超市dm订单管理制度

超市dm订单管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范超市DM订单的管理流程，确保订单处理的准确性、及时性和高效性，提高超市运营效率，满足顾客需求，促进销售增长，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于超市内部与DM订单相关的各个部门和岗位，包括但不限于采购部、营运部、仓储部、财务部等，以及与超市合作的供应商和相关物流配送单位。（三）基本原则1.准确性原则：订单信息必须准确无误，包括商品名称、规格、数量、价格、交货时间等，以避免因信息错误导致的各种问题。2.及时性原则：各环节应严格按照规定的时间节点处理订单，确保订单能够按时交付，满足销售需求。3.高效性原则：优化订单处理流程，减少不必要的环节和延误，提高整体工作效率。4.协作性原则：各部门之间要密切协作，相互配合，共同完成DM订单的处理工作，确保订单执行的顺畅。二、DM订单的定义与分类（一）定义DM订单即超市直接邮寄广告订单，是超市定期向顾客发送的包含各类商品促销信息的宣传资料，旨在吸引顾客前来购物，增加销售额。（二）分类1.按订单规模分类大型订单：一次印刷数量超过[x]份的DM订单。中型订单：一次印刷数量在[x][x]份之间的DM订单。小型订单：一次印刷数量少于[x]份的DM订单。2.按商品品类分类食品类订单：包含各类食品、饮料等商品促销信息的DM订单。非食品类订单：涵盖日用品、家居用品、服装、电器等非食品类商品促销信息的DM订单。综合类订单：同时包含食品和非食品类商品促销信息的DM订单。三、DM订单流程管理（一）订单发起1.营运部负责根据超市销售策略、季节特点、节日等因素，提前制定DM促销计划。2.促销计划确定后，营运部填写《DM订单发起申请表》，详细说明订单的基本信息，如订单类型（大型、中型、小型）、商品品类、预计印刷数量、促销时间等，并提交给采购部。3.申请表需经营运部负责人审核签字，确保信息准确完整后，方可流转至采购部。（二）订单审核1.采购部收到《DM订单发起申请表》后，对订单信息进行初步审核。审核订单商品的采购可行性，包括供应商资源、库存情况等。检查订单价格是否符合超市的促销预算和市场行情。核对订单中的商品信息与超市商品数据库的一致性。2.采购部审核通过后，将申请表提交给财务部进行预算审核。财务部根据营运部提供的促销计划和采购部的初步审核意见，对订单的费用预算进行审核，确保费用在超市可承受范围内。审核通过后，财务部在申请表上签字确认，并将申请表返回采购部。3.采购部根据财务部的审核意见，对订单进行最终审核。如审核不通过，采购部需及时与营运部沟通，调整订单内容，直至审核通过。（三）供应商选择与沟通1.采购部根据订单商品品类和数量，从合格供应商名单中选择合适的供应商。2.采购部与选定的供应商联系，发送《DM订单需求确认函》，详细说明订单的各项要求，包括商品规格、印刷数量、交货时间、交货地点、质量标准等，并要求供应商在规定时间内确认是否能够承接该订单。3.供应商确认能够承接订单后，采购部与供应商签订《DM订单合同》，明确双方的权利和义务，包括订单价格、付款方式、违约责任等条款。合同需经双方签字盖章后生效。（四）订单执行1.供应商根据《DM订单合同》和《DM订单需求确认函》的要求，进行DM订单的设计、排版、印刷等工作。在设计过程中，供应商应与超市营运部保持沟通，确保DM订单的设计风格和内容符合超市的品牌形象和促销需求。印刷过程中，供应商应严格控制质量，确保印刷品的清晰度、色彩准确性、纸张质量等符合要求。2.采购部负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通，了解订单的完成情况。如发现订单执行过程中出现问题，采购部应及时与供应商协商解决，确保订单能够按时、按质完成。3.在订单印刷完成前，仓储部应根据订单数量和预计到货时间，提前安排好存储空间，做好收货准备工作。（五）订单验收1.DM订单印刷完成后，供应商应及时通知超市采购部进行验收。2.采购部组织营运部、仓储部等相关部门人员组成验收小组，对DM订单进行验收。验收内容包括订单的数量、质量、规格、内容等是否与合同要求一致。检查DM订单的印刷质量，如有无字迹模糊、图案不清、颜色偏差等问题。核对DM订单中的商品信息与超市商品数据库的一致性，确保促销商品信息准确无误。3.验收合格后，验收小组在《DM订单验收单》上签字确认。如验收不合格，采购部应要求供应商及时整改，直至验收合格为止。（六）订单交付与分发1.验收合格的DM订单由仓储部负责接收，并按照超市的配送计划进行分发。