保卫部内勤管理制度

保卫部内勤管理制度一、总则（一）目的为加强公司保卫部内勤工作的规范化管理，提高工作效率和质量，确保保卫工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司保卫部内勤岗位的所有工作人员。（三）职责1.保卫部内勤负责协助部门领导处理日常事务，协调各岗位之间的工作关系，保障保卫工作的有序进行。2.负责各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件资料的安全与完整。3.做好办公用品、设备的采购、管理和维护工作，保障工作的正常开展。4.负责会议的组织安排，做好会议记录，并跟进会议决议的执行情况。5.协助做好人员考勤、排班等工作，统计和分析相关数据。6.负责与公司内部各部门及外部相关单位的沟通协调，传递信息，及时反馈工作进展情况。7.完成领导交办的其他临时性工作任务。二、工作流程与规范（一）文件管理1.收文接收外部来文时，要认真核对文件的名称、份数、编号等信息，确保文件完整无误。在收文登记本上详细记录文件的来源、日期、标题、文号、份数等内容，并及时呈交部门领导批阅。对于紧急文件，要立即呈交领导，并按照领导指示进行处理。2.发文根据工作需要拟制发文稿，经部门领导审核签字后，进行编号、排版、打印。对发文进行登记，记录发文日期、文号、标题、主送单位、抄送单位、份数等信息。将发文加盖公章后，按照规定的发送渠道及时发送给相关单位，并做好发送记录。3.文件传阅根据文件内容和领导批示，确定传阅范围，按照先急后缓、先主要领导后其他领导的顺序进行传阅。在文件传阅单上记录传阅时间、传阅人姓名等信息，确保文件传阅的时效性和准确性。对传阅完毕的文件及时收回，检查文件是否完整，如有缺页、损坏等情况，要及时查明原因并处理。4.文件归档定期对文件进行整理归档，按照文件类别、时间顺序等进行分类存放。建立电子文档索引，方便文件的查找和利用。严格遵守档案管理制度，确保文件资料的安全保密，未经批准，不得擅自查阅、复印、外借档案。（二）办公用品管理1.采购根据工作需要和库存情况，定期编制办公用品采购计划，经部门领导审批后实施采购。选择信誉良好、质量可靠的供应商进行采购，对比多家供应商的价格、质量等因素，确保采购成本合理。在采购办公用品时，要认真核对物品的规格、型号、数量等信息，确保采购的物品符合要求。2.入库办公用品采购回来后，要及时进行验收，检查物品的数量、质量、规格等是否与采购订单一致。对验收合格的办公用品进行入库登记，填写入库单，注明物品名称、规格、型号、数量、入库日期等信息，并将入库单交财务部门进行账务处理。将办公用品存放在指定的仓库或储物区域，按照类别、规格等进行分类存放，便于管理和查找。3.领用保卫部工作人员因工作需要领用办公用品时，要填写领用申请表，注明领用物品名称、规格、型号、数量、领用日期、用途等信息，并经部门领导审批后到仓库领取。仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，并在领用申请表上签字确认，同时在库存台账上记录领用情况，及时更新库存信息。对于贵重或限量使用的办公用品，要严格控制领用数量，并做好领用记录和跟踪管理。4.盘点定期对办公用品进行盘点，一般每月或每季度进行一次全面盘点，确保账实相符。在盘点过程中，要认真核对库存物品的数量、规格、型号等信息，如有差异，要及时查明原因并进行调整。根据盘点结果编制盘点报告，上报部门领导，并将盘点报告交财务部门备案。（三）会议组织1.会议计划根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程等信息，并报部门领导审批。对于重要会议，要提前通知参会人员做好准备工作，如准备发言材料、汇报工作进展等。2.会议准备提前布置会议场地，准备会议所需的桌椅、音响设备、投影仪、文具等物品，确保会议设施正常运行。摆放好会议资料，如会议议程、相关文件、汇报材料等，方便参会人员查阅。在会议开始前，检查会议签到表、记录笔、笔记本等准备情况。3.会议记录认真做好会议记录，记录会议的时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等信息。