公司订机票管理制度

公司订机票管理制度总则目的为规范公司员工的机票预订行为，确保机票预订流程的高效、准确、合规，合理控制机票费用，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出行需要预订机票的相关活动。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及航空公司的相关规定进行机票预订。2.经济性原则：在满足工作需要的前提下，优先选择性价比高的航班和舱位，合理控制机票费用。3.高效性原则：简化预订流程，提高预订效率，确保员工能够及时顺利出行。机票预订流程预订申请1.员工因公务需要乘坐飞机出行时，应提前填写《机票预订申请表》，详细注明出行日期、出发地、目的地、行程目的、预计返程日期等信息。2.申请表需经部门负责人审批，部门负责人应根据工作的必要性和紧急程度进行审核，并签署意见。预订操作1.经审批后的《机票预订申请表》提交至公司行政部门。行政部门指定专人负责机票预订工作，根据员工提供的信息，通过正规的机票预订平台（如航空公司官网、正规票务代理机构等）进行机票预订。2.在预订过程中，预订人员应仔细核对航班信息、乘客姓名、身份证号码等关键信息，确保准确无误。如有特殊要求（如靠窗座位、特殊餐食等），应及时与航空公司沟通并在预订时注明。3.预订成功后，预订人员应及时将机票预订信息（包括航班号、起飞时间、到达时间、票价、出票凭证等）反馈给申请员工，并告知其注意事项。机票变更与退票1.如因特殊原因需要变更机票信息（如航班时间、行程等），员工应提前向行政部门提出申请。行政部门负责与航空公司或票务代理机构联系，办理相关变更手续。变更所产生的费用按照航空公司规定执行，原则上由提出变更方承担。2.若需要退票，员工同样需提前向行政部门提交退票申请。行政部门根据退票规定和实际情况，协助办理退票手续。退票手续费按照航空公司规定执行，由公司和员工根据具体情况协商承担。机票价格与舱位管理票价政策1.公司鼓励员工预订经济实惠的机票，优先选择折扣机票。在预订机票时，应综合比较不同航空公司、不同时段的票价，选择性价比最高的航班。2.对于特殊情况需要预订全价机票或头等舱、商务舱的，必须经过公司高层领导的特别审批。审批时应详细说明乘坐高价舱位的必要性和合理性。舱位选择1.一般情况下，员工应预订经济舱机票。如因工作需要或行程较长等特殊原因，经部门负责人同意后，可预订高于经济舱的舱位。2.在选择舱位时，应根据实际情况进行合理安排，避免过度追求高舱位而造成不必要的费用浪费。机票报销管理报销凭证1.员工应妥善保管机票行程单、登机牌等作为报销凭证。行程单应作为主要报销依据，登机牌可作为辅助证明材料。2.如通过票务代理机构预订机票，还需取得代理机构开具的正规发票，发票内容应与机票预订信息一致。报销流程1.员工在完成公务出行后，应在规定时间内（一般为自出行归来后[x]个工作日内）填写《机票报销申请表》，并附上机票行程单、登机牌、发票等报销凭证。2.将填写完整的报销申请表提交至部门负责人进行初审，部门负责人应核实出行的真实性和必要性，并签署初审意见。3.初审通过后，报销申请提交至财务部门。财务部门按照公司财务制度对报销凭证和金额进行审核，审核无误后予以报销。报销标准1.机票报销金额应按照实际发生的票价及相关税费进行报销，但不得超过公司规定的报销标准。2.对于超标部分，原则上由员工个人承担。如有特殊情况需要公司承担超标部分费用的，需经公司高层领导审批同意。机票预订的监控与审计监控机制1.行政部门应定期对机票预订情况进行统计分析，包括预订时间、航班选择、票价趋势等，以便发现问题并及时调整预订策略。2.公司内部审计部门有权不定期对机票预订和报销情况进行抽查，检查预订流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用是否符合标准等。违规处理1.如发现员工在机票预订过程中存在违规行为（如虚报行程、恶意抬高票价、违反预订流程等），公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。2.对于因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求员工承担相应的赔偿责任。与航空公司及票务代理机构合作管理合作伙伴选择1.公司应选择信誉良好、资质齐全、服务优质的航空公司和票务代理机构作为合作伙伴。在选择合作伙伴时，应进行充分的市场调研和评估，综合考虑其价格优势、服务质量、行业口碑等因素。2.与选定的合作伙伴签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括机票预订价格、服务标准、结算方式、违约责任等条款。合作沟通与协调1.安排专人负责与航空公司及票务代理机构的日常沟通与协调工作，及时了解航班动态、优惠政策等信息，并反馈给公司员工。2.在遇到航班延误、取消等特殊情况时，积极与合作伙伴沟通协商，协助员工解决相关问题，保障员工的出行权益。信息安全管理员工信息保护1.在机票预订过程中，涉及员工的个人信息（如姓名、身份证号码、联系方式等），公司应严格遵守信息安全规定，采取必要的技术和管理措施，确保员工信息的安全与保密。2.禁止将员工信息泄露给任何无关第三方，如有违反，将追究相关人员的法律责任。预订系统安全1.公司使用的机票预订平台应具备完善的安全防护机制，防止信息泄露、恶意攻击等安全事件的发生。2.定期对预订系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的稳定运行。培训与宣传培训内容1.定期组织员工进行机票预订管理制度培训，培训内容包括预订流程、价格政策、报销规定、信息安全等方面的知识。2.通过培训，使员工熟悉公司机票预订的相关要求和操作规范，提高员工的合规意识和预订技能。宣传推广1.制作并发放机票预订指南手册，向员工详细介绍公司机票预订的流程、注意事项、常见问题解答等内容，方便员工查阅。2.利用公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传机票预订管