行政采购预算管理制度

行政采购预算管理制度总则目的为加强公司行政采购预算管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门的行政采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、耗材、服务采购等。基本原则1.预算控制原则：行政采购应严格按照预算执行，确保采购支出不超出预算范围。2.效益优先原则：在满足公司业务需求的前提下，优先选择性价比高的产品和服务，实现资金的最优配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.归口管理原则：行政采购工作归口公司行政部门统一管理，明确各部门职责。职责分工行政部门1.负责编制年度行政采购预算，并汇总审核各部门采购预算。2.执行行政采购预算，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立行政采购台账，记录采购情况，定期进行采购数据分析。4.负责采购物资的验收、入库、保管及发放工作。5.配合财务部门进行采购资金的结算和支付工作。需求部门1.根据本部门业务需求，提出行政采购申请，详细说明采购项目、规格、数量、预算等信息。2.参与采购项目的评估和验收工作，提供技术支持和使用反馈。财务部门1.负责审核行政采购预算，确保预算编制的合理性和合规性。2.对采购资金进行核算和监督，办理采购资金的支付手续。3.定期对行政采购预算执行情况进行分析和评价。审计部门负责对行政采购预算执行情况进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。预算编制编制依据1.公司年度工作计划和业务发展需求。2.上一年度行政采购预算执行情况及实际采购支出。3.市场价格变动情况及公司内部价格标准。编制流程1.每年[具体时间]前，各部门根据本部门下一年度业务需求，填写《行政采购预算申请表》，详细列出采购项目、规格、数量、预计单价、预计金额等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购预算申请表进行汇总审核，结合公司年度工作计划和资金状况，对采购项目进行综合平衡，编制年度行政采购预算草案。3.年度行政采购预算草案经财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司总经理办公会审议通过。4.经公司总经理办公会审议通过的年度行政采购预算，由行政部门下达各部门执行，并报财务部门备案。预算调整1.在预算执行过程中，因特殊原因需要调整采购预算的，由需求部门填写《行政采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整项目、调整金额等，经行政部门审核、财务部门会签、公司分管领导审批后执行。2.单次采购预算调整金额超过[具体金额]的，需报公司总经理办公会审议通过。3.预算调整后，行政部门应及时更新行政采购预算台账，并将调整情况通知相关部门。采购执行采购申请1.需求部门根据实际业务需求，填写《行政采购申请表》，详细说明采购项目、规格、数量、预算金额、采购用途等信息，并提交至行政部门。2.《行政采购申请表》应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。采购审批1.行政部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合理性、预算金额等进行审核。2.采购金额在[具体金额]以下的，由行政部门负责人审批；采购金额在[具体金额]以上的，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.重大采购项目（采购金额超过[具体金额]）需报公司总经理办公会审议通过。供应商选择1.行政部门根据采购项目的特点和要求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择供应商。2.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和管理，定期更新供应商信息。3.在选择供应商时，应优先选择进入公司供应商库的供应商，确保采购活动的合规性和稳定性。采购谈判1.对于需要进行采购谈判的项目，行政部门应组织相关人员与供应商进行谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购谈判应做好记录，形成《采购谈判记录》，参与谈判人员应签字确认。合同签订1.采购项目确定供应商后，行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。采购实施1.行政部门按照采购合同约定，组织供应商实施采购活动，确保采购物资按时、按质、按量供应。2.在采购过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。验收与入库验收标准1.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同约定的质量标准进行验收。2.对于办公用品、耗材等通用性较强的物资，可按照公司内部制定的验收标准进行验收。验收程序1.需求部门收到采购物资后，应及时组织相关人员进行验收，并填写《行政采购验收单》。2.《行政采购验收单》应详细记录采购物资的名称、规格、数量、质量状况、验收结果等信息，验收人员应签字确认。3.对于验收合格的采购物资，需求部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的采购物资，应及时与供应商联系，要求供应商限期更换或处理。入库管理1.行政部门负责采购物资的入库管理，建立库存台账，记录采购物资的入库、出库、库存等情况。2.采购物资入库后，应按照类别、规格、型号等进行分类存放，确保物资存放安全、整齐、有序。3.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。付款管理付款申请1.采购物资验收合格并办理入库手续后，供应商应提交付款申请，填写《行政采购付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。2.《行政采购付款申请表》应经行政部门审核、财务部门会签、公司分管领导审批后，方可办理付款手续。付款审核1.财务部门收到付款申请后，应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。2.审核内容包括采购项目的真实性、采购金额的准确性、付款方式的合规性、相关凭证的完整性等。付款方式1.公司行政采购付款方式主要包括支票、转账、电汇等。2.付款期限应按照采购合同约定执行，如无特殊约定，一般应在收到供应商发票后的[具体天数]内付款。付款执行1.财务部门根据审核通过的付款申请，办理付款手续，并将付款情况及时通知行政部门和供应商。2.对于已付款的采购项目，财务部门应及时进行账务处理，确保财务数据的准确性。监督与考核监督检查1.审计部门定期对行政采购预算执行情况进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.行政部门应定期对采购物资的使用情况进行跟踪检查，确保采购物资得到合理使用。考核评价1.建立行政采购预算执行情况考核评价机制，对各部门行政采购预算执行情况进行考核评价。2.考核评价指标包括采购预算执行率、采购物资质量合格率、采购成本节约率、供应商满意度等。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对存在问题的部门和个人进行通报批评，并责令限期整改。风险管理风险识别1.行政采购过程中可能存在的风险包括采购预算超支、采购物资质量不合格、供应商违约、采购过程不规范等。2.各部门应加强对采购风险的识别和评估，及时发现潜在风险，并采取相应的防范措施。风险应对1.对于采购预算超支风险，应加强预算管理，严格控制采购支出，确保采购预算的严格执行。2.对于采购物资质量不合格风险，应加强供应商管理，严格审核供应商资质和产品质量，加强验收环节的管理，确保采购物资质量符合要求。3.对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，及时采取措施追究供应商的违约责任。4.对于采购过程不规范风险，应建立健全采购管理制度，加强对采购人员的培训和教育，规范采购流程，确保