装修公司台账管理制度

装修公司台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司装修项目台账管理，规范台账记录与使用，确保项目信息准确、完整、可追溯，提高公司管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有装修项目台账的建立、维护、使用及监督管理。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应基于实际发生的业务和事件，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖装修项目从承接至竣工验收全过程的各类信息，不得遗漏重要内容。3.及时性原则：相关业务活动发生后，应及时进行台账记录，保证信息的时效性。4.规范性原则：统一台账格式、内容要求和记录方法，确保台账的规范性和一致性。5.保密性原则：涉及项目的敏感信息应严格保密，防止信息泄露。二、台账分类及内容（一）项目基本信息台账1.项目名称：记录装修项目的具体名称。2.项目编号：为每个项目赋予唯一的编号，便于识别和管理。3.项目地点：明确项目所在的具体地理位置。4.项目面积：记录装修项目的建筑面积或套内面积。5.项目类型：如住宅装修、商业装修、办公装修等。6.业主信息：包括业主姓名、联系方式、地址等。7.承接方式：如直接承接、招投标等。8.合同金额：装修项目合同约定的总金额。9.合同签订日期：记录项目合同签订的具体时间。10.预计开工日期：计划开始装修施工的日期。11.预计竣工日期：计划完成装修施工的日期。（二）项目进度台账1.实际开工日期：项目实际开始施工的日期。2.各阶段进度基础工程：记录基础工程开始时间、完成时间。水电工程：记录水电工程开始时间、完成时间。泥瓦工程：记录泥瓦工程开始时间、完成时间。木工工程：记录木工工程开始时间、完成时间。油漆工程：记录油漆工程开始时间、完成时间。安装工程：记录安装工程开始时间、完成时间。收尾工程：记录收尾工程开始时间、完成时间。3.关键节点验收情况：记录各关键节点的验收时间、验收结果。（三）材料设备台账1.材料设备名称：详细列出装修使用的各类材料和设备。2.规格型号：记录材料设备的具体规格和型号。3.单位：如米、平方米、个、套等。4.数量：实际使用的材料设备数量。5.采购日期：记录材料设备的采购时间。6.供应商：提供材料设备的供应商名称。7.采购价格：材料设备的采购单价及总价。8.入库日期：材料设备入库的时间。9.领用记录：记录材料设备的领用时间、领用部门、领用人、领用数量等。（四）人员台账1.项目团队成员：包括项目经理、设计师、施工员、质检员、安全员等。2.姓名：团队成员的姓名。3.岗位：明确成员所在的岗位。4.联系方式：成员的手机号码等联系方式。5.入职时间：加入项目团队的时间。6.职责分工：详细说明每个成员在项目中的主要工作职责。（五）费用台账1.费用类别：如装修工程款、材料采购款、设备租赁费、人工费用、管理费、水电费等。2.发生日期：费用发生的具体时间。3.金额：记录各项费用的具体金额。4.支付情况：包括已支付金额、未支付金额、支付方式（如现金、支票、转账等）、支付日期等。5.发票信息：记录费用对应的发票号码、开票日期、开票金额等。（六）质量安全台账1.质量检查记录检查日期：记录质量检查的时间。检查内容：详细描述检查的项目和内容。发现问题：记录检查过程中发现的质量问题。整改措施：针对发现的问题制定的整改措施。整改责任人：负责整改问题的人员。整改完成时间：问题整改完成的时间。复查结果：对整改情况进行复查的结果。2.安全检查记录检查日期：记录安全检查的时间。检查部位：明确安全检查的具体部位。发现隐患：记录检查中发现的安全隐患。整改要求：对安全隐患提出的整改要求。整改责任人：负责整改安全隐患的人员。整改完成时间：安全隐患整改完成的时间。复查情况：对安全隐患整改情况的复查结果。（七）客户反馈台账1.反馈日期：客户反馈问题的时间。2.客户姓名：反馈问题的客户姓名。3.联系方式：客户的联系电话等。4.反馈内容：客户提出的具体问题和意见。5.处理情况处理部门：负责处理客户反馈的部门。处理措施：针对客户反馈采取的处理方法。处理结果：客户反馈问题的处理结果。处理时间：完成客户反馈处理的时间。三、台账建立与维护（一）台账建立1.项目确定后，由项目经理负责组织相关人员及时建立项目基本信息台账，并确保信息准确无误。2.根据项目进展情况，按照台账分类，由各相关责任人负责及时记录相应内容。如材料设备台账由采购人员和仓库管理人员负责记录，人员台账由人力资源部门或项目负责人负责更新等。3.台账记录应使用统一的格式和规范的文字表述，确保信息清晰、准确、完整。（二）台账维护1.定期对台账进行检查和核对，确保台账记录与实际情况相符。如每月末由项目经理组织对项目进度台账、费用台账等进行核对。2.对于台账中的错误信息或变更信息，应及时进行修正和更新。修正时应注明修正日期和修正原因，并由相关负责人签字确认。3.随着项目的推进，不断补充和完善台账内容，保证台账能够全面反映项目的实际情况。四、台账使用与查询（一）使用目的1.为项目管理提供决策依据，通过分析台账数据，了解项目进展、成本控制、质量安全等情况，及时发现问题并采取措施解决。2.便于公司内部沟通与协作，各部门可通过台账共享项目信息，提高工作效率。3.满足公司对项目的统计分析、审计检查等需求。（二）查询权限1.项目经理可查询项目相关的所有台账信息，以便全面掌握项目情况，进行项目管理和决策。2.项目团队成员根据工作需要，经项目经理授权，可查询与其工作相关的部分台账信息，如施工员可查询材料设备台账、人员台账中与施工相关的部分信息等。3.公司管理人员（如部门经理、总监等）根据工作需要，经相关审批流程，可查询特定项目的台账信息，用于宏观管理和决策支持。4.涉及财务审计、法务等特殊情况，相关部门可按照规定程序查询所需台账信息。（三）查询方式1.公司内部建立电子台账系统，相关人员可通过系统进行在线查询。2.对于未纳入电子台账系统的部分信息或需要纸质资料的情况，可到台账管理部门查阅纸质台账。五、监督与考核（一）监督机制1.设立台账管理监督小组，由公司行政部门、财务部门、质量部门等相关人员组成，定期对台账管理情况进行检查。2.监督小组检查内容包括台账记录的真实性、完整性、及时性、规范性等方面，发现问题及时提出整改意见。（二）考核办法1.将台账管理工作纳入项目团队及相关责任人的绩效考核体系。2.考核指标包括台账记录的准确性、完整性、及时性，台账更新的符合率等。3.根据考核结果，对表现优秀的项目团队和个人给予奖励，对未达标的进行相应处罚，如扣减绩效分数、奖金等。六、保密规定1.涉及项目台账中的商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容，所有接触人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.严禁在非工作场合谈论台账中的敏感信息。3.对于因工作需要查阅台账敏感信息的人员，应严格按