超市企业印章管理制度

超市企业印章管理制度总则目的为加强超市企业印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于超市企业总部及各门店、分公司所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章以及各部门专用章等。印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用、丢失或损坏。3.严肃性原则：印章使用应严肃认真，严格按照规定的流程和权限进行审批。4.责任追究原则：对违反印章管理制度的行为，将追究相关责任人的责任。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，提交公司领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并与刻制单位办理交接手续，同时对印章进行登记备案。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章启用时间、使用范围及相关注意事项。3.印章启用后，行政部门应将印章登记台账更新，记录印章启用时间、保管人等信息。印章的保管保管原则1.各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。保管职责1.公章保管人职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照规定的流程和权限审批使用公章，对用印文件进行审核，确保用印内容合法合规。在用印过程中，监督用印情况，防止违规用印。定期对公章使用情况进行登记，并将登记台账报送行政部门备案。如发现公章丢失、被盗用等异常情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施。2.合同专用章保管人职责负责合同专用章的保管，确保印章安全。审核合同文本，确保合同条款符合法律法规及公司规定。根据合同审批流程，在合同上加盖合同专用章，并做好用印登记。对合同专用章的使用情况进行定期统计和分析，及时向行政部门汇报。妥善保管合同专用章使用记录，以备查阅。3.财务专用章保管人职责负责财务专用章的保管，确保印章安全。严格按照财务制度和审批流程使用财务专用章，对涉及财务收支、结算等业务的文件进行审核用印。在用印过程中，认真核对用印内容与财务凭证的一致性，防止财务风险。定期对财务专用章使用情况进行登记，并将登记台账报送财务部门负责人备案。如发现财务专用章使用异常，应及时报告财务部门负责人，并配合调查处理。4.发票专用章保管人职责负责发票专用章的保管，确保印章安全。按照发票管理规定，在开具发票时正确加盖发票专用章。对发票专用章的使用情况进行登记，记录开具发票的日期、金额、客户名称等信息。定期将发票专用章使用登记台账报送税务管理部门备案。妥善保管发票专用章使用记录，以备税务机关检查。5.法人章保管人职责负责法人章的保管，确保印章安全。根据法人授权，在规定的文件上加盖法人章。在用印过程中，严格审核用印文件的合法性和真实性，确保用印行为符合法人意愿。定期对法人章使用情况进行登记，并将登记台账报送行政部门备案。如发现法人章使用异常，应及时报告公司领导，并配合调查处理。6.部门专用章保管人职责负责本部门专用章的保管，确保印章安全。按照本部门工作流程和规定，在授权范围内使用部门专用章。对部门专用章的使用情况进行登记，记录用印文件名称、日期、用途等信息。定期将部门专用章使用登记台账报送行政部门备案。如发现部门专用章使用异常，应及时报告部门负责人，并采取相应措施。印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细列出交接印章的名称、数量、规格、启用时间、保管期限等信息。2.交接双方应在行政部门负责人的监督下进行当面交接，核对印章实物与《印章交接清单》内容是否一致，并签字确认。3.交接完成后，行政部门应及时更新印章登记台账，记录印章交接情况。印章的使用使用流程1.申请：用印部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：根据用印事项的性质和审批权限，提交相应领导进行审核。审核内容包括用印文件的合法性、真实性、完整性等。3.审批：经审核通过后，按照公司规定的审批流程，由相关领导进行审批签字。审批人应对用印事项负责，确保用印符合公司利益和规定。4.用印：印章保管人在确认《印章使用申请表》已按规定完成审批流程后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印日期、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。5.登记备案：印章保管人应定期将《印章使用登记表》报送行政部门备案，行政部门应建立印章使用档案，对用印情况进行跟踪和统计分析。使用范围1.公章使用范围以公司名义发布的各类文件、通知、报告等。公司对外签订的合同、协议、意向书等。公司出具的各类证明、介绍信等。其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章使用范围公司对外签订的各类经济合同、业务合同等。与合同相关的补充协议、变更协议等。3.财务专用章使用范围涉及公司财务收支、结算的各类票据、凭证、报表等。与银行、税务等相关部门办理业务的文件。其他财务专用事项。4.发票专用章使用范围公司开具的各类发票。5.法人章使用范围经法人授权，在相关文件上加盖法人章。其他需要法人签字确认的事项。6.部门专用章使用范围本部门内部使用的各类文件、报表、报告等。经部门负责人授权，对外出具的与本部门业务相关的证明、函件等。禁止使用情况1.未经审批或审批手续不全的文件，不得加盖印章。2.涉及违法违规、损害公司利益或不符合公司规定的文件，不得加盖印章。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。4.已盖印章的文件，如需要修改内容，必须重新履行审批手续，不得在原文件上直接修改并加盖印章。印章的停用与销毁停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、停用日期等信息，并经公司领导审批。2.行政部门应发布印章停用通知，明确印章停用时间，并要求各部门停止使用该印章。3.印章停用后，保管人应将印章妥善保管，不得随意丢弃或交予他人。销毁1.对于已停用且不再使用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，安排专人负责销毁。2.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。4.销毁完成后，行政部门应将印章销毁情况报告公司领导，并在印章登记台账中注明印章已销毁。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门应定期对印章管理制度的执行情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。定期检查行政部门应定期对印章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、用印登记是否完整等。对检查中发现的问题，应及时督促整改，并将检查结果向公司领导汇报。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职