行政后勤管理制度文档

行政后勤管理制度文档一、总则（一）目的为规范公司行政后勤管理工作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司行政后勤相关事务。（三）基本原则1.服务至上原则：行政后勤工作以服务公司员工、保障公司运营为宗旨，提供优质、高效的服务。2.规范管理原则：各项工作流程和操作规范明确，严格按照制度执行，确保管理的标准化和规范化。3.勤俭节约原则：合理利用公司资源，节约成本，杜绝浪费。4.安全第一原则：确保公司办公区域、设施设备及人员的安全，预防各类安全事故的发生。二、办公环境管理（一）办公区域布局1.根据公司组织架构和业务需求，合理规划办公区域，明确各部门的办公位置。2.办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合消防安全要求。（二）办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、文件柜等办公设备，确保正常办公需求。2.定期对办公设施进行检查、维护和更新，保证设施设备的正常运行。（三）环境卫生管理1.实行每日清扫制度，员工负责各自办公区域的卫生清理，保持桌面整洁、文件摆放整齐。2.每周组织一次全面的卫生大扫除，包括地面清洁、门窗擦拭、公共区域消毒等。3.公司设置专门的垃圾存放点，定期清理垃圾，保持环境整洁。（四）绿化管理1.在办公区域适当摆放绿色植物，美化办公环境。2.安排专人负责植物的浇水、施肥、修剪等养护工作。三、办公用品管理（一）办公用品采购1.各部门根据实际工作需要，每月初提交办公用品采购申请，经部门负责人审核后报行政后勤部门。2.行政后勤部门汇总采购申请，结合库存情况，制定采购计划，报公司领导审批后进行采购。3.优先选择质量可靠、价格合理的办公用品供应商，建立供应商档案，定期评估供应商的供货质量和服务水平。（二）办公用品发放1.行政后勤部门设立办公用品仓库，对采购的办公用品进行分类存放、登记造册。2.员工凭已审批的办公用品领用申请表到仓库领取所需物品，仓库管理人员按照申请表发放，并做好发放记录。3.对于限量领用的办公用品，如墨盒、硒鼓等，严格按照规定的用量发放，超量领用需说明原因并经部门负责人批准。（三）办公用品使用与节约1.员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。2.提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用，能够通过电子文档传递的文件不再打印。3.双面使用打印纸，打印、复印时设置合适的格式和字体，避免不必要的浪费。（四）办公用品盘点1.每月末对办公用品进行盘点，核对实际库存数量与账目记录是否一致。2.盘点结果形成报告，如发现账实不符，及时查明原因并进行处理。3.根据盘点情况，调整库存记录，合理控制办公用品库存水平。四、会议管理（一）会议分类1.公司级会议：包括公司年度会议、季度会议、月度会议等，由公司领导主持，各部门负责人参加。2.部门会议：由各部门自行组织召开，传达部门工作安排、讨论工作进展等。3.专题会议：针对特定的业务问题或项目召开的会议，相关人员参加。（二）会议组织1.会议组织部门提前确定会议主题、时间、地点、参会人员，并通知相关人员。2.准备会议所需的资料、设备，如投影仪、音响、会议资料等，确保会议正常进行。3.对于重要会议，安排专人负责会议记录，记录会议内容、决议、任务分工等。（三）会议纪律1.参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退。2.会议期间将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离场，如有特殊情况需向主持人请假。3.认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、玩手机或做与会议无关的事情。（四）会议决议执行与跟踪1.会议结束后，会议组织部门及时整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。2.明确会议决议的责任部门和责任人，规定完成时间节点。3.定期跟踪会议决议的执行情况，对未按时完成的任务进行督促和协调，确保决议得到有效执行。五、车辆管理（一）车辆配置1.根据公司业务需求，配置适量的公务车辆，包括轿车、商务车等。2.建立车辆档案，记录车辆型号、购置时间、行驶里程、维修保养情况等信息。（二）车辆调度1.行政后勤部门负责车辆的调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。2.员工因公务需要用车，需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等，经部门负责人审批后交行政后勤部门安排车辆。3.对于紧急用车需求，行政后勤部门应尽量协调安排，确保工作顺利进行。