公司油卡管理制度3篇

公司油卡管理制度3篇总则1.目的为加强公司车辆用油管理，规范油卡使用行为，降低车辆运营成本，提高车辆使用效率，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有配备车辆的部门及员工。3.基本原则统一管理原则：公司油卡由行政部门统一办理、充值和管理。限额使用原则：根据车辆使用情况和业务需求，设定油卡使用限额。节约高效原则：鼓励员工合理使用车辆，节约用油，提高车辆使用效率。油卡办理与充值1.油卡办理行政部门根据公司车辆数量和使用情况，选择合适的加油站办理油卡。办理油卡时，需提供公司营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证等相关资料，并填写油卡申请表。油卡办理完成后，行政部门应及时将油卡信息录入公司车辆管理系统，并将油卡发放给车辆使用部门或员工。2.油卡充值行政部门根据车辆使用情况和油卡余额，定期对油卡进行充值。充值前，行政部门应填写油卡充值申请表，注明充值金额、充值日期等信息，并提交财务部门审核。财务部门审核通过后，将充值款项划转至行政部门指定的账户，行政部门凭银行转账凭证到加油站进行充值。油卡充值后，行政部门应及时更新车辆管理系统中的油卡余额信息。油卡使用1.使用范围公司油卡仅限公司车辆使用，严禁用于非公司车辆或其他用途。2.使用规定车辆使用部门或员工应妥善保管油卡，不得转借、转让或丢失。使用油卡加油时，应在公司指定的加油站进行加油，并确保加油记录真实、准确。加油时，加油员应核对车辆信息和油卡信息，确保加油车辆与油卡所属车辆一致。加油后，驾驶员应在加油站提供的加油凭证上签字确认，并将加油凭证交回行政部门存档。如发现油卡被盗用或丢失，车辆使用部门或员工应立即向行政部门报告，并协助行政部门采取相应的措施。3.使用记录行政部门应建立油卡使用台账，详细记录每辆车的油卡使用情况，包括加油日期、加油金额、加油地点等信息。车辆使用部门或员工应定期核对油卡使用记录，如有疑问应及时向行政部门反馈。行政部门应定期对油卡使用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。油卡限额管理1.限额设定行政部门根据车辆车型、排量、使用情况等因素，设定每辆车的油卡使用限额。油卡使用限额应根据实际情况进行调整，原则上每年调整一次。2.限额控制车辆使用部门或员工应严格按照油卡使用限额使用油卡，不得超限额加油。如因业务需要超限额加油，车辆使用部门或员工应提前向行政部门申请，经批准后方可加油。行政部门应定期对油卡使用情况进行检查，如发现超限额加油情况，应及时查明原因，并根据情节轻重进行相应的处理。油卡报销1.报销流程驾驶员凭加油凭证和车辆行驶记录，填写油卡报销申请表，并提交车辆使用部门负责人审核。车辆使用部门负责人审核通过后，将申请表提交行政部门审核。行政部门审核通过后，将申请表提交财务部门报销。财务部门审核无误后，将报销款项支付给驾驶员。2.报销标准油卡报销金额应与加油凭证上的金额一致，不得虚报、多报。如加油凭证上的金额与实际加油金额不符，财务部门应根据实际情况进行调整。3.报销时间油卡报销应在加油后的一个月内进行，逾期不予报销。油卡盘点与核对1.盘点周期行政部门应定期对油卡进行盘点，盘点周期为每月一次。2.盘点内容核对油卡数量、余额与车辆管理系统中的记录是否一致。检查油卡使用记录是否真实、准确。核实油卡是否存在被盗用或丢失的情况。3.盘点报告行政部门应在盘点结束后，编制油卡盘点报告，详细记录盘点情况。如发现问题，应在报告中注明问题原因和处理建议，并及时向公司领导汇报。监督与检查1.监督部门公司审计部门负责对油卡管理制度的执行情况进行监督检查。2.检查内容油卡办理、充值、使用、报销等环节是否符合规定。油卡使用记录是否真实、准确。油卡限额管理是否严格执行。油卡盘点是否及时、准确。3.违规处理如发现违反油卡管理制度的行为，审计部门应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。