公司相关方管理制度

公司相关方管理制度一、总则（一）目的为加强公司对相关方的管理，明确各方责任和义务，规范相关方活动，有效控制与相关方活动有关的风险，保障公司的生产经营安全、稳定、可持续发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的供应商、承包商、分包商、合作伙伴、访客等所有相关方。（三）管理原则1.合法合规原则：相关方活动必须遵守国家法律法规、行业标准及公司各项规章制度。2.风险控制原则：识别、评估和控制与相关方活动有关的风险，确保公司利益不受损害。3.合作共赢原则：与相关方建立良好的合作关系，实现互利共赢、共同发展。4.全过程管理原则：对相关方的选择、准入、作业过程、退出等环节进行全过程管理。二、相关方分类与定义（一）供应商向公司提供原材料、设备、物资、服务等的单位或个人。（二）承包商承接公司工程项目、设备维修、技术改造等业务的单位。（三）分包商承包商将其承包的部分工程或工作分包给其他单位的，该其他单位为分包商。（四）合作伙伴与公司在技术研发、市场拓展、资源共享等方面开展合作的单位或个人。（五）访客因工作、业务洽谈、参观交流等原因进入公司场所的外部人员。三、相关方选择与准入（一）供应商选择与准入1.需求识别：各部门根据生产经营需要，识别所需采购的物资、服务等，明确对供应商的要求，如产品质量、价格、交货期、售后服务等。2.供应商搜索与筛选：通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商。3.供应商评估：资质审查：审查供应商的营业执照、生产许可证、资质证书、税务登记证等相关资质文件，确保其具备合法经营资格。业绩评价：了解供应商的历史业绩，包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面的表现，可向其过往客户进行调查。实地考察：对重要供应商进行实地考察，了解其生产经营场所、设备设施、质量管理体系、人员状况等情况。样品检测：要求供应商提供样品进行检测，确保其产品符合公司质量要求。4.准入审批：根据供应商评估结果，填写供应商准入审批表，报相关部门负责人、分管领导审批。审批通过后，将供应商纳入合格供应商名录。（二）承包商选择与准入1.项目需求提出：业务部门根据公司业务发展需要，提出工程项目、设备维修、技术改造等项目需求。2.承包商招募：通过招标、邀标、竞争性谈判等方式，招募潜在承包商。发布项目招标公告或邀请函，明确项目要求、投标截止日期、评标标准等。3.承包商资格预审：对参与投标的承包商进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、安全生产许可证、业绩证明等相关资料，确保其具备承担项目的能力和资质。4.评标与定标：组建评标委员会，按照评标标准对承包商的投标文件进行评审，确定中标候选人。根据评标结果，报公司领导审批后确定中标承包商。5.合同签订：与中标承包商签订承包合同，明确双方的权利义务、工作范围、质量标准、工期要求、付款方式、安全责任等条款。6.准入备案：承包商签订合同后，将其相关信息及合同副本报公司相关部门备案，办理准入手续。（三）分包商选择与准入1.分包商选择：承包商根据项目需要，选择分包商。分包商的选择应遵循本制度中供应商选择的相关流程和标准。2.分包合同签订：承包商与分包商签订分包合同，明确分包工作内容、质量标准、工期要求、付款方式、安全责任等条款。3.分包商备案：承包商将分包商相关信息及分包合同副本报公司相关部门备案，公司对分包商进行登记管理。（四）合作伙伴选择与准入1.合作需求识别：各部门根据公司战略发展需要，识别潜在的合作领域和合作伙伴。2.合作伙伴洽谈：与潜在合作伙伴进行洽谈，了解其合作意愿、合作能力、合作方案等。3.合作方案制定：根据洽谈结果，制定合作方案，明确合作目标、合作内容、双方权利义务、利益分配机制等。4.合作协议签订：双方达成一致后，签订合作协议，确保合作的顺利开展。5.准入备案：将合作伙伴相关信息及合作协议副本报公司相关部门备案。（五）访客准入1.预约登记：访客应提前与公司接待部门或相关人员联系，进行预约登记。提供访客姓名、单位、来访事由、联系方式、预计来访时间等信息。2.审批放行：接待部门或相关人员对访客预约信息进行审核，审批通过后发放访客证。访客凭访客证在公司指定区域活动，并遵守公司相关规定。四、相关方培训与沟通（一）培训管理1.培训需求识别：根据相关方的业务特点、工作内容及公司要求，识别培训需求。2.培训计划制定：针对培训需求，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间、培训对象等。3.培训实施：按照培训计划组织开展培训活动，可采用内部培训、外部培训、在线学习、现场指导等多种方式。4.培训效果评估：通过考试、实际操作、问卷调查、现场观察等方式对培训效果进行评估，了解相关方对培训内容的掌握程度和应用能力。5.培训记录与档案管理：对培训活动进行记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训讲师、培训对象、培训效果评估等信息，建立培训档案。（二）沟通管理1.沟通机制建立：建立公司与相关方的定期沟通机制，如月度会议、季度会议、年度总结会等，及时交流工作进展、存在问题及解决方案等。2.日常沟通渠道：设立多种沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具、面对面沟通等，方便双方及时沟通交流。