会议记录要准确、完整、清晰，尽量采用原话记录，对于重要观点和决议要重点标注。在会议记录过程中，要注意倾听，及时捕捉关键信息，确保记录的真实性和可靠性。4.会议跟进会议结束后，及时整理会议记录，将会议决议事项进行分类汇总，形成会议纪要。将会议纪要发送给参会人员，并跟进会议决议的执行情况，定期向部门领导汇报。对于会议中提出的问题和需要协调解决的事项，要及时与相关部门或人员沟通协调，推动问题的解决。（四）人员考勤与排班1.考勤管理保卫部内勤负责本部门人员的考勤统计工作，要求员工按时上下班，严格遵守公司的考勤制度。员工应在每天上班后及时签到，下班前进行签退，如有特殊情况需要请假或迟到、早退，要按照公司规定办理相关手续。内勤要认真核对考勤记录，对于缺勤、迟到、早退等情况要及时查明原因，并按照公司规定进行处理。每月初对上一个月的考勤情况进行汇总统计，编制考勤报表，报部门领导审核后交人力资源部门。2.排班管理根据保卫工作的实际需要，制定合理的排班计划，确保保卫工作24小时不间断。在排班过程中，要充分考虑员工的工作负荷、个人意愿等因素，尽量做到公平合理。将排班计划提前通知员工，员工如有特殊情况需要调整班次，要提前向内勤提出申请，经部门领导批准后进行调整。内勤要及时更新排班信息，确保保卫部各岗位人员按时到岗，如有人员变动要及时进行调整。三、工作纪律与行为规范（一）遵守公司规章制度保卫部内勤要严格遵守公司的各项规章制度，自觉维护公司的正常秩序。（二）保守公司机密1.严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密、客户信息等机密内容。2.对于涉及公司机密的文件、资料、会议内容等要妥善保管，不得擅自复制、传播或转借他人。3.在工作中，要注意言行举止，避免因不当言论或行为泄露公司机密。（三）工作态度与责任心1.保持积极主动的工作态度，认真负责地完成各项工作任务，不得敷衍塞责、推诿扯皮。2.对待工作要严谨细致，注重细节，确保工作质量，避免因粗心大意导致工作失误。3.树立服务意识，热情周到地为保卫部各岗位及公司其他部门提供服务，积极协调解决工作中出现的问题。（四）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购、设备维修等工作中，要坚持公平公正的原则，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。3.自觉抵制各种形式的腐败行为，维护公司的良好形象。四、培训与发展（一）培训计划1.根据公司发展战略和保卫部工作需求，制定年度培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间安排等。2.培训内容包括但不限于安全保卫知识、业务技能、法律法规、职业道德等方面。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类培训活动，可以邀请内部专家、外部讲师进行授课，也可以组织内部交流、实地参观等培训形式。2.鼓励保卫部内勤积极参加公司组织的各类培训课程，不断提升自身素质和业务能力。3.在培训过程中，要做好培训记录，包括培训时间、地点、内容、参与人员等信息，以便对培训效果进行评估和总结。（三）培训效果评估1.通过考试、实际操作、撰写培训心得等方式对培训效果进行评估，了解内勤对培训内容的掌握程度和实际应用能力。2.根据培训效果评估结果，总结经验教训，对培训计划和内容进行调整和完善，不断提高培训质量。五、考核与激励（一）考核指标1.工作业绩：包括文件管理的准确性和及时性、办公用品管理的规范性、会议组织的质量、考勤与排班工作的准确性等。2.工作态度：如责任心、积极性、协作性等。3.业务能力：如沟通协调能力、文字处理能力、计算机操作能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由部门领导根据日常工作表现对保卫部内勤进行评价打分。2.不定期考核：根据工作需要，对保卫部内勤的某项工作或某个阶段的工作进行不定期考核，及时发现问题并给予指导。（三）激励措施1.对于考核成绩优秀的保卫