规范保密载体管理制度

规范保密载体管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密载体管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及涉及公司保密信息的外部合作单位、人员。（三）定义1.保密载体：指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质、光介质等各类物品，包括但不限于文件、资料、图表、磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等。2.密级划分：根据公司信息的重要性和敏感性，将保密载体分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密：是公司最重要的秘密信息，一旦泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害。机密：是公司重要的秘密信息，泄露会使公司的权益遭受严重的损害。秘密：是公司一般的秘密信息，泄露会使公司的权益遭受一定的损害。二、保密载体的制作与收发（一）制作1.涉及保密内容的文件、资料等应在具备保密条件的场所制作，严禁在公共场所或无保密措施的环境中制作。2.制作保密载体的人员应严格按照批准的范围和内容进行制作，不得擅自扩大或变更。3.制作过程中形成的废弃稿纸、电子文档等，应及时销毁，防止泄露。（二）收发1.公司设立专门的保密载体收发岗位，负责保密载体的接收、登记、分发等工作。2.保密载体接收时，收发人员应认真核对数量、规格、内容等，检查包装是否完好，并进行详细登记。登记内容包括载体名称、密级、数量、来源、日期、发放范围等。3.对于绝密级保密载体，收发人员应双人接收，并在专门的登记簿上签字确认。4.保密载体分发时，应严格按照批准的发放范围进行，不得擅自扩大发放范围。发放人员应在发放清单上签字，领取人应签收。5.外部单位或人员送来的保密载体，应先由收发人员进行初步审核，符合要求的方可接收，并按规定进行处理。三、保密载体的传递与使用（一）传递1.保密载体传递应通过机要通信、专人递送等安全可靠的方式进行，严禁通过普通邮政、快递等可能导致信息泄露的方式传递。2.传递绝密级保密载体必须由专人护送，中途不得办理其他无关事项。传递机密级、秘密级保密载体应采取必要的保密措施，确保安全。3.在传递过程中，保密载体不得携带至公共场所或与无关人员接触，如确需在途中停留，应妥善保管，防止丢失或泄露。（二）使用1.员工因工作需要使用保密载体时，应填写《保密载体使用申请表》，注明使用目的、使用期限、归还时间等，经部门负责人和保密管理部门批准后，方可领取使用。2.使用保密载体的人员应严格按照批准的用途和范围使用，不得擅自扩大使用范围或转借他人。3.在使用过程中，应妥善保管保密载体，防止丢失、损坏或被盗。如发现保密载体丢失或被盗，应立即向部门负责人和保密管理部门报告，并采取必要的措施防止信息进一步泄露。4.使用完毕后，应及时归还保密载体管理部门，并办理归还手续。归还时，管理人员应检查载体的完整性和保密性，如有损坏或信息泄露迹象，应追究使用人员的责任。5.严禁在连接互联网的计算机或其他公共信息设备上处理、存储绝密级保密载体。处理、存储机密级、秘密级保密载体的计算机应采取必要的安全防护措施，如设置密码、安装杀毒软件等。四、保密载体的存储与保管（一）存储1.公司应设立专门的保密档案室、保密柜等存储场所，用于存放保密载体。存储场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等安全防护措施。2.保密载体应分类存放，不同密级的载体应分开存放，并标识清楚。绝密级保密载体应单独存放于专门的保险柜或保密室中。3.存储在计算机、服务器等电子设备中的保密信息，应进行加密存储，并定期备份，备份数据应存储在安全的位置。（二）保管1.公司指定专人负责保密载体的保管工作，保管人员应具备良好的保密意识和责任心。2.保管人员应定期对保密载体进行检查、盘点，确保载体的完整性和保密性。如发现问题，应及时报告并采取措施处理。3.未经批准，任何人不得擅自进入保密存储场所。因工作需要进入的，应办理相关手续，并在保管人员的陪同下进行。4.保密载体保管场所应安装监控设备，对人员出入和载体存储情况进行实时监控。监控记录应保存一定期限，以备查阅。五、保密载体的销毁（一）销毁范围1.已过保密期限、失去使用价值的保密载体。2.因工作失误、不再使用等原因需要销毁的保密载体。3.因载体损坏、丢失等原因无法继续使用且存在安全隐患的保密载体。（二）销毁方式1.纸介质保密载体应采用焚毁、粉碎等方式进行销毁，确保信息无法恢复。2.磁介质、光介质等电子保密载体应采用消磁、格式化、数据擦除等技术手段进行销毁，必要时可进行物理销毁。3.对于绝密级保密载体的销毁，应在保密管理部门的监督下进行，并做好记录。（三）销毁程序1.保密载体使用部门或保管人员填写《保密载体销毁申请表》，注明销毁载体的名称、密级、数量、销毁原因等，经部门负责人审核后，报保密管理部门审批。2.保密管理部门批准后，指定专人负责销毁工作。销毁人员应严格按照批准的销毁方式和程序进行销毁，并在销毁记录上签字确认。3.销毁记录应包括销毁日期、销毁载体名称、密级、数量、销毁方式、执行人员等信息，销毁记录应保存一定期限，以备查阅。六、保密监督与检查（一）监督职责1.公司保密管理部门负责对保密载体管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门的保密载体管理工作进行抽查。2.各部门负责人负责本部门保密载体管理工作的日常监督，确保本部门员工严格遵守保密制度。（二）检查内容1.保密载体的制作、收发、传递、使用、存储、保管、销毁等环节是否符合规定。2.保密载体管理相关文件、记录是否完整、准确。3.员工对保密制度的知晓程度和执行情况。4.保密存储场所的安全防护措施是否到位。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告保密管理部门。3.对于违反保密制度的行为，公司将根据情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、培训与教育（一）培训计划1.公司保密管理部门应制定年度保密载体管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容应包括保密法律法规、公司保密制度、保密载体管理知识与技能等。（二）培训实施1.根据培训计划，组织开展多种形式的培训活动，如集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等。2.培训对象应覆盖公司全体员工，重点是涉及保密工作的岗位人员。3.新员工入职时应进行保密载体管理相关知识的培训，经考试合格后方可上岗。（三）教育宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、邮件等渠道，广泛宣传保密知识和保密意识，营造良好的保密氛围。2.定期发布保密工作动态和典型案例，提高员工对保密工作重要性的认识。八、奖励与处罚（一）奖励1.对于在保密载体管理工作中表现突出，为公司保密工作做出显著贡献的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）处罚1.对于违反本制度规定，导致公司保密信息泄露的部门或个人，公司将视情节轻重，给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。3.因员工违反保密制