企业备用金管理制度

企业备用金管理制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，确保备用金的安全与合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及备用金使用的部门和个人。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金支付需求，而预先拨付给相关部门或个人使用的款项。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生临时性、小额费用支出，且使用银行转账结算等方式不太方便的情况。2.相关业务具有连续性，需要备用金支持以保证工作的顺利开展。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性、合理性进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、资金来源等进行审核，并根据公司资金状况决定是否批准。4.财务部门审核通过后，报公司总经理审批。总经理根据公司整体运营情况和资金安排，对备用金申请进行最终审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[x]元以下的，由部门负责人和财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[x]元至[x]元之间的，由部门负责人、财务部门负责人和分管副总经理审批。3.备用金申请金额在[x]元以上的，由部门负责人、财务部门负责人、分管副总经理和总经理审批。三、备用金的领用与归还（一）领用1.经审批通过的备用金申请人，凭审批后的《备用金申请表》到财务部门办理领用手续。2.财务部门根据审批金额，以现金或支票等形式向申请人支付备用金，并要求申请人在《备用金领用登记表》上签字确认。（二）归还1.备用金使用完毕后，申请人应及时到财务部门办理归还手续。归还时间不得超过预计使用期限。2.申请人归还备用金时，应填写《备用金报销单》，并附上相关的发票、收据等原始凭证。原始凭证应真实、合法、有效，且与备用金用途相符。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后办理报销手续，并收回剩余备用金。如备用金有结余，申请人应如数交回；如备用金不足，申请人应补足差额。四、备用金的使用范围（一）主要用途1.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司因业务需要发生的招待客户的费用，如餐饮、礼品等。3.零星办公用品采购：购买日常办公所需的文具、纸张、墨盒等小额物品。4.小额设备维修：对公司办公设备、生产设备等进行小额维修的费用。5.其他临时性小额费用支出：符合公司规定的其他临时性小额资金支付需求。（二）限制规定1.备用金不得用于个人借款、投资、炒股等非公司业务相关的支出。2.严禁利用备用金进行套现、洗钱等违法违规行为。3.对于超过备用金使用范围的支出，应按照公司正常的财务报销流程办理。五、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金的核算与管理，建立备用金台账，详细记录备用金的领用、使用、归还等情况。2.定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金使用的合理性和合规性。3.对备用金逾期未归还的情况进行跟踪和催办，及时向相关部门和领导汇报。（二）使用部门职责1.负责本部门备用金的日常管理和使用，指定专人负责备用金的保管和使用，并对备用金的安全负责。2.督促备用金使用人员及时办理报销和归还手续，确保备用金的正常周转。3.配合财务部门对备用金的检查和监督工作，提供相关资料和信息。（三）内部审计监督公司内部审计部门定期对备用金的管理和使用情况进行审计，检查备用金的申请、审批、领用、使用、归还等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。六、备用金的清查盘点（一）清查频率1.财务部门每月末对备用金进行一次清查盘点，确保账实相符。2.每年年末，对备用金进行全面清查盘点，编制备用金清查报告。（二）清查方法1.实地盘点备用金现金，核对备用金台账余额与实际现金金额是否一致。2.检查备用金报销凭证的真实性、完整性和合规性，核实备用金的使用情况。3.对备用金使用人员进行询问，了解备用金的使用和管理情况。（三）清查结果处理1.如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并编制《备用金盘盈（亏）报告表》。2.对于盘盈的备用金，应及时查明原因并进行相应的账务处理；对于盘亏的备用金，应根据具体情况追究相关人员的责任，并要求责任人及时补足差额。3.对备用金清查中发现的问题，应及时进行整改，完善备用金管理制度，防止类似问题再次发生。七、备用金的处罚规定（一）违规行为1.未按规定用途使用备用金。2.备用金逾期未归还，且无正当理由。3.虚报备用金使用情况，骗取备用金。4.利用备用金进行违法违规活动。（二）处罚措施1.对于首次发生违规行为且情节较轻的，给予警告处分，并要求及时纠正违规行为。2.对于多次发生违规行为或情节严重的，除追回违规使用的备用金外，还将视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣发奖金、罚款等，并可给予降职、撤职等行政处分。3.对于因违规行为给公司造成经济损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法处理