藏医诊所资料管理制度VIP

藏医诊所资料管理制度一、总则（一）目的为加强藏医诊所资料的规范化管理，确保诊所各类资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高诊所运营效率和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于藏医诊所内所有与医疗业务、行政管理、财务管理、人员管理等相关的资料，包括但不限于病历档案、医疗设备资料、药品资料、行政文件、财务报表、员工档案等。（三）基本原则1.真实性原则：资料应如实反映诊所的实际情况和业务活动。2.完整性原则：涵盖诊所运营的各个方面，确保资料无遗漏。3.准确性原则：数据准确、内容清晰，避免错误和歧义。4.安全性原则：采取有效措施保护资料的安全，防止泄露、篡改和丢失。5.保密性原则：对于涉及患者隐私、商业秘密等敏感信息严格保密。6.可追溯性原则：能够方便地查询和追踪资料的来源、流转和使用情况。二、资料分类与编号（一）病历档案1.初诊病历：按照患者姓名首字母顺序编号，例如，患者张三的病历编号为ZS001。2.复诊病历：在初诊病历编号后添加"FZ"及复诊次数序号，如张三的第二次复诊病历编号为ZS001FZ02。3.住院病历：单独编号，以"ZY"开头，后面依次为年份、月份、流水号，如2023年5月的第10份住院病历编号为ZY20230510。（二）医疗设备资料1.设备档案：以设备名称拼音首字母缩写加购置年份和序号编号，如超声诊断仪2022年购置的第3台，编号为CSZ202203。2.设备维护记录：在设备档案编号后添加"WH"及维护记录序号，如CSZ202203WH05表示该超声诊断仪第5次维护记录。（三）药品资料1.药品目录：按照藏药名称拼音顺序编号，每种药品一个编号。2.药品采购记录：在药品编号后添加"CG"及采购批次序号，如某藏药编号为ZY01，其2023年第3次采购记录编号为ZY01CG03。3.药品库存记录：与采购记录编号方式相同，但添加"KC"，如ZY01KC03表示该药品第3次库存记录。（四）行政文件1.上级来文：按照文件收文日期顺序编号，如2023年6月15日收到的第5份上级文件编号为SW2023061505。2.内部发文：以"NB"开头，后面依次为年份、月份、流水号，如2023年7月的第8份内部文件编号为NB20230708。（五）财务报表1.月度报表：以"YD"开头，年份、月份为标识，如2023年8月月度财务报表编号为YD202308。2.年度报表：以"ND"开头，年份为标识，如2022年度财务报表编号为ND2022。（六）员工档案1.在职员工档案：以员工工号编号，如工号为001的员工档案编号为001。2.离职员工档案：在员工工号编号后添加"LZ"，如001号员工离职后档案编号为001LZ。三、资料收集与整理（一）病历档案收集1.临床医生在诊疗过程中应及时、准确地书写病历，确保病历内容完整、字迹清晰。2.病历书写完成后，应在规定时间内交至诊所病历档案室，由专人负责整理和归档。（二）医疗设备资料收集1.设备采购部门在设备到货后，应及时收集设备的相关资料，包括设备说明书、保修卡、合格证等。2.设备使用科室负责记录设备的日常维护、维修情况，并定期将相关记录交至设备管理部门，由设备管理部门统一整理归档。（三）药品资料收集1.药品采购人员在采购药品时，应索取药品的相关资料，如药品批准文号、生产厂家资质等，并交至药品管理部门。2.药品管理部门负责记录药品的出入库情况、库存盘点情况等，并定期整理归档。（四）行政文件收集1.诊所各部门在收到文件后，应及时将文件原件或复印件交至行政部门。2.行政部门按照文件类别和日期进行整理，定期归档。（五）财务报表收集1.财务部门每月、每年按时编制财务报表，并在规定时间内将报表交至诊所管理层及相关部门。2.财务报表应加盖财务专用章，并由编制人员签字确认。（六）员工档案收集1.新员工入职时，人力资源部门应要求员工提交个人简历、学历证书、资格证书等相关资料，并建立员工档案。2.员工在工作期间产生的培训记录、考核记录、奖惩记录等，由相关部门及时交至人力资源部门，更新员工档案。（七）资料整理要求1.对收集到的资料进行分类整理，确保同一类资料放在一起。2.去除资料中的无关信息，如空白页、重复页等，保持资料的简洁性。3.对资料进行编号、编目，制作相应的索引，方便查询和检索。4.资料应按照时间顺序或逻辑顺序排列，便于查看和分析。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：设立专门的档案柜，按照资料类别和编号顺序存放，确保档案柜标识清晰。2.电子资料：建立电子文档存储系统，按照资料类别和编号建立文件夹，将电子资料分类存储。同时，定期对电子资料进行备份，备份存储介质包括硬盘、光盘等，并异地存放。（二）保管环境1.纸质资料保管：档案柜应放置在干燥、通风、防火、防潮的房间内，避免阳光直射和潮湿环境对资料的损坏。2.电子资料保管：电子文档存储系统所在服务器应具备稳定的运行环境，安装杀毒软件和防火墙，防止病毒入侵和数据泄露。同时，定期对服务器进行维护和检查。（三）保管期限1.病历档案：按照相关医疗法规要求，普通病历保存不少于15年，特殊病历（如传染病病历等）保存期限更长。2.医疗设备资料：设备报废后，其档案保存不少于5年。3.药品资料：药品采购记录、库存记录等保存至药品有效期满后1年，但不得少于3年。4.