装潢公司零采管理制度

装潢公司零采管理制度一、总则（一）目的为规范装潢公司零采工作流程，加强零采环节的管理与控制，确保采购物资符合公司项目需求，保证工程质量，降低采购成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有装潢项目中涉及的零星采购活动，包括但不限于装饰材料、辅助工具、小型设备等的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：零采应严格依据项目施工进度和实际需求进行，避免盲目采购和库存积压。2.质量优先原则：所采购物资必须符合国家相关标准和公司项目质量要求，确保工程质量。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。4.阳光采购原则：采购过程应公开、公平、公正，确保所有采购活动透明化，杜绝腐败行为。二、零采需求的提出与审批（一）需求提出1.项目施工人员：项目施工人员根据施工进度和实际需要，填写《零采需求申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。2.项目经理审核：项目经理对《零采需求申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性。审核内容包括物资是否与施工图纸和工艺要求相符、数量是否准确、到货时间是否符合施工进度等。如发现问题，及时与施工人员沟通并要求其进行修改。（二）需求审批1.部门负责人审批：经项目经理审核后的《零采需求申请表》提交至部门负责人。部门负责人根据项目整体情况和预算安排，对零采需求进行审批。审批通过后，申请表进入采购流程；如不通过，需注明原因并返回给项目经理，由项目经理与相关人员沟通调整需求。2.特殊情况审批：对于金额较大或超出部门预算的零采需求，需提交公司高层领导审批。高层领导根据公司战略和财务状况进行综合决策。三、采购流程（一）采购计划制定1.采购专员汇总：采购专员根据审批通过的《零采需求申请表》，汇总各项目的零采需求，制定月度或季度零采采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间节点等信息。2.与供应商沟通：采购专员根据采购计划，提前与潜在供应商进行沟通，了解其产品供应情况、价格、交货期等信息，为采购活动做好准备。（二）供应商选择与评估1.供应商筛选：采购专员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据项目需求和公司采购标准，从数据库中筛选出符合要求的供应商名单。筛选标准包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。2.实地考察（如有需要）：对于重要物资或新合作的供应商，采购专员可组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产基地、生产设备、质量管理体系、仓储物流等方面，以确保供应商具备稳定的供应能力和良好的产品质量。3.供应商评估：采购专员根据供应商的表现，定期对其进行评估。评估指标包括交货准时率、产品合格率、价格合理性、售后服务响应速度等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）采购订单下达1.采购合同签订：采购专员与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，需提交法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。2.采购订单生成：采购专员根据采购合同，生成采购订单。采购订单应详细记录采购物资的相关信息，并发送给供应商确认。供应商确认无误后，按照订单要求进行生产和发货。（四）采购进度跟踪1.定期沟通：采购专员定期与供应商沟通采购订单的执行情况，及时了解物资的生产进度、发货情况等信息。如发现问题，及时与供应商协商解决，并向相关部门反馈。2.异常情况处理：如遇供应商无法按时交货、产品质量不合格等异常情况，采购专员应及时采取措施，如要求供应商加快生产进度、更换产品、提供替代方案等。同时，评估异常情况对项目施工进度的影响，并向项目经理和相关部门汇报。（五）到货验收1.验收准备：物资到货前，采购专员应通知仓库管理人员和项目施工人员做好验收准备工作。仓库管理人员应安排好验收场地和人员，项目施工人员应熟悉物资的规格、型号和质量要求。2.数量验收：物资到货后，仓库管理人员首先对物资的数量进行验收。核对采购订单、送货单和实际到货数量是否一致，如发现数量不符，应及时与供应商沟通解决。3.质量验收：项目施工人员根据相关标准和施工要求，对物资的质量进行验收。验收内容包括物资的外观、规格、型号、性能等方面。如发现质量问题，应及时填写《物资验收不合格报告》，并要求供应商更换或处理。4.验收报告：验收合格后，仓库管理人员和项目施工人员在《物资验收单》上签字确认。验收单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、质量状况等信息。采购专员将验收单存档，并作为后续付款和结算的依据。四、库存管理（一）库存盘点1.定期盘点：仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，每月或每季度进行一次全面盘点，确保库存物资的数量和质量准确无误。2.临时盘点：在特殊情况下，如公司内部审计、项目完工等，可进行临时盘点。临时盘点应提前通知相关部门和人员，确保盘点工作顺利进行。3.盘点结果处理：盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，填写《盘盈盘亏报告表》，经审批后进行相应的账务处理和库存调整。（二）库存控制1.安全库存设定：根据历史采购数据和项目需求预测，为常用物资设定安全库存。安全库存应既能满足项目施工的紧急需求，又能避免库存积压。2.库存预警：当库存物资数量低于安全库存时，仓库管理人员应及时发出库存预警，通知采购专员进行补货。采购专员根据库存预警和采购计划，及时安排采购活动。3.库存清理：对于长期积压、损坏或不再使用的库存物资，仓库管理人员应定期进行清理。清理后的物资应按照公司相关规定进行处理，如报废、变卖等。五、付款管理（一）付款申请1.供应商发票提交：供应商发货并提供发票后，采购专员应及时将发票提交给财务部门。财务部门对发票的真实性、合法性和准确性进行审核。2.付款申请填写：采购专员根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，详细注明供应商名称、采购订单号、发票号码、付款金额、付款方式等信息。3.相关部门审核：《付款申请表》提交至相关部门进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、物资验收情况、发票审核情况等。审核通过后，申请表提交至财务部门进行付款处理。（二）付款审批1.财务审核：财务部门对《付款申请表》进行最后的审核，确认付款金额、付款方式等信息是否正确，以及资金是否充足。审核通过后，提交公司领导审批。2.领导审批：公司领导根据公司财务状况和付款政策，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照审批结果进行付款操作；如不通过，需注明原因并返回给相关部门进行调整。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：关注市场价格波动、原材料供应紧张等因素，可能导致采购成本上升或物资供应中断。2.供应商风险：供应商的信誉问题、经营状况不佳、产品质量不稳定等，可能影响物资的供应和质量。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等，可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等，可能导致采购活动出现问题。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出的风险进行可能性评估，分析风险发生的概率大小。2.影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，包括对项目进度、质量、成本等方面的影响。3.风险等级确定：根据可能性评估和影响程度评估结果，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个级别，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，如供应商存在严重信誉问题或市场价格波动过大，可考虑更换供应商或调整采购策略，规避风险。2.风险降低：对于中等风险事件，可采取加强供应商管理、签订补充协议、套期保值等措施，降低风险发生的可能性或影响程度。3.风险转移：对于部分风险，如采购合同中的风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险事件，如一些不影响项目关键环节的小风险，可考虑接受风险，并采取适当的监控措施，确保风险处于可控范围内。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对零采管理工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、库存管理情况、付款管理情况等。如发现问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检部门监督：纪检部门对采购活动中的廉洁自律情况进行监督，防止出现腐败行为。对于发现的违规违纪行为，严肃追究相关人员的责任。（二）考核指标1.采购成本控制：考核采购成本与预算的偏差率，评估采购人员在成本控制方面的工作成效。2.物资质量：考核所采购物资的合格率，确保采购物资符合公司项目质量要求。3.交货准时率：考核供应商的交货准时情况，保证物资按时供应，不影响项目施工进度。4.采购流程合规性：考核采购活动是否严格按照公司规定的流程进行，确保采购过程的合法性和规范性。（三）考核方式1