对于情节较轻的违规行为，审计部门可责令当事人限期整改，并给予警告处分。对于情节严重的违规行为，审计部门可建议公司给予当事人辞退、罚款等处理，并追究相关责任人的责任。附则1.解释权本制度由公司行政部门负责解释。2.修订与完善本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的，按国家法律法规、政策规定执行，并根据实际情况适时进行修订和完善。3.生效日期本制度自发布之日起生效执行。[公司名称][发布日期]公司油卡管理制度（二）一、总则1.目的为规范公司油卡的使用和管理，确保油卡使用的合理性、安全性和透明度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有配备油卡的车辆及相关使用人员。3.管理原则严格审批原则：油卡的申请、使用、充值等环节均需经过严格审批。专款专用原则：油卡仅用于公司车辆加油，不得挪作他用。节约高效原则：鼓励员工合理使用车辆，节约用油，提高车辆使用效率。二、油卡申请与审批1.申请流程车辆使用部门或个人如需使用油卡，应填写油卡申请表，注明车辆信息、申请油卡原因、预计使用期限等内容。将申请表提交至行政部门，行政部门对申请信息进行初步审核。2.审批权限行政部门负责人对油卡申请表进行审批，审批通过后交财务部门备案。对于特殊情况或大额油卡申请，需经公司分管领导审批。三、油卡办理与发放1.办理主体由行政部门统一负责油卡的办理工作。2.办理要求行政部门根据审批通过的申请表，选择合适的加油站办理油卡。办理油卡时，需提供公司相关证明文件及车辆信息，确保油卡信息准确无误。3.发放流程油卡办理完成后，行政部门将油卡发放给车辆使用部门或个人，并做好发放记录。四、油卡充值1.充值依据行政部门根据车辆行驶里程、油耗情况等，定期对油卡进行充值评估。2.充值申请行政部门填写油卡充值申请表，注明充值金额、充值时间、充值原因等，并提交财务部门审核。3.充值审批财务部门对充值申请表进行审核，确认金额无误后，报财务负责人审批。审批通过后，财务部门安排资金进行充值操作。五、油卡使用1.使用范围油卡仅限在公司指定的加油站为公司车辆加油使用。2.使用规定驾驶员在加油时，应向加油站工作人员出示油卡，并确保加油信息与车辆信息一致。加油后，驾驶员应在加油站提供的加油凭证上签字确认，并妥善保管加油凭证。严禁使用油卡为非公司车辆加油，严禁将油卡转借他人。3.使用记录驾驶员应及时记录每次加油的日期、金额、加油量、加油站名称等信息，并定期将加油记录提交至行政部门。六、油卡报销1.报销凭证驾驶员凭有效的加油凭证及车辆行驶记录申请油卡报销。2.报销流程驾驶员填写油卡报销申请表，附上加油凭证和车辆行驶记录，提交至车辆使用部门负责人审核。车辆使用部门负责人审核通过后，交行政部门审核。行政部门审核无误后，报财务部门进行报销。3.报销标准油卡报销金额以实际加油凭证为准，不得虚报、多报。如加油凭证存在涂改、伪造等情况，财务部门有权拒绝报销。七、油卡挂失与补办1.挂失流程如油卡不慎丢失或被盗用，驾驶员应立即向行政部门挂失。行政部门核实情况后，及时通知加油站对油卡进行挂失处理，防止油卡继续被盗用。2.补办流程驾驶员填写油卡补办申请表，说明油卡丢失原因等情况。行政部门审核通过后，重新办理油卡，并将新油卡发放给驾驶员。八、监督与检查1.监督部门公司审计部门负责对油卡管理制度的执行情况进行定期监督检查。2.检查内容油卡申请、审批、办理、充值、使用、报销等环节是否合规。加油记录是否真实、完整。油卡是否存在违规使用情况。3.违规处理对于发现的违规行为，审计部门应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。对违规使用油卡的个人，公司将视情节给予警告、罚款、辞退等处理，并追回违规使用的油卡金额。九、附则1.解释权本制度由公司行政部门负责解释。2.修订与完善本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的，按国家法律法规、政策规定执行，并根据实际情况适时进行修订和完善。