行政文件：根据文件性质和重要程度确定保管期限，一般重要文件保存10年以上，一般性文件保存3年以上。5.财务报表：年度财务报表永久保存，月度财务报表保存5年。6.员工档案：员工在职期间档案由人力资源部门保管，员工离职后档案保存至员工离职后5年。（四）保管责任1.设立档案管理员岗位，负责资料的日常保管工作。档案管理员应经过专业培训，熟悉资料管理流程和要求。2.档案管理员应定期对资料进行检查和清点，确保资料的完整性和安全性。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.各部门对本部门产生的资料保管负责，应指定专人负责资料的收集、整理和临时保管，并按照规定及时移交档案管理员。五、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：诊所员工因工作需要查阅相关资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理员处查阅。2.外部查阅：因司法机关、行政部门等工作需要查阅诊所资料的，应出具相关单位的正式介绍信，并填写《资料查阅申请表》，经诊所负责人签字批准后，由档案管理员陪同查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、拍照、传播资料内容。（二）借阅流程1.内部借阅：员工因工作需要借阅资料，应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、借阅期限和用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过7个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。2.外部借阅：原则上不允许外部单位借阅诊所资料。如因特殊情况确需借阅的，应按照外部查阅的要求办理审批手续，并收取一定的押金。借阅期限和归还要求按照双方约定执行。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅资料时，应在档案管理员指定的地点进行，不得擅自将资料带出诊所或转借他人。2.查阅和借阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。3.查阅和借阅人员应按时归还资料，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理员说明情况并办理延期手续。4.档案管理员应对查阅和借阅情况进行记录，包括查阅或借阅时间、人员、资料名称和编号等信息，以便跟踪和管理。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对涉及患者隐私、商业秘密、技术秘密等敏感信息的资料，严格保密。档案管理员应对保密资料进行标识，并采取加密存储、限制访问等措施。2.与资料接触的员工应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，严禁无关人员接触保密资料。（二）安全防范1.加强诊所的安全保卫工作，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保资料存储环境安全。2.定期对资料存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致资料损坏或丢失。3.制定资料安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应立即启动应急预案，采取相应措施保护资料安全，并及时报告相关部门。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且不再具有保存价值的。2.因机构调整、业务变更等原因，导致资料不再需要的。3.资料已损坏、丢失，无法修复或找回的。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，详细说明拟销毁资料的名称、编号、数量、保管期限等信息，并附上相关证明材料。2.《资料销毁申请表》经诊所负责人签字批准后，由档案管理部门会同财务部门、审计部门等相关人员对拟销毁资料进行审核和清点。3.审核无误后，选择具有资质的销毁机构进行销毁，并要求销毁机构出具销毁证明。4.档案管理部门对资料销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、销毁机构名称、销毁资料清单等信息，并存档备查。八、监督与检查（一）监督部门诊所设立资料管理监督小组，由行政部门、财务部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.资料收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作是否符合制度要求。2.资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性是否得到保障。3.档案管理员的工作是否认真负责，是否严格遵守操作规程。（三）检查频率1.定期检查：每月对资料管理工作进行一次全面检查，发现问题及时整改。2.不定期抽查：监督小组不定期对资料管理情况进行抽查，对发现的违规行为及时纠正，并追究相关人员的责任。（四）整改措施1