酒店前台公章管理制度

酒店前台公章管理制度总则1.目的为加强酒店前台公章的管理，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，维护酒店的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店前台公章的保管、使用及相关监督管理活动。3.定义本制度所称公章，是指酒店在经营活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于酒店公章、合同专用章、财务专用章等。公章的刻制与启用1.公章刻制酒店公章的刻制必须严格按照国家法律法规和公安部门的相关规定执行。如需刻制公章，由酒店指定部门或专人提出申请，经酒店管理层审批同意后，由指定人员到公安部门指定的刻章单位进行刻制。刻制的公章必须符合酒店的名称、经营范围等相关信息，确保印章的合法性和规范性。2.公章启用新刻制的公章在启用前，必须进行登记备案，记录公章的名称、规格、启用日期、保管人等信息。公章启用时，需在酒店内部进行公示，明确告知各部门公章的启用情况及使用规定。同时，将公章启用的相关信息报送上级主管部门及相关政府部门备案。公章的保管1.保管人员酒店前台公章由前台指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。保管人员应与公章使用人员分离，不得由同一人兼任保管和使用工作。2.保管要求公章应妥善保管在安全可靠的地方，如专门的保险柜或保险箱内，并设置密码或钥匙进行双重防护。公章保管地点应保持干燥、通风，防止公章受潮、变形或损坏。未经批准，公章不得带出酒店办公区域，如需带出，必须经酒店管理层批准，并办理相关手续。3.保管人员变更如因工作需要更换公章保管人员，必须办理交接手续。交接时，由酒店指定专人负责监交，确保公章数量、规格、使用记录等信息准确无误。交接双方应在交接清单上签字确认，交接清单一式三份，分别由交接双方和酒店存档。公章的使用1.使用范围酒店公章的使用必须严格按照规定的范围进行，主要用于酒店的对外发文、合同签订、证照办理、财务结算等涉及酒店重大利益和法律责任的事项。严禁将公章用于任何违法违规或与酒店经营活动无关的事项。2.使用流程申请：使用部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间等信息，并经部门负责人签字审核。审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核后，报酒店管理层审批。审批通过后，申请表交前台公章保管人员。用章：公章保管人员根据审批后的申请表，对用章内容进行认真核对，确认无误后，在用章处加盖公章，并在《公章使用登记表》上记录用章时间、用章事项、用章人等信息。登记：用章完毕后，公章保管人员应及时将《公章使用申请表》和《公章使用登记表》归档保存，以备查阅。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先办理用章审批手续时，使用部门或个人应电话向酒店管理层报告，经同意后可先使用公章，但事后必须及时补办审批手续。对于涉及重大经济合同、重要文件等事项的用章，必须经酒店法律顾问审核后，方可加盖公章。公章的停用与销毁1.停用因酒店名称变更、经营范围调整、公章损坏等原因，需要停用公章时，由酒店指定部门或专人提出申请，经酒店管理层审批同意后，办理公章停用手续。公章停用后，保管人员应将公章妥善保管，不得随意丢弃或私自处理。2.销毁对于已停用的公章，应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，经酒店管理层审批同意后，由指定人员负责销毁。公章销毁过程必须进行现场监督，确保公章彻底销毁，不留痕迹。销毁完毕后，销毁人员应在《公章销毁登记表》上签字确认。《公章销毁申请表》和《公章销毁登记表》应归档保存，以备查阅。监督与检查1.内部监督酒店内部审计部门应定期对公章的保管和使用情况进行检查，确保公章使用符合规定，手续齐全。如发现公章保管或使用过程中存在问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.外部监督接受上级主管部门、政府相关部门及社会公众的监督，积极配合有关部门的检查工作。对于违反公章管理制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。责任追究1.违规行为界定凡违反本制度规定，有下列行为之一的，视为违规行为：未经批准擅自使用公章的；超越规定范围使用公章的；用章审批手续不全或未按审批意见用章的；私自将公章转借他人或带出酒店办公区域的；未妥善保管公章，导致公章丢失、损坏或被盗用的；其他违反公章管理制度的行为。2.责任追究方式对于违规使用公章的行为，酒店将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。如因违规使用公章给酒店造成经济损失或法律责任的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。