避免盲目采购，造成库存积压或缺货。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估和审核。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，选择优质供应商合作。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.采购订单执行采购部门应根据采购合同，及时下达采购订单，并跟踪订单的执行情况。与供应商保持密切沟通，及时了解物资的生产进度、运输情况等，确保物资按时、按质、按量到货。对采购过程中出现的问题，如物资质量不合格、交货期延误等，及时与供应商协商解决，必要时采取相应的措施，如退货、换货、索赔等。库存物资验收管理1.验收准备仓储部门在物资到货前，应做好验收准备工作，包括确定验收人员、准备验收工具和场地等。验收人员应熟悉物资的验收标准和方法，了解物资的相关技术要求和质量标准。2.验收流程物资到货后，验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。对物资的外观、包装、标识等进行检查，确保物资完好无损。对物资进行质量检验，可采用抽检、全检等方式，确保物资质量符合要求。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并及时办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。库存物资入库管理1.入库手续办理仓储部门根据验收合格的物资，办理入库手续，填写入库单。入库单应包括物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门等相关部门，作为记账和结算的依据。2.库存物资分类存放仓储部门应根据物资的类别、性质、用途等因素，对库存物资进行分类存放，确保物资存放有序，便于管理和查找。对有特殊要求的物资，如易燃易爆物资、有毒有害物资等，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。库存物资保管管理1.库存环境维护仓储部门应保持库存环境的整洁、干燥、通风良好，温度、湿度等应符合物资保管的要求。对库存物资进行定期检查，发现问题及时处理，如对受潮物资进行晾晒、对生锈物资进行除锈等。2.库存物资标识管理仓储部门应对库存物资进行标识管理，标明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期、保质期等信息。标识应清晰、准确、不易褪色，便于识别和管理。3.库存物资盘点管理仓储部门应定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。盘点前，应制定盘点计划，明确盘点人员、范围、方法等，确保盘点工作有序进行。盘点过程中，应认真核对物资的实际数量与库存记录是否一致，对盘盈、盘亏的物资应查明原因，并填写盘点报告。财务部门应根据盘点报告，及时调整库存账目，确保账实相符。对盘盈、盘亏的物资，应按照相关规定进行处理，如盘盈物资冲减管理费用，盘亏物资属于正常损耗的计入管理费用，属于责任人赔偿的由责任人赔偿等。库存物资发放管理1.发放原则库存物资的发放应遵循"先进先出"的原则，确保物资的质量和有效期。严格按照审批程序进行发放，未经批准不得擅自发放库存物资。2.发放流程生产部门、销售部门等使用部门根据实际需求，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经相关负责人审批。仓储部门根据审批后的物资领用申请表，核实库存情况，如库存有足够的物资，则办理出库手续，填写出库单。出库单应一式多联，分别传递给领用部门、财务部门等相关部门，作为记账和结算的依据。仓储部门按照"先进先出"的原则，组织物资发放，并在物资发放后及时更新库存记录。库存物资报废与处置管理1.报废条件库存物资因损坏、变质、过期等原因无法使用的，可申请报废。因公司生产经营调整、产品升级换代等原因，不再使用且无转让价值的库存物资，可申请报废。2.报废申请与审批使用部门或仓储部门发现库存物资符合报废条件时，应填写库存物资报废申请表，详细说明报废物资的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，并附上相关证明材料。报废申请表经使用部门负责人、仓储部门负责人、财务部门负责人、公司主管领导等审批后，方可进行报废处理。3.报废处置方式对于可回收利用的报废物资，如废旧金属、纸张等，可进行回收处理，回收所得款项应及时入账。对于不可回收利用的报废物资，如有毒有害物资、易燃易爆物资等，应按照相关规定进行妥善处置，如委托有资质的单位进行销毁等，确保不对环境造成污染。库存物资核算与财务处理1.库存物资计价库存物资应按照实际成本计价，实际成本包括采购成本、运输成本、装卸成本、保险费等相关费用。采购物资的成本应按照发票金额加上相关税费等确定；如果采购过程中发生了采购折扣、折让等情况，应按照扣除折扣、折让后的金额确定采购成本。2.库存物资账务处理采购部门根据采购合同和发票等凭证，编制记账凭证，借记"在途物资"等科目，贷记"应付账款"等科目；物资验收入库后，借记"库存商品"等科目，贷记"在途物资"科目。仓储部门根据入库单、出库单等凭证，登记库存物资台账，并定期与财务部门核对账目。财务部门根据仓储部门提供的库存信息，进行账务处理，如物资入库时借记"库存商品"科目，贷记相关科目；物资出库时，根据不同的用途，借记"生产成本""销售费用""管理费用"等科目，贷记"库存商品"科目。期末，财务部门应按照规定对库存物资进行清查盘点，根据盘点结果调整库存账目，确保账实相符。对盘盈、盘亏的库存物资，应按照上述规定进行相应的财务处理。库存管理监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对库存管理情况进行审计监督，检查库存管理制度的执行情况、库存物资的收发存情况、库存账目与实际库存的相符情况等。对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查与不定期抽查