3.信息共享：建立信息共享平台，及时发布公司政策、业务动态、项目进展等信息，同时要求相关方反馈其工作信息，确保信息的及时、准确传递。4.投诉与建议处理：设立投诉与建议邮箱、电话等渠道，受理相关方的投诉和建议。对投诉和建议进行及时调查处理，并将处理结果反馈给相关方。五、相关方作业过程管理（一）供应商作业过程管理1.订单管理：采购部门根据生产经营需求向供应商下达采购订单，明确采购物资的规格、数量、交货期、质量要求等。2.物资验收：物资到货后，仓库管理人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。对验收合格的物资办理入库手续，对不合格物资及时通知采购部门与供应商协商处理。3.供应商绩效评价：定期对供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等方面进行绩效评价。评价结果作为供应商后续合作、订单分配、付款等的重要依据。（二）承包商作业过程管理1.安全管理：安全协议签订：承包商在作业前必须与公司签订安全协议，明确双方的安全责任和义务。安全培训教育：对承包商作业人员进行公司级和项目级安全培训教育，使其熟悉公司安全规章制度和作业现场安全环境。安全检查与监督：公司安全管理部门定期对承包商作业现场进行安全检查，发现安全隐患及时要求承包商整改。承包商应设立现场安全负责人，负责作业现场的安全管理工作。2.质量管理：质量协议签订：与承包商签订质量协议，明确质量标准和验收要求。质量控制措施：承包商应建立质量管理体系，加强施工过程中的质量控制。公司质量管理人员对施工质量进行监督检查，确保工程质量符合要求。3.进度管理：进度计划制定：承包商根据合同要求制定详细的施工进度计划，并报公司相关部门备案。进度跟踪与协调：公司项目管理部门定期跟踪承包商的施工进度，及时协调解决影响进度的问题，确保项目按时完成。（三）分包商作业过程管理1.监督管理：承包商负责对分包商的作业过程进行监督管理，确保分包工作符合合同要求和公司相关规定。2.信息报送：承包商应定期向公司相关部门报送分包商的作业进度、质量、安全等信息。（四）合作伙伴作业过程管理1.合作监督：指定专人对合作伙伴的合作项目进行监督，确保合作项目按照合作协议顺利推进。2.协调沟通：及时协调解决合作过程中出现的问题，加强双方的沟通与协作，确保合作目标的实现。（五）访客作业过程管理1.陪同引导：访客进入公司后，应由公司接待人员或相关人员陪同引导，确保其在指定区域活动，不得擅自进入非开放区域。2.行为规范告知：向访客告知公司的行为规范和安全注意事项，要求访客遵守公司规定。六、相关方风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：各部门结合相关方的特点和业务活动，识别可能存在的风险，如质量风险、安全风险、供应风险、合作风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的相关方活动，采取风险规避措施，如终止合作、更换供应商等。2.风险降低：通过加强管理、完善制度、增加控制措施等方式，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：购买保险、签订免责条款等方式，将部分风险转移给保险公司或其他方。4.风险接受：对于风险发生可能性较小且影响程度较低的风险，采取风险接受策略，定期进行监测和评估。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立风险监控机制，定期对相关方风险进行监控，及时掌握风险状态的变化。2.预警管理：设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、相关方退出管理（一）供应商退出1.退出情形：供应商提供的产品或服务质量长期不符合要求，经多次整改仍无改善。供应商交货严重延迟，影响公司生产经营。供应商违反合同约定或公司相关规定。供应商经营状况恶化，无法继续提供稳定的产品或服务。2.退出流程：采购部门提出供应商退出申请，说明退出原因。相关部门对退出申请进行审核，报分管领导审批。审批通过后，通知供应商办理退出手续，停止与其合作，并对相关后续事宜进行妥善处理，如库存物资清理、未结算款项处理等。（二）承包商退出1.退出情形：承包商施工质量严重不符合要求，无法满足项目交付标准。承包商工期严重延误，造成公司重大损失。承包商违反安全管理规定，导致发生安全事故。承包商违反合同约定，拒不履行义务。2.退出流程：项目管理部门提出承包商退出申请，说明退出原因。相关部门对退出申请进行审核，报分管领导审批。审批通过后，通知承包商办理退出手续，要求其清理施工现场，提交项目资料，并对已完成工作进行验收结算。（三）分包商退出1.退出情形：分包商工作质量不符合要求，影响整体工程质量。分包商未按合同约定完成分包工作，导致工期延误。分包商违反安全管理规定，对项目造成安全隐患。承包商与分包商解除分包合同。2.退出流程：承包商提出分包商退出申请，说明退出原因。公司相关部门对退出申请进行审核备案。承包商通知分包商办理退出手续，清理分包工作现场，进行费用结算。（四）合作伙伴退出1.退出情形：合作项目无法达到预期目标，合作双方协商一致终止合作。合作伙伴违反合作协议，严重损害公司利益。合作伙伴经营状况恶化，无法继续履行合作义务。2.退出流程：合作双方协商提出合作伙伴