仓储部根据门店销售规模和需求，合理安排DM订单的配送数量，确保各门店能够及时收到足够的DM订单。在分发过程中，仓储部应做好DM订单的保管工作，防止订单丢失、损坏等情况发生。2.物流配送单位负责将DM订单按时、准确地配送到各门店。物流配送单位应根据仓储部提供的配送清单，核对订单数量和目的地，确保配送的准确性。在配送过程中，物流配送单位应采取必要的防护措施，保证DM订单的安全运输。（七）订单结算1.财务部根据《DM订单合同》和《DM订单验收单》，对供应商进行结算。结算金额按照合同约定的订单价格和实际验收数量进行计算。财务部在收到供应商提供的合法有效的发票后，按照公司财务制度进行付款审批流程。2.付款审批通过后，财务部及时安排付款，确保供应商的款项能够按时到账。四、DM订单信息管理（一）订单数据录入1.采购部在与供应商签订《DM订单合同》后，应及时将订单相关信息录入超市的订单管理系统，包括订单编号、订单类型、商品品类、数量、价格、供应商信息、交货时间等。2.录入的订单信息应确保准确无误，以便后续各部门能够及时查询和跟踪订单执行情况。（二）订单状态跟踪1.各部门人员可通过订单管理系统实时查询DM订单的状态，包括订单发起、审核、执行、验收、交付等各个环节的进展情况。2.采购部负责定期对订单状态进行跟踪和更新，及时发现并解决订单执行过程中出现的问题。（三）订单数据统计与分析1.财务部定期对DM订单的费用支出进行统计和分析，包括订单印刷成本、物流配送成本、促销活动效果评估等，为超市的成本控制和决策提供数据支持。2.营运部根据DM订单的销售数据，分析促销活动对销售额、客流量、客单价等指标的影响，总结经验教训，为后续的促销活动策划提供参考依据。五、DM订单异常处理（一）订单变更1.在DM订单执行过程中，如因特殊原因需要变更订单内容，如商品信息、印刷数量、交货时间等，提出变更申请的部门应填写《DM订单变更申请表》，详细说明变更的原因和内容。2.申请表需经相关部门负责人审核签字后，提交给采购部。采购部负责与供应商沟通协商，争取供应商的同意。3.如供应商同意变更，采购部应与供应商签订《DM订单变更协议》，明确变更后的订单要求和双方的权利义务。同时，采购部应及时更新订单管理系统中的相关信息。（二）订单延误1.如因供应商原因导致DM订单延误交货，采购部应及时与供应商沟通，了解延误原因和预计交货时间，并将情况反馈给营运部。2.营运部根据订单延误情况，评估对超市促销活动的影响，并制定相应的应对措施，如调整促销计划、向顾客做好解释工作等。3.采购部要求供应商采取措施加快订单执行进度，尽量减少延误对超市造成的损失。如因订单延误给超市带来经济损失，采购部应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）订单质量问题1.在DM订单验收过程中，如发现质量问题，验收小组应及时记录问题情况，并出具《DM订单质量问题报告》。2.采购部将质量问题报告反馈给供应商，要求供应商在规定时间内进行整改或重新印刷。3.供应商整改或重新印刷完成后，采购部组织相关部门人员再次进行验收，直至质量问题解决为止。如因质量问题给超市造成经济损失，采购部应按照合同约定要求供应商赔偿。六、DM订单考核与奖惩（一）考核指标1.订单处理及时率：考核各部门在规定时间内完成订单处理环节的比例，计算公式为：订单处理及时率=按时完成订单处理环节的数量/应完成订单处理环节的数量×100%。2.订单准确率：考核订单信息的准确程度，包括商品信息、价格、数量等，计算公式为：订单准确率=准确无误的订单数量/订单总数量×100%。3.订单执行合格率：考核DM订单的执行质量，如印刷质量、交货时间、交货数量等符合合同要求的比例，计算公式为：订单执行合格率=合格的订单数量/订单总数量×100%。4.顾客反馈满意度：通过收集顾客对DM订单的反馈意见，考核顾客对DM订单的满意度，计算公式为：顾客反馈满意度=满意的顾客数量/反馈顾客总数量×100%。（二）奖惩措施1.对于在DM订单管理工作中表现优秀的部门和个人，给予以下奖励：月度奖金奖励：根据考核指标完成情况，对排名靠前的部门和个人给予一定金额的月度奖金。年度优秀员工评选：表现突出的个人有机会参与年度优秀员工评选，获得荣誉证书和相应的物质奖励。晋升机会：在同等条件下，优先考虑将优秀员工晋升到更高的岗位。2.对于在DM订单管理工作中出现失误或违反制度的部门和个人，给予以下惩罚：警告：对首次出现问题的部门或个人给予警告，要求其立即整改。罚款：根据问题的严重程度，对相关部门或个人处以一定金额的罚款。绩效扣分：在绩效考核中扣除相应的分数，影响个人绩效奖金和晋升机会。辞退：对于严重违反制度、给超市造成重大损失的个人，