落实会场住宿管理制度

落实会场住宿管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会场及住宿管理，确保会议的顺利进行以及参会人员的舒适体验，提高资源利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类会议、培训、活动等在公司指定会场及住宿场所的相关管理。（三）基本原则1.保障会议及活动的正常开展，提供优质的服务与支持。2.合理安排资源，避免浪费，提高资源利用效益。3.确保参会人员的安全、舒适与便利。4.遵循公平、公正、公开的原则进行管理。二、会场管理（一）会场预订1.各部门如需使用会场，应提前[x]个工作日填写《会场预订申请表》，详细说明会议主题、时间、预计参会人数等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门根据会场使用情况进行统筹安排，并在[x]个工作日内给予答复。3.对于重要且紧急的会议，行政部门应优先协调安排。（二）会场布置1.根据会议需求，行政部门负责安排专业人员进行会场布置。布置内容包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪设置、横幅悬挂、资料摆放等。2.会场布置应符合会议主题和风格，营造良好的会议氛围。对于特殊要求的会议，应提前与相关部门沟通，确保布置满足需求。3.在会议前[x]小时完成会场布置，并进行全面检查，确保设备正常运行、资料齐全等。（三）会场使用1.参会人员应提前到达会场，按照指定座位就座，不得随意更换座位或占用他人座位。2.保持会场安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会场内大声喧哗、接听电话或随意走动。3.爱护会场设施设备，不得随意损坏或拆卸。如需使用特殊设备，应提前向行政部门申请，并在专业人员指导下操作。4.会议期间产生的垃圾应放入指定垃圾桶内，保持会场整洁。（四）会场清理1.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得遗留在会场。2.行政部门负责组织人员对会场进行清理，包括清理垃圾、整理桌椅、关闭设备电源等。3.检查会场设施设备是否完好，如有损坏应及时记录并通知相关部门维修。三、住宿管理（一）住宿预订1.因会议或活动需要安排住宿的人员，由行政部门统一进行预订。预订前，应收集参会人员的住宿需求，如房间类型、入住时间、退房时间等。2.根据需求，行政部门选择合适的住宿场所，并与其签订合作协议。在预订房间时，应明确房间数量、价格、支付方式等条款。3.提前[x]个工作日将预订信息告知参会人员，并提醒其按照要求办理入住手续。（二）入住办理1.参会人员到达住宿场所后，应在前台出示有效身份证件，按照预订信息办理入住手续。2.住宿场所应提供必要的入住指引和服务，如发放房卡、介绍房间设施、告知注意事项等。3.对于需要特殊照顾的人员，如残疾人、老年人等，住宿场所应提供相应的便利和帮助。（三）住宿期间管理1.住宿人员应遵守住宿场所的各项规章制度，爱护房间设施设备，保持房间整洁卫生。2.如需额外的物品或服务，应通过住宿场所的正规渠道申请，不得私自取用或损坏公共财物。3.住宿场所应加强安全管理，设置门禁系统、监控设备等，确保住宿人员的人身和财产安全。4.行政部门应定期对住宿人员进行走访，了解其住宿体验和需求，及时解决存在的问题。（四）退房办理1.住宿人员应在规定的退房时间前办理退房手续，结清相关费用。2.退房时，应将房间内的物品整理好，保持房间原状。如有物品损坏或丢失，应按照住宿场所的规定进行赔偿。3.住宿场所应在退房后及时对房间进行清理和检查，如发现问题应及时与住宿人员沟通解决。四、费用管理（一）费用标准1.会场租赁费用根据会场规模、使用时间等因素制定不同的收费标准，具体标准见《会场租赁费用标准表》。2.住宿费用按照与住宿场所签订的合作协议执行，根据房间类型和住宿天数计算费用。3.其他相关费用，如设备租赁费用、餐饮费用等，根据实际发生情况按照市场价格或公司相关规定进行结算。（二）费用报销1.各部门在会议或活动结束后，应及时整理相关费用凭证，并填写《费用报销申请表》。申请表应详细说明费用项目、金额、用途等信息。2.费用凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、合同等。如有不符合规定的凭证，财务部门有权拒绝报销。3.《费用报销申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门按照公司财务制度进行审核报销，报销款项将在规定时间内支付至相关部门或个人。（三）费用控制1.行政部门应严格按照预算控制会场及住宿费用，避免超支。在预订会场和住宿时，应优先选择性价比高的场所。2.对于费用较高的会议或活动，应提前进行成本核算，并报公司领导审批。3.财务部门应定期对会场及住宿费用进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。五、安全管理（一）安全责任1.行政部门作为会场及住宿管理的责任部门，应制定安全管理制度，明确各岗位的安全职责。2.住宿场所应建立健全安全管理制度，配备必要的安全设施设备，如灭火器、应急照明等，并定期进行检查维护。3.参会人员应遵守安全规定，提高安全意识，积极配合安全管理工作。（二）安全检查1.行政部门应定期对会场及住宿场所进行安全检查，检查内容包括设施设备安全、消防安全、食品安全等。2.住宿场所应每天进行安全自查，及时发现并消除安全隐患。对于检查中发现的问题，应立即采取措施进行整改。3.在会议或活动举办前，应对会场及住宿场所进行全面的安全检查，确保安全无事故。（三）应急处理1.制定应急预案，明确在火灾、地震、突发疾病等紧急情况下的应对措施和责任分工。2.定期组织应急演练，提高相关人员的应急处置能力。3.发生紧急情况时，应立即启动应急预案，迅速组织人员疏散和救援，确保参会人员的生命安全。同时，及时向上级领导报告情况，并配合相关部门进行调查处理。六、服务监督与投诉处理（一）服务监督1.行政部门应建立服务监督机制，定期收集参会人员和住宿人员的意见和建议，对会场及住宿服务质量进行评估。2.可以通过问卷调查、现场访谈等方式进行服务监督，了解服务过程中存在的问题，并及时反馈给相关部门进行改进。3.对于服务质量不达标的情况，应责令相关部门限期整改，并跟踪整改效果。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，如投诉电话、邮箱等，方便参会人员和住宿人员反映问题。2.接到投诉后，应及时进行调查核实，并在[x]个工作日