星外租设备管理制度

星外租设备管理制度一、总则（一）目的为加强公司零星外租设备的管理，规范设备租赁行为，提高设备使用效率，降低租赁成本，确保设备安全、正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及零星外租设备的部门和个人。零星外租设备是指公司因生产、经营、项目等临时性需求，向外租赁的各类设备，包括但不限于施工设备、运输设备、办公设备等。（三）管理原则1.按需租赁原则：根据工作实际需要，合理安排设备租赁，避免盲目租赁造成资源浪费。2.成本效益原则：在满足工作需求的前提下，充分考虑租赁成本，选择性价比高的设备和租赁供应商。3.规范管理原则：建立健全设备租赁管理制度和流程，明确各部门职责，加强租赁过程的监督和控制。4.安全第一原则：确保租赁设备的安全性能，加强设备使用过程中的安全管理，保障人员和财产安全。二、租赁申请与审批（一）申请流程1.使用部门提出申请：使用部门根据工作需要，填写《零星外租设备申请表》，详细注明设备名称、规格型号、租赁期限、使用地点、租赁原因等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请内容进行审核，确认申请的必要性和合理性，签署审核意见后提交至设备管理部门。3.设备管理部门复核：设备管理部门对申请设备的库存情况进行核实，判断是否可以通过内部调配解决。如无法内部调配，则对申请进行进一步复核，包括设备需求的合理性、租赁期限的准确性等，签署复核意见后提交至分管领导审批。4.分管领导审批：分管领导根据申请情况进行审批，对于金额较大或重要的租赁申请，可能需要提交至总经理审批。审批通过后，申请表返回设备管理部门。（二）审批要点1.必要性审查：重点审查申请租赁设备是否是完成工作任务必不可少的，是否存在其他替代方案可以满足工作需求。2.合理性审查：审核租赁期限是否合理，是否与工作任务的预计时间相匹配；使用地点是否准确，是否符合设备的使用要求；租赁原因是否清晰明确，是否符合公司的业务发展需要。3.成本效益审查：综合考虑租赁费用、设备使用频率、设备购置成本等因素，评估租赁方案的成本效益，确保租赁决策符合公司利益。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.建立供应商名录：设备管理部门通过多种渠道收集设备租赁供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立《零星外租设备供应商名录》。2.供应商评估：对列入名录的供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、设备质量、价格水平、售后服务等方面。可以通过实地考察、查阅供应商过往业绩、向其他合作企业了解等方式进行评估。3.供应商选择：根据评估结果，选择若干家优质供应商作为公司零星外租设备的合作对象。优先选择信誉良好、资质齐全、设备先进、价格合理、售后服务完善的供应商。（二）合作协议签订1.签订合同：设备管理部门与选定的供应商签订《零星外租设备租赁合同》，明确双方的权利和义务。合同内容应包括设备名称、规格型号、租赁期限、租金及支付方式、设备交付与归还时间及地点、设备维修保养责任、违约责任等条款。2.合同审核：合同签订前，应提交至公司法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。审核通过后，由双方签字盖章生效。（三）供应商管理1.定期评估：设备管理部门定期对供应商的合作情况进行评估，评估周期一般为每季度一次。评估内容包括设备交付及时性、设备质量状况、售后服务质量、租金支付情况等方面。2.动态调整：根据评估结果，对供应商进行动态调整。对于表现优秀的供应商，可以增加合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时沟通并要求其改进，如多次整改仍不符合要求，可考虑终止合作。3.信息更新：及时更新供应商名录和相关信息，确保公司能够掌握最新的供应商情况，为设备租赁工作提供准确的参考依据。四、设备租赁与交付（一）租赁安排1.下达租赁任务：设备管理部门根据审批通过的《零星外租设备申请表》，向选定的供应商下达租赁任务，明确设备租赁的具体要求和时间节点。2.供应商确认：供应商收到租赁任务后，应及时确认是否能够按照要求提供设备，并反馈预计交付时间和相关注意事项。3.协调沟通：设备管理部门与供应商保持密切沟通，协调解决租赁过程中出现的问题，确保租赁工作顺利进行。如因特殊原因需要变更租赁设备的规格型号、租赁期限等，应按照规定的审批流程进行变更申请和审批。（二）设备交付1.交付前检查：在设备交付前，供应商应对设备进行全面检查和调试，确保设备性能良好、运行正常。