销售总监订单管理制度

销售总监订单管理制度一、总则（一）目的为了规范公司销售订单管理流程，提高销售订单处理效率，确保销售订单的准确性和及时性，保障公司与客户的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司销售部门及相关涉及销售订单处理的其他部门，包括但不限于市场部、客服部、物流部、财务部等。（三）基本原则1.以客户为中心原则充分满足客户需求，提供优质的产品和服务，确保客户满意度，维护良好的客户关系。2.流程规范化原则明确销售订单从接收、审核、下达、执行到完结的各个环节的操作流程和标准，确保订单处理过程的顺畅和高效。3.信息准确性原则确保销售订单所涉及的客户信息、产品信息、价格信息、交货信息等准确无误，避免因信息错误导致的订单执行问题。4.责任明确原则明确各部门及相关人员在销售订单处理过程中的职责和权限，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、订单接收与初步审核（一）订单接收渠道1.客户通过电话、邮件、传真等方式向公司销售部门下达订单。2.公司销售人员在与客户沟通洽谈业务过程中获取订单意向，并及时记录相关信息。3.公司市场活动吸引的潜在客户主动联系公司下单。（二）订单接收要求1.销售部门应指定专人负责接收订单，接收人员应及时记录订单信息，包括客户名称、联系人、联系电话、产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点等。2.对于客户通过电话下达的订单，接收人员应在电话结束后立即整理订单信息，并通过邮件或传真等方式向客户进行订单确认，确保订单信息准确无误。3.对于客户通过邮件或传真下达的订单，接收人员应及时查收，并在收到订单后的[X]个工作日内与客户进行订单确认，如发现订单信息不完整或有疑问，应及时与客户沟通核实。（三）初步审核内容1.客户信息审核确认客户名称、联系人、联系电话等信息是否完整、准确，是否为公司有效客户。2.产品信息审核核对产品名称、规格型号、数量等信息是否清晰、明确，是否符合公司产品目录要求。3.交货信息审核检查交货日期、交货地点等信息是否合理，是否与公司生产能力和物流配送能力相匹配。4.价格信息审核核实订单所涉及产品的价格是否符合公司现行价格政策，如有特殊价格要求，是否有相关审批手续。（四）初步审核结果处理1.审核通过对于审核通过的订单，接收人员应及时将订单信息录入公司销售订单管理系统，并按照订单处理流程进行后续操作。2.审核不通过对于审核不通过的订单，接收人员应及时与客户沟通，说明订单存在的问题及原因，并根据客户反馈进行相应处理：如因客户信息错误，应请客户提供正确的信息；如因产品信息错误，应与客户协商更正产品信息；如因交货信息不合理，应与客户协商调整交货日期或交货地点；如因价格信息问题，应向客户解释公司价格政策，并根据情况进行价格审批或与客户协商调整价格。三、订单详细审核（一）审核责任部门及人员订单详细审核由销售总监负责，销售总监可根据订单情况组织市场部、客服部、财务部等相关部门人员进行联合审核。（二）审核内容1.市场部审核内容订单所涉及产品是否符合市场需求，是否与公司市场推广策略相契合。订单价格是否具有市场竞争力，是否会对公司市场份额和销售业绩产生影响。客户对产品的特殊要求是否合理，是否能够满足客户需求并符合公司产品研发方向。2.客服部审核内容客户信用状况评估，确认客户是否具有良好的信用记录，是否存在逾期付款等风险。客户服务需求分析，判断订单执行过程中是否需要提供特殊的客户服务支持，如安装调试、培训等。与客户的历史交易记录及沟通情况，了解客户的购买习惯和满意度，为订单执行提供参考。3.财务部审核内容订单价格及付款方式是否符合公司财务政策，是否能够确保公司资金安全和及时回笼。订单成本核算，评估订单执行所需的成本，包括生产成本、运输成本、售后服务成本等，确保订单具有合理的利润空间。客户应收账款风险评估，根据客户信用状况和订单金额，判断应收账款的回收风险，并提出相应的风险防范措施。（三）审核结果处理1.