3.生效日期本制度自发布之日起生效执行。[公司名称][发布日期]公司油卡管理制度（三）一、总则1.制定目的为加强公司油卡管理，规范用油行为，降低车辆运行成本，提高资源利用效率，特制定本制度。2.适用对象本制度适用于公司内部所有配备车辆及使用油卡的人员。3.管理目标确保油卡使用合理、安全、透明，实现车辆用油成本的有效控制。二、油卡管理职责分工1.行政部门负责油卡的统一办理、领取、发放及回收工作。建立油卡使用台账，记录每辆车的油卡使用情况。定期对油卡使用情况进行统计分析，并向相关部门汇报。2.财务部门负责油卡充值资金的审核与支付。对油卡报销进行审核，确保报销凭证真实、合规。3.车辆使用部门及人员严格按照本制度使用油卡，妥善保管油卡，不得遗失或转借。及时记录车辆加油信息，并定期提交给行政部门。三、油卡办理与开户1.办理原则根据公司车辆数量及使用需求，选择信誉良好、服务优质的加油站办理油卡。2.开户资料办理油卡时，需提供公司营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证复印件等相关资料。3.开户流程行政部门填写油卡开户申请表，经公司领导审批后，前往指定加油站办理开户手续。开户成功后，领取油卡并登记相关信息。四、油卡充值1.充值依据行政部门根据车辆行驶里程、油耗标准及上月油卡使用情况，预估本月油卡充值金额。2.充值申请行政部门每月[具体日期]前填写油卡充值申请表，注明充值金额、充值原因及预计充值时间，提交财务部门审核。3.审核与支付财务部门对充值申请表进行审核，审核通过后报财务负责人审批。审批通过后，在[规定时间内]完成充值操作，并将充值凭证交行政部门存档。五、油卡使用规范1.使用范围油卡仅限为公司车辆在指定加油站加油使用，不得用于其他用途。2.加油流程驾驶员加油时，应主动向加油站工作人员出示油卡，并告知车辆信息。加油完毕后，驾驶员需在加油站提供的加油凭证上签字确认，加油凭证应包含加油日期、金额、加油量、加油站名称等信息。驾驶员应妥善保管加油凭证，如有遗失，需及时向加油站挂失并补办。3.特殊情况处理因特殊原因需在非指定加油站加油时，驾驶员应提前向行政部门申请，经批准后方可加油。加油费用需提供正规发票，按公司报销流程进行报销。若车辆在外地无法使用公司油卡加油，驾驶员可先行垫付加油费用，回公司后凭正规发票及相关证明按规定报销。六、油卡报销管理1.报销凭证驾驶员报销油卡费用时，需提供有效的加油凭证、车辆行驶记录（可通过车辆行驶记录仪或里程表记录）。2.报销流程驾驶员填写油卡报销申请表，将加油凭证及车辆行驶记录粘贴在申请表后，提交至车辆使用部门负责人审核。车辆使用部门负责人审核加油信息的真实性及合理性，审核通过后签字确认，交行政部门审核。行政部门核实加油记录与油卡使用台账是否一致，审核通过后报财务部门。财务部门对报销凭证进行最终审核，审核无误后按照公司财务制度进行报销。3.报销标准油卡报销金额以实际加油凭证为准，不得虚报、多报。对于超出车辆油耗标准的加油费用，需详细说明原因并经车辆使用部门负责人及行政部门审核同意后方可报销。七、油卡盘点与核对1.盘点周期行政部门每月末对油卡进行盘点，确保油卡数量、余额与车辆管理系统及油卡使用台账一致。2.盘点内容核对油卡实物与系统记录的油卡数量、卡号是否相符。检查油卡余额是否与系统记录一致，如有差异需查明原因。查看油卡使用记录是否完整、准确，有无异常加油情况。3.盘点报告行政部门编制油卡盘点报告，详细记录盘点情况。如发现问题，应在报告中注明问题原因及处理建议，并及时向公司领导汇报。八、油卡遗失与补办1.遗失报告驾驶员发现油卡遗失后，应立即向行政部门报告，并说明遗失时间、地点等情况。2.挂失处理行政部门接到报告后，及时与加油站联系挂失油卡，防止油卡被盗用。3.补办流程驾驶员填写油卡补办申请表，注明油卡遗失原因及相关情况。行政部门审核申请表后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门前往加油站补办油卡，并将新油卡发放给驾驶员。同时，更新油卡使用台账及