（三）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，确保行车安全。2.车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆清洗干净，停放在指定的停车位，并做好车辆的检查和保养工作。3.非工作时间车辆如需使用，需经公司领导批准，并按规定办理相关手续。（四）车辆维修与保养1.驾驶员定期对车辆进行检查，发现问题及时报告行政后勤部门。2.行政后勤部门根据车辆的实际情况，制定车辆维修保养计划，安排车辆到指定的维修厂进行维修和保养。3.维修保养费用由行政后勤部门审核后报公司领导审批，凭发票报销。（五）车辆费用管理1.车辆的燃油费、过路费、停车费等费用由驾驶员凭有效票据报销。2.严格控制车辆费用支出，定期对车辆费用进行统计分析，如有异常情况及时查明原因并采取措施。六、食堂管理（一）食堂设施与环境1.配备必要的厨房设备、餐具、桌椅等设施，确保食堂正常运营。2.保持食堂环境整洁卫生，定期进行消毒，防止食品安全事故发生。（二）食品采购与储存1.选择正规的食品供应商，确保食品的质量安全。2.食品采购应严格按照采购标准进行，索证索票，建立食品采购台账。3.食品储存应分类存放，保持通风良好，防止食品变质。（三）餐饮服务1.制定合理的菜单，提供营养均衡、口味多样的饭菜。2.食堂工作人员应持健康证上岗，遵守食品卫生操作规范，确保饭菜质量。3.合理安排就餐时间，满足员工的就餐需求。（四）食堂费用管理1.食堂费用实行独立核算，包括食材采购、人员工资、水电费等。2.定期公布食堂费用收支情况，接受员工监督。3.根据实际情况，合理控制食堂费用，提高资金使用效益。七、宿舍管理（如有员工宿舍）（一）宿舍分配与入住1.根据员工的工作地点和实际需求，合理分配宿舍房间。2.新员工入住宿舍时，需到行政后勤部门办理入住手续，领取宿舍钥匙及相关物品。（二）宿舍设施管理1.为宿舍配备必要的生活设施，如床、桌椅、衣柜等。2.定期对宿舍设施进行检查和维护，确保设施设备的正常使用。（三）宿舍卫生与安全1.员工应保持宿舍卫生整洁，定期打扫，共同维护宿舍环境。2.遵守宿舍安全规定，不得在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等，防止发生安全事故。3.宿舍管理人员定期对宿舍进行安全检查，发现问题及时督促整改。（四）宿舍纪律1.遵守宿舍作息时间，不得影响他人休息。2.爱护宿舍公共设施，如有损坏应照价赔偿。3.不得在宿舍内从事违法违规活动。（五）宿舍退住员工离职或因其他原因不再需要使用宿舍时，应到行政后勤部门办理退住手续，交回宿舍钥匙及相关物品，经检查宿舍设施无损坏后，退还押金。八、安全保卫管理（一）安全保卫制度1.建立健全安全保卫制度，明确安全保卫职责和工作流程。2.加强对公司办公区域、仓库、机房等重点部位的安全保卫工作。（二）人员出入管理1.在公司入口设置门禁系统，员工凭工作证或门禁卡出入公司。2.外来人员进入公司需登记，经被访人同意并核实身份后，方可进入。（三）巡逻检查1.安排专人负责公司的巡逻检查工作，定时对办公区域、周边环境进行巡查。2.巡逻人员应认真填写巡逻记录，发现异常情况及时报告并处理。（四）消防安全管理1.配备必要的消防器材，定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。3.保持消防通道畅通，严禁在消防通道内堆放杂物。（五）突发事件应急处理1.制定突发事件应急预案，包括火灾、盗窃、地震等事件的应急处置措施。2.发生突发事件时，应立即启动应急预案，迅速组织人员进行救援和处理，及时向上级报告。九、档案管理（一）档案分类与归档1.公司档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.各部门负责本部门文件资料的收集、整理和归档工作，定期移交行政后勤部门统一保管。3.行政后勤部门按照档案管理规定，对各类档案进行分类整理、编号、装订，并建立档案目录。（二）档案借阅与查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，需填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后到行政后勤部门办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，不得转借他人，不得擅自涂改、复印档案内容。3.查阅档案应在行政后勤部门指定的地点进行，查阅完毕后及时归还。（三）档案保管与保密1.行政后勤部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密制度进行管理，限制查阅范围，防止泄密事件发生。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整性和准确性。（四）档案销毁1.对于已过保管期限