审核通过经详细审核通过的订单，销售总监应在订单管理系统中签署审核意见，并将订单下达给相关部门执行。2.审核不通过对于审核不通过的订单，销售总监应组织相关部门人员进行讨论，分析订单存在的问题及原因，并根据讨论结果提出处理建议：如因市场需求问题，应与市场部协商调整订单产品或与客户沟通协商解决方案；如因客户信用问题，应与客服部共同制定风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等；如因财务问题，应与财务部协商调整价格或付款方式，确保订单符合公司财务政策和利润目标。四、订单下达与执行（一）订单下达销售总监审核通过订单后，应及时将订单下达给生产部门、物流部门等相关执行部门。订单下达方式可采用订单管理系统推送、邮件、纸质订单等形式，确保订单信息准确无误地传递给执行部门。（二）生产部门执行1.生产部门接到订单后，应根据订单要求制定生产计划，明确产品生产数量、生产进度安排、所需原材料及零部件清单等。2.生产部门应按照生产计划组织生产，确保产品质量符合公司标准和客户要求。在生产过程中，如发现原材料短缺、设备故障等问题影响订单交付，应及时与采购部门、设备维护部门等协调解决，并及时向销售部门反馈订单执行情况。3.生产部门应建立生产进度跟踪机制，定期向销售部门汇报订单生产进度，直至订单产品生产完成。（三）物流部门执行1.物流部门接到订单后，应根据订单交货日期和交货地点安排物流配送计划，选择合适的运输方式和物流公司，确保产品能够按时、安全送达客户手中。2.物流部门应在产品发货前对产品进行包装、标识等处理，确保产品在运输过程中不受损坏。同时，应及时通知客户产品发货信息，包括发货时间、预计到达时间、物流单号等。3.物流部门应建立物流跟踪机制，实时跟踪产品运输状态，及时处理物流过程中出现的问题，如运输延误、货物丢失等，并及时向销售部门反馈物流信息。（四）其他部门协作1.采购部门根据生产部门提供的原材料及零部件清单，及时采购所需物资，确保生产顺利进行。采购部门应与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量供应，并及时向生产部门反馈采购进度。2.质量控制部门应按照公司质量标准对订单产品进行质量检验，确保产品质量符合要求。在生产过程中，质量控制部门应加强对关键工序和质量控制点的监控，及时发现和解决质量问题，并向生产部门提出改进建议。3.技术部门在订单执行过程中，如客户有特殊技术要求或产品设计变更需求，应及时提供技术支持和解决方案，确保订单产品能够满足客户需求。五、订单跟踪与协调（一）销售部门跟踪职责1.销售部门应建立订单跟踪机制，指定专人负责跟踪订单执行情况，及时掌握订单生产进度、物流配送情况等信息。2.订单跟踪人员应定期与生产部门、物流部门等相关执行部门沟通，了解订单执行过程中存在的问题，并及时协调解决。对于重大问题或客户投诉，应及时向销售总监汇报。3.销售部门应及时向客户反馈订单执行情况，如生产进度、预计交货日期等，确保客户对订单执行情况有清晰的了解，提高客户满意度。（二）跨部门协调机制1.建立订单协调会议制度，定期召开订单协调会议，由销售总监主持，生产部门、物流部门、采购部门、质量控制部门等相关部门人员参加。会议主要通报订单执行情况，协调解决订单执行过程中存在的问题，明确下一步工作安排。2.对于订单执行过程中出现的跨部门问题，相关部门应及时沟通协商，寻求解决方案。如协商无果，可提交销售总监进行协调处理，销售总监应根据实际情况做出决策，并监督决策的执行情况。3.各部门应树立全局意识，积极配合其他部门工作，共同推进订单顺利执行。对于因部门之间沟通不畅或协作不力导致订单延误或出现其他问题的，将追究相关部门和人员的责任。六、订单变更管理（一）变更申请客户如需对已下达的订单进行变更，应提前向销售部门提出变更申请，并说明变更内容、变更原因及预计变更时间等。变更申请可通过电话、邮件、传真等方式提交。（二）变更审核销售部门接到客户变更申请后，应及时对变更内容进行审核，并组织相关部门进行联合评估：1.市场部评估变更对市场推广和销售策略的影响。