财务公司账簿管理制度

财务公司账簿管理制度总则1.目的为了规范财务公司账簿管理，保证账簿记录的真实、完整、准确、及时，加强财务管理和监督，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于财务公司及其所属各部门、分支机构的账簿管理。3.账簿管理原则依法合规原则：严格遵守国家会计法律法规和财务制度，确保账簿管理合法合规。真实性原则：账簿记录应真实反映财务公司的经济业务活动。完整性原则：涵盖财务公司所有经济业务，不得遗漏。准确性原则：账目计算准确，数字清晰，摘要规范。及时性原则：及时记录、登记和结账，按时编制财务报表。账簿设置1.会计账簿种类总账：根据会计科目开设，用于分类登记各类经济业务的总括情况。明细账：按照明细科目设置，详细记录经济业务的具体内容。日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员逐日逐笔登记。备查账：用于记录一些在总账、明细账中未能记载的事项，如租入固定资产登记簿等。2.账簿启用启用新账簿时，应在账簿封面上注明公司名称、账簿名称、启用日期等信息。在账簿扉页上应附"账簿启用表"，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。3.账簿编号为便于管理和查找，应对每本账簿进行编号。编号应遵循一定的规则，例如按照账簿种类顺序编号。总账编号为1，明细账编号为2，日记账编号为3，备查账编号为4等。每一类账簿下再根据实际情况细分编号，如明细账中按资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类等不同科目类别进一步编号。账簿登记1.登记依据财务公司的经济业务应根据审核无误的原始凭证或记账凭证进行账簿登记。记账凭证应按照规定的格式和内容填制，确保摘要清晰、科目准确、金额无误。2.登记要求记账人员应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。账簿登记应及时、连续、完整，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明"此行空白"、"此页空白"字样，并由记账人员签名或者盖章。每一笔经济业务都应在相应的账簿中进行详细登记，包括日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额等信息。摘要应简明扼要地说明经济业务的内容，以便于查阅和理解。对于多栏式明细账，如费用明细账等，应按照明细项目分栏登记，以便清晰反映各项费用的发生情况。对于数量金额式明细账，如库存商品明细账等，应同时登记数量、单价和金额，确保账实相符。3.更正方法如果账簿记录发生错误，不得涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不得重新抄写。应根据错误的具体情况，采用适当的更正方法进行更正。划线更正法：在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，采用划线更正法。更正时，应在错误的文字或数字上划一条红线注销，然后在上方用蓝字填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章。红字更正法：记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误，或者会计科目无误而所记金额大于应记金额，从而引起记账错误，采用红字更正法。更正时，先用红字填制一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以记账。如果会计科目无误，只是所记金额大于应记金额，也可以将多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。补充登记法：记账后发现记账凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，采用补充登记法。更正时，按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账。账簿核对1.账证核对定期将账簿记录与记账凭证及其所附原始凭证进行核对，检查账簿记录与凭证内容是否一致，金额是否相符，记账方向是否正确等。核对工作应每月进行一次，确保账证相符。2.账账核对总账各账户之间的核对：检查总账中各账户的借方发生额、贷方发生额和期末余额是否平衡，相互之间的勾稽关系是否正确。每月末进行一次总账试算平衡核对。总账与明细账核对：将总账账户的期末余额与其所属明细账的期末余额之和进行核对，确保总账统驭明细账，两者金额一致。此项核对工作应在每月结账前完成。总账与日记账核对：将现金日记账、银行存款日记账的余额与总账中"库存现金"、"银行存款"账户的余额进行核对，保证账账相符。每日终了进行日记账与总账的核对。会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对：核对各项财产物资的明细账记录与保管、使用部门的台账记录是否一致，确保账实相符。一般每季度进行一次核对。3.账实核对现金日记账账面余额与库存现金实际数额核对：每日营业终了，出纳人员应盘点库存现金，并将实际库存现金数额与现金日记账余额进行核对，如有差异应及时查明原因并处理。银行存款日记账账面余额与银行对账单余额核对：每月末，财务人员应取得银行对账单，并将银行存款日记账余额与银行对账单余额进行逐笔核对。如有未达账项，应编制银行存款余额调节表，调节相符。各项财产物资明细账账面余额与财产物资实有数额核对：定期对固定资产、存货等财产物资进行清查盘点，将明细账余额与实际清查结果进行核对，确保账实相符。每年至少进行一次全面的财产清查。账簿结账1.结账时间财务公司应按照规定的会计期间进行结账，一般为月度、季度和年度结账。月度结账日为每月的最后一天，季度结账日为每季度的最后一天，年度结账日为公历年度的最后一天。2.结账程序在结账前，应将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。按照权责发生制原则，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。例如，计提固定资产折旧、摊销无形资产、计提坏账准备等。将损益类科目转入"本年利润"科目，结平所有损益类科目。结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和期末余额，并在账簿上作出结账标记。3.结账方法月结：每月结账时，应在各账户最后一笔记录下面划一条通栏单红线，在红线下结算出本月发生额及月末余额，并在摘要栏注明"本月合计"字样，然后在下面再划一条通栏单红线。季结：季末结账时，在本季度最后一个月的月结数字下的摘要栏内注明"本季合计"字样，并结算出本季度发生额及季末余额，然后在摘要栏注明"本年累计"字样，并结算出年初至季末的累计发生额，最后在下面划一条通栏单红线。年结：年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额。在摘要栏注明"本年合计"字样，并在合计数下划双红线。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明"结转下年"字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明"上年结转"字样。账簿保管1.保管期限总账、明细账、日记账和辅助账簿的保管期限为30年。涉及外事和对私改造的会计账簿，应永久保存。2.保管要求账簿应指定专人负责保管，确保账簿的安全和完整。保管账簿的地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止账簿损坏或丢失。账簿不得外借，如有特殊需要，经财务负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。保管期满的账簿，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，应由财务部门会同审计部门等进行鉴定，编制销毁清册，报经公司领导批准后，由专人负责监销。电子账簿管理1.电子账簿设置财务公司应建立电子账簿系统，采用符合国家相关规定的财务软件进行会计核算和账簿管理。电子账簿的科目设置、账簿格式等应与纸质账簿保持一致，确保数据的准确性和一致性。2.数据录入与审核记账人员应按照规定的操作流程，准确录入经济业务数据。录入完成后，应进行自我核对，确保数据无误。审核人员应对录入的数据进行审核，重点检查数据的准确性、完整性和合规性。审核通过后，数据才能正式保存到电子账簿系统中。3.数据备份定期对电子账簿数据进行备份，备份频率至少为每周一次。备份数据应存储在不同的介质上，如磁带、光盘等，并分别存放在不同的地点。备份数据应进行标识，注明备份日期、备份内容等信息，以便于查找和恢复。4.数据安全采取有效的安全措施，保护电子账簿数据的安全。设置用户权限，不同人员只能访问其权限范围内的数据。安装防火墙、杀毒软件等，防止数据被非法访问、篡改或感染病毒。定期对电子账簿系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对财务公司的账簿管理情况进行审计监督，检查账簿设置、登记、核对、结账、保管等环节是否符合本制度的规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务检查财务部门应定期对各部门、分支机构的账簿管理进行检查，重点检查