项目财务印章管理制度

项目财务印章管理制度一、总则（一）目的为了加强公司项目财务印章的管理，规范印章的使用流程，防范财务风险，保障公司资金安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目涉及的财务印章管理，包括但不限于财务专用章、发票专用章、法人章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.专人负责原则：明确专人负责印章的保管与使用，严格执行审批流程。4.不相容职务分离原则：印章保管与印章使用审批等职务相互分离。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.项目因业务需要刻制财务印章时，由项目财务负责人提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请经项目负责人审核后，报公司总部财务部门审批。3.公司总部财务部门审批通过后，统一安排到具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.刻制完成的印章必须符合国家相关标准和公司规定的样式，印章上应刻有公司名称、财务印章字样及编号等。（二）印章启用1.印章刻制完成后，由公司总部财务部门负责领取并登记。2.领取后，在《财务印章保管登记表》上记录印章名称、编号、领取日期、保管人等信息。3.启用前，应在印章上加盖印模留存，并注明启用日期。4.印章启用时，由公司总部财务部门组织相关人员进行培训，明确印章的使用规定和注意事项。三、印章的保管（一）保管人员1.财务专用章由项目财务负责人指定专人保管，发票专用章由发票开具人员保管，法人章由项目负责人或其授权人员保管。2.保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程，严格遵守印章管理制度。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，确保印章存放环境安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。2.保险柜钥匙由保管人员专人保管，不得随意交予他人。如因特殊情况需要委托他人代管，必须经项目财务负责人批准，并做好交接记录。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告项目财务负责人，并按规定申请更换印章。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。2.交接时，由项目财务负责人或其指定人员监交，保管人员应将印章、《财务印章保管登记表》等相关资料逐一清点核对，并在交接清单上签字确认。3.交接清单应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。交接清单应包括印章名称、编号、交接日期、交接双方签字等内容。四、印章的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于项目财务结算、资金收付、财务报表盖章等与财务相关的业务。2.发票专用章用于项目对外开具发票。3.法人章主要用于项目涉及法人授权的经济业务，如支票背书、合同盖章等。（二）使用流程1.填写用印申请单：使用印章时，必须填写《财务印章用印申请单》，详细说明用印事项、用印金额、用印时间等信息。2.审批：用印申请单经相关人员审批后，方可盖章。审批流程如下：金额在[X]元以下的用印事项，由项目财务负责人审批。金额在[X]元至[X]元之间的用印事项，由项目负责人审批。金额在[X]元以上的用印事项，需报公司总部财务部门审批。3.盖章：经审批通过后，印章保管人员应在规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人员应在《财务印章使用登记表》上记录用印日期、用印事项、用印金额、审批人等信息。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用印时，印章使用人员应电话请示项目财务负责人或项目负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大资金支付、合同签订等重要事项的用印，必须严格按照审批流程执行，不得简化或省略审批环节。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因项目结束、印章损坏、名称变更等原因，需要停用财务印章时，由项目财务负责人提出书面申请，经项目负责人审核后，报公司总部财务部门审批。2.公司总部财务部门审批通过后，通知印章保管人员停止使用印章，并将印章收回。3.印章停用后，应在《财务印章保管登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的财务印章，由公司总部财务部门统一组织销毁。2.销毁前，应填写《财务印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、停用原因等信息。3.申请表经公司总部财务部门负责人审批后，安排专人负责销毁印章。销毁过程应进行拍照或录像，确保印章彻底销毁。4.销毁完成后，销毁人员应在《财务印章销毁登记表》上签字确认，并存档备查。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对项目财务印章的管理情况进行审计，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度规定。（二）日常检查项目财务负责人应定期对印章保管人员的工作进行检查，查看印章保管是否安全，使用流程是否规范，登记记录是否完整等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章管理不善导致公司经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责