2.客服部评估变更对客户关系和客户服务的影响。3.财务部评估变更对订单价格、成本及利润的影响。4.生产部门评估变更对生产计划和生产进度的影响。5.物流部门评估变更对物流配送计划的影响。经审核评估后，如变更申请可行，销售部门应将变更申请提交销售总监审批；如变更申请不可行，销售部门应及时与客户沟通，说明变更不可行的原因，争取客户理解。（三）变更执行销售总监审批通过变更申请后，销售部门应及时将变更信息传达给相关部门，并协助相关部门进行变更执行：1.生产部门根据变更后的订单要求调整生产计划，重新安排生产进度和所需原材料及零部件采购计划。2.物流部门根据变更后的交货日期和交货地点调整物流配送计划。3.其他相关部门根据变更内容进行相应的调整和配合。（四）变更费用处理因订单变更导致公司成本增加或收入减少的，应由客户承担相应的变更费用。销售部门应与客户协商确定变更费用金额，并在变更执行前与客户签订变更费用协议，明确费用支付方式和时间。七、订单完结与结算（一）订单完结条件1.产品已按照订单要求生产完成，并通过质量检验。2.产品已按时、安全送达客户指定地点，客户已签收确认。3.客户已按照订单约定支付全部货款。（二）订单完结流程1.物流部门在产品送达客户并取得客户签收单后，应及时将签收单提交给销售部门。2.销售部门确认订单产品已交付且客户已支付货款后，在订单管理系统中标记订单为"已完结"状态，并将订单相关资料整理归档。3.财务部根据订单执行情况和客户付款记录进行财务结算，确认销售收入和应收账款，并进行相应的账务处理。（三）订单结算方式1.公司与客户签订订单时，应明确约定付款方式，常见的付款方式包括现金支付、银行转账、支票支付、信用证支付等。2.对于采用银行转账方式付款的客户，财务部应及时核对银行到账信息，确保货款及时足额到账。如发现付款异常，应及时与客户沟通核实。3.对于采用支票支付方式付款的客户，财务部应在支票有效期内及时办理入账手续，如发现支票退票等情况，应及时与客户联系，要求客户重新支付货款。4.对于采用信用证支付方式付款的客户，财务部应按照信用证相关规定进行操作，确保公司资金安全。八、订单风险管理（一）客户信用风险1.客服部应定期对客户信用状况进行评估，建立客户信用档案，记录客户的信用等级、信用额度、付款记录等信息。2.对于信用等级较低或存在逾期付款记录的客户，销售部门在接单时应谨慎考虑，并与客户协商采取风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等。3.在订单执行过程中，客服部应密切关注客户信用状况变化，如发现客户信用风险增加，应及时通知销售部门，销售部门应根据情况调整订单执行策略，如暂停发货、催款等，以降低公司应收账款风险。（二）订单执行风险1.各部门应加强订单执行过程中的风险管理，对可能影响订单交付的因素进行提前识别和评估，如原材料供应中断、设备故障、人员变动等，并制定相应的风险应对措施。2.生产部门应建立应急预案，针对可能出现的生产问题制定应对方案，确保在遇到突发情况时能够及时调整生产计划，保证订单按时交付。3.物流部门应选择可靠的物流公司，并与物流公司签订运输合同，明确双方的权利和义务，确保产品运输安全。同时，应购买足额的货物运输保险，以降低物流过程中的风险损失。（三）市场风险1.市场部应密切关注市场动态和竞争对手情况，及时收集市场信息，分析市场趋势，为公司销售决策提供依据。2.对于市场需求变化较大或竞争激烈的产品订单，销售部门应加强与客户的沟通协商，及时调整订单产品或价格策略，以应对市场风险。3.公司应不断加强产品研发和市场推广力度，提高产品竞争力和市场占有率，降低市场风险对公司销售业务的影响。九、订单档案管理（一）档案内容订单档案应包括订单接收记录、订单审核意见、订单下达通知、生产计划、物流配送记录、客户签收单、变更申请及审批记录、财务结算凭证等与订单相关的所有资料。（二）档案整理销售部门应指定专人负责订单档案的整理工作，按照订单编号、时间顺序等对订单档案进行分类整理，确保档案资料完整、清晰、有序。（三）档案保存订单档案应妥善保存，保存期限根