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文档简介
进项发票索要管理制度(一)目的为了规范公司进项发票的索要流程,加强财务管理,保障公司合法权益,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司各部门在采购商品、接受劳务等业务活动中涉及的进项发票索要工作。(三)基本原则1.合法性原则:进项发票的索要必须符合国家税收法律法规及相关政策的规定。2.及时性原则:应在规定的时间内及时索要发票,确保公司能够按时进行税务抵扣等相关操作。3.准确性原则:发票信息应准确无误,包括发票内容、金额、税率、开票日期等。4.完整性原则:相关业务资料及发票附件应齐全完整,以证明业务的真实性和合理性。二、发票索要流程(一)采购业务1.采购部门在签订采购合同或协议时,应明确约定供应商开具发票的种类、内容、开票时间等具体要求。2.采购业务发生后,采购人员应及时跟踪货物或劳务的交付情况。在收到货物或劳务并验收合格后,采购人员应向供应商提出开具发票的书面申请,申请中应注明发票抬头、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等准确信息,以及采购业务的详细内容、金额等。3.供应商应在收到申请后的规定时间内(一般为[X]个工作日)开具发票,并将发票送达采购人员或公司指定的接收地点。4.采购人员收到发票后,应认真核对发票信息与采购合同、验收单等相关资料是否一致。核对无误后,在发票签收单上签字确认,并及时将发票传递给财务部门。(二)费用报销业务1.员工因公务发生费用支出后,应在规定时间内(一般为[X]个工作日)填写费用报销单,并附上相关发票及业务证明资料。2.费用报销单上应注明费用的用途、金额、发票号码等信息,并确保发票内容与费用实际发生情况相符。3.部门负责人应根据公司费用报销制度对报销事项进行审核,审核通过后签字确认,并提交给财务部门。4.财务部门收到费用报销单及发票后,再次进行审核。重点审核发票的真实性、合法性、准确性,以及费用报销是否符合公司规定。审核无误后进行报销付款。(三)其他业务对于除采购和费用报销以外的其他业务活动,如接受捐赠、租赁业务等涉及的进项发票索要,相关业务部门应参照上述流程执行,并确保发票索要工作符合公司整体财务管理要求。三、发票信息要求(一)基本信息1.发票抬头:必须准确填写公司全称,与公司营业执照登记的名称一致,不得使用简称或错误名称。2.纳税人识别号:应填写公司正确的纳税人识别号,确保发票能够正常用于税务抵扣等操作。(二)发票内容1.货物或应税劳务、服务名称:应详细、准确填写,与实际交易内容相符。不得开具与实际业务不符的发票内容,如不得将办公用品开具为食品等。2.规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息:必须清晰、准确填写,各项数据之间应逻辑一致,且计算准确。(三)开票日期发票开票日期应符合业务实际发生时间,不得提前或滞后开具发票。(四)发票章发票应加盖销售方发票专用章,印章应清晰、完整,不得模糊不清或加盖其他印章替代发票专用章。四、发票审核要点(一)真实性审核1.通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等官方渠道对发票的真伪进行查验,确保发票真实有效。2.检查发票的纸质、印刷质量、水印等是否符合税务机关规定的特征,防止收到假发票。(二)合法性审核1.审核发票的开具是否符合国家税收法律法规及相关政策的规定,如发票适用税率是否正确、发票开具范围是否合规等。2.关注发票开具时间是否在税务机关规定的有效期限内,过期发票不得用于报销或抵扣。(三)准确性审核1.核对发票上的各项信息与采购合同、费用报销单等相关资料是否一致,包括发票抬头、纳税人识别号、货物或服务名称、金额、税率等。2.检查发票金额的计算是否准确,大小写金额是否一致,如有错误应及时要求供应商重新开具发票。(四)完整性审核1.确认发票联次是否齐全,一般应包括发票联、抵扣联(如有)等。2.检查发票是否附有相关业务证明资料,如采购合同、验收单、费用报销审批单等,以证明业务的真实性和合理性。五、发票保管与存档(一)保管责任1.财务部门负责公司进项发票的统一保管工作,指定专人负责发票的整理、存放和保管。2.发票保管人员应具备责任心,确保发票的安全、完整,防止发票丢失、损毁等情况发生。(二)保管方式1.发票应按照发票种类、开票日期、发票号码等顺序进行分类整理,装订成册,并妥善存放于专用的保险柜或文件柜中。2.对于电子发票,应定期进行备份,并存储于安全的电子存储介质中,如硬盘、光盘等。同时,应建立电子发票索引目录,便于查找和管理。(三)存档期限进项发票的存档期限应按照国家税收法律法规及公司财务档案管理制度的要求执行,一般为[X]年。在存档期限内,应确保发票资料的完整、可查,以备税务机关等相关部门检查。(四)查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅进项发票时,应填写查阅申请表,经财务部门负责人批准后,在指定地点查阅,并进行登记。查阅人员不得擅自复印、拍照或带出发票原件。2.因特殊情况需要借阅发票原件的,应经财务部门负责人及公司分管领导批准,并办理借阅手续,明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管发票原件,按时归还,不得转借他人。六、发票丢失处理(一)丢失已开具的发票1.发生发票丢失情形时,丢失方应当于发现丢失当日书面报告税务机关,并登报声明作废。2.同时,应取得销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》(适用于增值税专用发票丢失情况)或其他相关证明材料。3.对于丢失的发票,应根据不同情况进行处理:丢失发票联的,可将专用发票抵扣联作为记账凭证,专用发票抵扣联复印件留存备查。丢失抵扣联的,可使用专用发票发票联复印件留存备查。发票联和抵扣联均丢失的,购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》,作为增值税进项税额的抵扣凭证、记账凭证及退税凭证。(二)丢失空白发票1.发现空白发票丢失后,应立即向当地税务机关挂失,并登报声明作废。2.配合税务机关进行相关调查和处理,按照税务机关的要求提供必要的证明材料和说明情况。3.根据税务机关的处理结果,采取相应的补救措施,如重新领购发票等。七、违规处理(一)对供应商的违规处理1.若供应商未按照合同约定及时、准确开具发票,或开具虚假发票等违规行为,公司应按照合同约定追究供应商的违约责任。2.对于因供应商违规行为导致公司遭受税务风险、经济损失等情况,公司有权要求供应商承担相应的赔偿责任。3.公司应将供应商的违规行为记录在案,对于情节严重的供应商,可暂停与其合作,并向相关行业协会等机构通报其违规情况,以维护公司及行业的正常经营秩序。(二)对公司内部人员的违规处理1.对于在进项发票索要、审核、保管等环节存在违规行为的公司内部人员,如故意不索要发票、虚假报销、丢失发票未及时报告等,公司将视情节轻重给予相应的纪律处分,包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因内部人员违规行为导致公司遭受税务风险、经济损失等情况,公司有权要求相关人员承担部分或全部赔偿责任。3.涉及违法犯罪行为的,公司将依法移送司法机关处理。八、培训与宣传(一)培训1.财务部门应定期组织公司内部人员进行进项发票索要及相关税务知识培训,提高员工对发票管理重要性的认识,以及正确索要、审核发票的能力。2.培训内容包括国家税收法律法规、发票管理规定、发票开具要求、发票审核要点、发票丢失处理等方面的知识和技能。3.根据不同岗位的需求,有针对性地开展培训,如对采购人员重点培训发票索要流程和要求,对财务人员重点培训发票审核和管理要点等。(二)宣传1.通过公司内部宣传栏、邮件、OA系统等渠道,宣传进项发票索要管理制度及相关税务知识,提高员工对发票管理工作的重视程度。2.及时发布国家
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