食品采购凭证管理制度

食品采购凭证管理制度一、总则1.目的为加强公司食品采购管理，规范采购凭证的开具、收集、整理、保存等工作，确保采购活动的合法性、真实性、完整性，保障公司食品安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有食品采购活动，包括但不限于原材料采购、成品采购、食品添加剂采购等。3.职责分工采购部门：负责食品采购订单的下达，确保供应商提供合法、有效的采购凭证，并对采购凭证的真实性、完整性进行初步审核。财务部门：负责审核采购凭证的合规性，依据审核无误的凭证进行账务处理，并对采购凭证进行归档保存。质量控制部门：负责审查采购凭证中与食品质量相关的信息，如生产日期、保质期、检验报告等，确保采购食品符合质量要求。仓库管理部门：负责核对采购凭证与实际到货食品的数量、规格、品种等是否一致，并对验收合格的食品办理入库手续。二、采购凭证的种类及要求（一）发票1.基本要求供应商开具的发票应真实、合法、有效，内容完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰可辨。2.特殊情况处理如果供应商为小规模纳税人，开具的增值税普通发票应符合上述基本要求；若开具增值税专用发票，需提供税务机关代开的发票，并确保发票内容准确无误。对于农产品采购，可取得农产品销售发票或收购发票，发票上应注明农产品的名称、数量、单价、金额等信息。（二）送货单1.基本内容送货单应包含供应商名称、送货日期、采购订单号、食品名称、规格型号、数量、单位、送货地址、收货单位等信息，并由送货人签字确认。2.与发票的关联送货单应与发票相互印证，确保所记录的食品信息与发票一致。送货单上的食品数量、规格等应与发票明细相符，如有差异，应及时与供应商沟通核实。（三）验收单1.验收内容验收单应详细记录食品的验收情况，包括食品名称、规格型号、数量、生产日期、保质期、外观质量、感官指标、检验报告编号等。验收人员应根据食品质量标准对食品进行检验，并在验收单上签字确认验收结果。2.验收结果处理如验收合格，验收单应作为食品入库的依据；如验收不合格，应注明不合格原因，并及时与供应商协商处理，如退货、换货等。验收单应与采购凭证一同保存，以备追溯。（四）其他凭证根据食品采购的具体情况，可能还需要提供其他相关凭证，如供应商的营业执照副本复印件、食品生产许可证副本复印件、食品经营许可证副本复印件、产品合格证明文件、进口食品的报关单及检验检疫证明等。这些凭证应清晰、有效，并与采购食品相关联。三、采购凭证的开具与取得（一）采购订单1.订单内容采购订单应明确食品的名称、规格型号、数量、单价、交货日期、交货地点、质量要求等详细信息，并由采购部门与供应商双方签字或盖章确认。2.订单下达采购部门应根据公司生产经营需求，及时下达采购订单。采购订单应编号管理，确保订单的唯一性和可追溯性。在订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（二）发票开具1.供应商责任供应商应按照国家税收法律法规的规定，在销售食品时及时、准确地开具发票。发票开具时间应与食品交付时间一致，不得提前或滞后开具。2.发票传递供应商应在食品交付时，将发票随货一同交付给公司采购人员。采购人员应及时将发票传递给财务部门进行审核。如因特殊原因无法及时取得发票，采购人员应与供应商协商确定发票开具时间，并跟踪发票取得情况。（三）送货单提供1.供应商义务供应商应在送货时提供送货单，送货单应真实反映所送食品的详细信息。送货单应一式多联，其中一联交公司采购部门，一联交仓库管理部门，一联由供应商留存。2.送货单签收仓库管理部门在收到货物时，应根据送货单核对食品的数量、规格、品种等信息，并在送货单上签字确认。如有差异，应及时通知采购部门与供应商沟通解决。（四）验收单填写1.验收流程食品到货后，仓库管理部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门应按照食品质量标准对食品进行检验，并填写验收单。验收合格的食品，仓库管理部门办理入库手续；验收不合格的食品，按照相关规定处理。2.验收记录保存验收单应妥善保存，作为食品质量追溯的重要依据。验收记录应包括验收日期、验收人员、食品名称、规格型号、数量、生产日期、保质期、外观质量、感官指标、检验报告编号、验收结果等信息。（五）其他凭证获取1.供应商资质证明采购部门应要求供应商提供营业执照副本复印件、食品生产许可证副本复印件、食品经营许可证副本复印件等相关资质证明文件，并确保文件在有效期内。对于首次合作的供应商，应重点审核其资质证明文件的真实性和有效性。2.产品合格证明文件供应商应提供所供食品的产品合格证明文件，如质量检验报告、产品合格证等。质量控制部门应审查产品合格证明文件的内容，确保其与采购食品的质量要求相符。对于进口食品，应要求供应商提供报关单及检验检疫证明等文件。四、采购凭证的审核（一）采购部门审核1.初步审核内容采购部门收到采购凭证后，应首先对凭证的完整性、真实性进行初步审核。审核内容包括发票的票面信息是否完整、印章是否清晰；送货单与采购订单的一致性；验收单的验收结果是否明确等。2.异常情况处理如发现采购凭证存在异常情况，如信息不完整、与采购订单不符等，采购部门应及时与供应商沟通核实，并要求供应商补充或更正相关凭证。如供应商无法提供合理的解释或解决方案，采购部门应暂停与该供应商的合作，并向上级领导汇报。