设备管理部门应安排专人参与交付前检查，对设备的外观、数量、配件等进行核对，并做好记录。2.交付手续办理：设备交付时，双方应办理交接手续，填写《零星外租设备交付清单》，明确设备的名称、规格型号、数量、交付时间、交付地点等信息，并由双方签字确认。交付清单应一式两份，双方各执一份。3.运输与安装：根据设备的特点和使用要求，协商确定设备的运输方式和安装要求。对于需要运输和安装的设备，供应商应负责安排专业人员进行操作，确保设备安全运输和正确安装。设备管理部门应协助供应商做好运输和安装过程中的协调工作。五、设备使用与维护（一）使用培训1.供应商培训：设备交付后，供应商应根据设备的操作要求，为公司使用人员提供现场培训，确保使用人员熟悉设备的性能、操作方法、安全注意事项等。培训内容应形成书面记录，并由使用人员签字确认。2.内部培训：设备管理部门可根据实际情况，组织内部培训，对使用人员进行进一步的强化培训，提高使用人员的操作技能和安全意识。培训记录应妥善保存，作为员工培训档案的一部分。（二）使用规范1.制定操作规程：设备管理部门应根据设备的特点和使用要求，制定《零星外租设备操作规程》，明确设备的操作步骤、操作要点、安全注意事项等内容。使用人员必须严格按照操作规程进行操作，严禁违规操作。2.使用登记：使用部门应建立《零星外租设备使用登记表》，详细记录设备的使用时间、使用地点、使用人员、设备运行情况等信息。使用登记应做到及时、准确、完整，以便于对设备的使用情况进行跟踪和管理。3.安全管理：使用人员在使用设备过程中，应严格遵守安全操作规程，正确佩戴和使用个人防护用品，确保自身安全。如发现设备存在安全隐患或故障，应立即停止使用，并及时报告设备管理部门进行处理。（三）维护保养1.维护保养责任：根据租赁合同约定，明确设备维护保养的责任主体。一般情况下，供应商负责设备的日常维护保养工作，公司使用人员应配合供应商做好设备的维护保养工作，并及时反馈设备运行过程中出现的问题。2.定期维护保养：供应商应按照设备的维护保养要求，定期对设备进行维护保养，确保设备性能良好、运行正常。维护保养记录应详细记录维护保养的时间、内容、更换的零部件等信息，并由维护保养人员签字确认。3.故障维修：设备出现故障时，使用人员应及时报告设备管理部门，设备管理部门应协调供应商尽快安排维修人员进行维修。维修人员应在规定时间内到达现场进行维修，确保设备尽快恢复正常使用。维修完成后，应填写《零星外租设备维修记录》，记录故障原因、维修措施、维修时间等信息。六、设备归还与结算（一）归还申请1.提前通知：在设备租赁期限届满前，使用部门应提前[X]个工作日向设备管理部门提交《零星外租设备归还申请表》，通知设备管理部门做好设备归还的准备工作。2.检查清理：使用部门在设备归还前，应对设备进行全面检查和清理，确保设备外观整洁、性能良好、配件齐全。如发现设备有损坏或丢失情况，应及时报告设备管理部门，并按照租赁合同约定进行处理。（二）归还验收1.组织验收：设备管理部门接到归还申请后，应组织相关人员对归还设备进行验收。验收人员应包括设备管理部门人员、使用部门人员、供应商代表等。2.验收内容：验收内容包括设备的外观、数量、配件、性能等方面。验收人员应按照《零星外租设备交付清单》进行核对，确保归还设备与交付时一致。如发现设备存在问题，应及时与供应商沟通协商解决。3.验收记录：验收合格后，双方应填写《零星外租设备归还验收单》，明确设备的归还情况，并由双方签字确认。归还验收单应一式两份，双方各执一份。（三）租金结算1.结算依据：租金结算以租赁合同约定的租金标准和实际租赁期限为依据。设备管理部门应根据《零星外租设备归还验收单》和租赁合同，及时与供应商进行租金结算。2.结算流程：设备管理部门填写《零星外租设备租金结算表》，详细列出租赁设备的名称、规格型号、租赁期限、租金金额等信息，提交至财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的支付方式进行租金支付。3.发票管理：供应商应在租金结算后，按照公司要求及时开具合法有效的发票。设备管理部门应妥善保管发票，并将发票与租金结算表等相关资料一并归档。七、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：设备管理部门定期对零星外租设备的租赁、使用、维护、归还等情况进行检查，检查内容包括设备租赁合同执行情况、设备使用登记情况、设备维护保养记录、设备归还验收情况等。2.专项检查：针对重点项目或重要设备的租赁使用情况，开展专项检查，深入了解设备的运行状况和管理情况，及时发现和解决存在的问题。3.问题整改：对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受审计：公司审计部门定期对零星外租设备管理情况进行审计，审查租赁业务的合规性、租赁合同的执行情况、租金支