供应链档案管理制度

供应链档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应链档案管理，确保供应链档案的完整、准确、系统和安全，提高供应链运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司供应链相关的各类档案管理，包括但不限于供应商档案、采购合同档案、物流运输档案、库存管理档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映供应链业务实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，便于查找和利用。4.保密性原则：严格遵守公司保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）供应链部门职责1.负责供应链相关档案的收集、整理、初步审核和保管工作。2.按照档案管理制度要求，及时将档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门进行档案的查阅、借阅等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善供应链档案管理制度，并监督执行。2.负责供应链档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、保管等。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。（三）其他部门职责各相关部门应积极配合供应链部门和档案管理部门的工作，及时提供和反馈与供应链档案相关的信息。三、档案分类与编号（一）供应商档案1.分类：基本信息类：包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。资质认证类：如质量管理体系认证、环境管理体系认证、行业许可证等。业绩与信誉类：过往业务合作记录、客户评价、银行资信证明等。供应能力类：生产设备清单、产能数据、原材料供应渠道等。价格与条款类：报价单、采购合同条款、付款方式等。2.编号：采用供应商代码+年份+顺序号的方式进行编号。例如：S0012023001，其中"S001"为供应商代码，"2023"为年份，"001"为顺序号。（二）采购合同档案1.分类：合同文本类：采购合同正本、副本。审批文件类：合同审批表、相关领导审批意见等。补充协议类：对原合同的补充条款、变更协议等。执行记录类：合同执行过程中的发货单、收货单、发票、付款记录等。2.编号：采用合同类别代码+年份+顺序号的方式进行编号。例如：CGHT2023002，其中"CGHT"为采购合同类别代码，"2023"为年份，"002"为顺序号。（三）物流运输档案1.分类：运输合同类：与物流公司签订的运输合同。运单记录类：货物运输的运单、提单等。运输费用类：运输费用发票、结算凭证等。运输跟踪记录类：货物运输状态查询记录、异常情况报告等。2.编号：采用运输类别代码+年份+顺序号的方式进行编号。例如：WLYS2023003，其中"WLYS"为物流运输类别代码，"2023"为年份，"003"为顺序号。（四）库存管理档案1.分类：库存台账类：记录库存物品的出入库情况、库存余额等。盘点报告类：定期盘点和不定期盘点的报告。库存分析类：库存周转率分析、安全库存分析等报告。库存预警记录类：库存低于或高于预警值的记录及处理情况。2.编号：采用库存类别代码+年份+顺序号的方式进行编号。例如：KCGL2023004，其中"KCGL"为库存管理类别代码，"2023"为年份，"004"为顺序号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.供应链各环节产生的文件资料应及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.对于外来文件，如供应商提供的资料、物流公司的运单等，应在接收后及时进行登记和收集。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号，并编制目录清单。3.去除重复、无效的文件，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.将整理好的档案资料按顺序装订成册，对于不宜装订的文件，应装入档案盒并进行编号和标识。五、档案归档（一）归档时间1.供应商档案应在与供应商建立合作关系后[x]个工作日内归档。2.采购合同档案应在合同签订生效后[x]个工作日内归档。3.物流运输档案应在运输业务完成后[x]个工作日内归档。4.库存管理档案应在每月末或每季度末[x]个工作日内归档。（二）归档流程1.供应链部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别等信息。2.将档案资料和移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后在移交清单上签字，并将档案入库保管。六、档案保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序排列上架。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）库房环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[x]℃[x]℃之间，相对湿度控制在[x]%[x]%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（三）档案保管期限1.供应商档案保管期限为自合作终止后[x]年。2.采购合同档案保管期限为自合同履行完毕后[x]年。3.物流运输档案保管期限为自运输业务完成后[x]年。4.库存管理档案保管期限为自相关业务结束后[x]年。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对清查和盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅供应链档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的，予以批准，并安排专人陪同查阅。（二）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅供应链档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅和借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案内容。3.查阅和借阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究相关人员责任。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密。2.未经公司授权，不得向任何单位或个人提供、泄露档案信息。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时处理。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，不再需要的档案。3.档案内容涉及机密信息，且已过保密期限，经公司批准可以销毁的。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、类别、保管期限等信息。2.经公司相关部门审核批准后，档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应至少有