（二）财务部门审核1.合规性审核要点财务部门应依据国家税收法律法规及公司财务制度，对采购凭证的合规性进行审核。审核要点包括发票的税率是否正确、发票的开具是否符合规定、凭证的金额与采购合同是否一致等。2.账务处理依据经财务部门审核无误的采购凭证，作为公司账务处理的依据。财务人员应按照规定的会计科目和记账方法进行账务处理，确保财务数据的准确性和合规性。对于不符合规定的采购凭证，财务部门应拒绝入账，并及时通知采购部门进行处理。（三）质量控制部门审核1.食品质量相关审核质量控制部门应重点审核采购凭证中与食品质量相关的信息，如生产日期、保质期、检验报告等。确保采购食品符合公司的质量要求和食品安全标准。2.质量问题追溯如发现采购食品存在质量问题，质量控制部门应依据采购凭证进行追溯，查找问题源头，确定责任主体，并采取相应的措施进行处理，如退货、换货、索赔等。五、采购凭证的整理与保存（一）整理要求1.分类整理采购部门应定期对采购凭证进行整理，按照发票、送货单、验收单等类别进行分类，确保凭证的整齐有序。2.编号管理对整理后的采购凭证应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和追溯。编号可采用日期+顺序号的方式，如20230101001表示2023年1月1日的第1份采购凭证。（二）保存方式1.纸质保存采购凭证应采用纸质形式保存，保存地点应安全、干燥、通风良好，防止凭证受潮、发霉、损坏等。纸质凭证应装订成册，并在封面上注明凭证名称、年度、月份、起止编号等信息。2.电子保存同时，应对采购凭证进行电子扫描或拍照备份，形成电子档案。电子档案应按照纸质档案的分类方式进行存储，并建立相应的索引目录，便于查询和使用。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（三）保存期限1.一般规定采购凭证的保存期限应符合国家法律法规及公司相关规定。一般情况下，采购凭证应保存不少于5年。2.特殊情况处理对于涉及食品安全事故或其他重大事项的采购凭证，应按照相关规定延长保存期限，直至事项处理完毕。保存期限届满后，采购凭证应按照规定的程序进行销毁处理。六、采购凭证的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅采购凭证的，应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅范围、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。档案管理部门应指定专人负责提供查阅服务，并对查阅情况进行记录。2.外部查阅因法律法规要求或其他特殊原因需要向外部单位提供采购凭证查阅的，应经公司分管领导审批，并按照相关规定办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，确保采购凭证的安全和保密。（二）使用范围1.财务核算采购凭证是公司财务核算的重要依据，财务部门应按照会计准则和财务制度的要求，正确使用采购凭证进行账务处理，确保财务报表的真实性和准确性。2.质量追溯质量控制部门在进行食品质量追溯时，可依据采购凭证查找食品的采购来源、供应商信息、验收情况等，以便及时发现和处理质量问题。3.审计监督公司内部审计部门或外部审计机构在进行审计工作时，可查阅采购凭证，检查公司采购活动的合法性、合规性和真实性。（三）使用要求1.不得擅自更改任何人不得擅自更改采购凭证的内容，如确需更正，应在更正处加盖更正人员的印章或签字，并注明更正原因和日期。2.妥善保管使用记录对于采购凭证的查阅和使用情况，应建立相应的记录，包括查阅申请表、查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。记录应妥善保存，以备审计和查询。七、监督与检查（一）内部监督1.定期检查制度公司应建立采购凭证定期检查制度，由采购部门、财务部门、质量控制部门等相关人员组成检查小组，定期对采购凭证的管理情况进行检查。检查内容包括凭证的开具、取得、审核、整理、保存等环节是否符合规定。2.问题整改跟踪对于检查中发现的问题，检查小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改完成后，应对整改效果进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受监管部门检查公司应积极配合国家相关监管部门的检查，如实提供采购凭证等相关资料，接受监管部门的监督指导。对于监管部门提出的问题，应及时整改，并将整改情况报告监管部门。2.行业自律检查公司应参加行业协会组织的自律检查活动，与同行业企业相互交流学习，共同提高采购凭证管理水平。对于行业自律检查中发现的问题，应认真对待，积极改进。八、违规处理（一）违规行为界定1.采购凭证虚假供应商提供虚假采购凭证，或公司内部人员伪造、篡改采购凭证的，属于违规行为。2.凭证管理不善未按照本制度规定开具、取得、审核、整理、保存采购凭证，导致凭证缺失、不完整、不真实等情况的，视为凭证管理不善。（二）处理措施1.供应商违规处理对于提供虚假采购凭证的供应商，公司应立即终止与其合作，并依法追究其法律责任。同时，公司应将该供应商列入黑名单，禁止其今后再次参与公司采购