通讯办公设备管理制度

通讯办公设备管理制度总则目的为规范公司通讯办公设备的管理，确保设备的正常使用，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工及公司配备的通讯办公设备，包括但不限于固定电话、移动电话、电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。管理原则1.统一管理原则：公司通讯办公设备由行政部门统一采购、配置、维护和管理。2.合理使用原则：员工应按照公司规定合理使用通讯办公设备，不得擅自更改设备设置或挪作他用。3.安全保密原则：员工在使用通讯办公设备过程中，应严格遵守公司的信息安全保密制度，确保公司信息不被泄露。设备采购与配置采购申请1.各部门根据工作需要，填写《通讯办公设备采购申请表》，详细注明设备名称、型号、数量、用途等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对采购申请进行审核，根据公司预算和实际需求，提出采购意见，报公司领导审批。采购流程1.经公司领导审批同意后，行政部门负责按照公司采购流程进行设备采购。2.采购人员应选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保所采购设备的质量和性能符合公司要求。3.采购设备到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收，检查设备的规格、型号、数量、外观等是否与采购合同一致，同时对设备进行调试，确保设备正常运行。设备配置1.行政部门根据员工的工作岗位和职责，合理配置通讯办公设备。2.新员工入职时，行政部门按照公司规定为其配备相应的通讯办公设备，并办理领用手续。3.员工岗位变动时，行政部门根据新岗位的需求，及时调整其通讯办公设备。设备使用与维护使用规定1.员工应爱护通讯办公设备，保持设备清洁、整齐，不得随意拆卸、损坏设备。2.严格按照设备操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。3.设备出现故障时，应及时向行政部门报告，不得自行维修或请非专业人员维修。4.禁止在公司通讯办公设备上安装与工作无关的软件或游戏，不得利用公司设备从事违法违规活动。5.员工离职时，应将所领用的通讯办公设备完好无损地归还行政部门，并办理相关交接手续。维护保养1.行政部门定期对通讯办公设备进行维护保养，确保设备的正常运行。2.建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录、更换部件等信息。3.根据设备的使用情况和维护保养计划，及时对设备进行维修、保养和更换部件。4.对于一些常用的通讯办公设备，行政部门应储备一定数量的备用部件，以便及时更换，减少设备故障对工作的影响。设备报废与更新报废条件1.设备已超过规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。2.设备因技术更新或业务调整，已不再适用公司工作需要。3.设备因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复。报废流程1.使用部门填写《通讯办公设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、资产编号、购置时间等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对报废申请进行审核，组织相关人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。3.经审核通过的报废申请，报公司领导审批。4.公司领导审批同意后，行政部门负责按照公司资产处置规定进行设备报废处理，并做好相关记录。设备更新1.行政部门根据公司业务发展和设备使用情况，定期对通讯办公设备进行评估，提出设备更新计划。2.设备更新计划经公司领导审批同意后，行政部门负责按照采购流程进行设备采购和配置。3.在设备更新过程中，应合理利用原有设备，避免资源浪费。费用管理采购费用1.通讯办公设备的采购费用由公司统一支付，行政部门应严格按照公司财务制度进行报销。2.采购人员应在采购合同签订后，及时将发票、采购清单等相关资料提交至财务部门进行报销。使用费用1.公司为员工配备的通讯办公设备，其使用费用（如电话费、网络费等）按照公司规定标准执行。2.员工因工作需要使用个人移动电话、电脑等设备产生的费用，按照公司相关补贴标准进行报销。3.员工应按照公司规定的报销流程和要求，及时提交费用报销申请，并提供相关发票和证明材料。维修费用1.通讯办公设备的维修费用由行政部门统一管理，按照维修实际发生金额进行报销。2.行政部门应建立维修费用台账，记录设备维修情况和费用支出明细。3.对于维修费用较高的设备，行政部门应进行专项审核，并报公司领导审批。信息安全管理网络安全1.公司建立网络安全管理制度，加强对公司网络的安全防护，防止网络攻击和信息泄露。2.员工应严格遵守公司网络安全规定，不得擅自连接公司以外的网络，不得在公司网络上进行非法活动。3.定期对公司网络设备进行检查和维护，及时更新网络安全防护软件和补丁，确保网络安全。数据安全1.员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。2.重要数据应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的地方。3.禁止在未经授权的情况下，将公司数据复制、存储到外部存储设备或传输给他人。4.员工离职时，应将所使用的公司数据全部删除或移交公司指定人员。设备安全1.员工应妥善保管通讯办公设备，避免设备丢失、被盗或损坏。2.对于移动设备（如笔记本电脑、移动电话等），应设置开机密码和屏幕保护密码，并安装必要的安全防护软件。3.禁止在设备上存储敏感信息或重要文件，如需存储，应进行加密处理。监督与考核监督检查1.行政部门定期对公司通讯办公设备的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反本制度规定的行为，行政部门有权责令其停止违规行为，并视情节轻重给予相应的处罚。考核评价1.将员工对通讯办公设备的使用和维护情况纳入绩效考核体系，作为员工绩效评价的重要依据。2.对于在通讯办公设备管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给