企业公司群管理制度

企业公司群管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部沟通与协作，规范公司群的使用与管理，确保信息传递的及时、准确、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要加入公司群的外部人员。（三）基本原则1.遵守法律法规：群内交流应遵守国家法律法规，不得发布违法、违规、有害信息。2.尊重他人：尊重群内成员，不得进行人身攻击、侮辱、诽谤等行为。3.信息准确：发布的信息应真实、准确、客观，不得传播未经证实的谣言。4.高效沟通：以工作为导向，及时、清晰地沟通工作相关事宜，提高工作效率。二、群成员管理（一）入群管理1.员工入群：新员工入职后，由人力资源部门负责将其加入公司内部工作群。2.外部人员入群：因工作需要邀请外部人员加入公司群时，需由相关业务部门负责人提出申请，经公司领导批准后，由专人负责添加。添加时需向对方说明群规和注意事项。（二）群成员命名规范1.员工命名：群成员统一使用真实姓名+部门名称的格式命名，如"张三+市场部"。2.外部人员命名：外部人员统一使用公司简称+姓名的格式命名，如"[公司简称]李四"。（三）群成员退出1.员工离职：员工离职后，由人力资源部门负责将其移出公司群。2.主动退出：群成员如有特殊原因需要退出群聊，需向群主或群管理员说明情况，经同意后可退出。3.被移除：对于违反群规或不再适合留在群内的成员，群主或群管理员有权将其移除。移除前需向其说明原因。三、群消息管理（一）消息发布要求1.工作相关消息：群内主要发布与公司业务、工作安排、项目进展等相关的信息。发布时应主题明确、内容简洁，避免无关信息干扰。2.紧急重要消息：对于紧急重要的消息，发布者应第一时间通知相关人员，并确保信息的准确传达。3.一般性通知：一般性通知应提前规划，选择合适的时间发布，确保群成员能够及时收到。4.禁止发布内容：禁止发布与工作无关的个人生活琐事、娱乐八卦等信息。禁止发布未经公司授权的商业广告、推销信息。禁止发布涉及公司机密、敏感信息的内容。禁止发布违法、违规、有害、低俗、暴力、恐怖等不良信息。（二）消息回复要求1.及时回复：对于与自己工作相关的消息，群成员应及时回复，不得拖延。2.准确回复：回复消息应准确、清晰，避免模糊不清或产生歧义。3.礼貌回复：回复消息时应使用礼貌用语，尊重他人。（三）消息提醒与催办1.重要消息提醒：对于重要消息，群管理员可通过群公告、@全体成员等方式进行提醒，确保群成员知晓。2.工作任务催办：对于安排的工作任务，如在规定时间内未完成，群管理员可进行催办，确保工作按时推进。四、群文件管理（一）文件上传1.工作相关文件：群成员可上传与工作相关的文件，如报告、方案、合同等。上传时应确保文件内容完整、格式规范，并注明文件名称和简要说明。2.共享文件分类：为便于文件查找和管理，群文件应按照部门、项目等进行分类存放。（二）文件下载1.权限设置：根据工作需要，群管理员可设置文件的下载权限，确保文件的安全性。2.下载要求：群成员如需下载文件，应确保下载的文件用于工作目的，不得随意传播或泄露。（三）文件清理1.定期清理：群管理员应定期对群文件进行清理，删除过期、无用的文件，确保群空间的整洁。2.文件备份：对于重要的文件，群管理员应进行备份，防止文件丢失。五、群会议管理（一）会议发起1.发起条件：因工作需要召开群会议时，由相关部门负责人或项目负责人发起。2.会议通知：会议发起者应提前发布会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。（二）会议要求1.准时参会：参会人员应提前做好准备，准时参加会议，不得迟到、早退。2.保持安静：会议期间，参会人员应保持安静，不得随意打断他人发言，如有问题可在合适的时机提出。3.做好记录：参会人员应做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决策结果等。（三）会议纪要1.纪要整理：会议结束后，由会议发起者或指定人员负责整理会议纪要，并在群内发布。2.纪要内容：会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果、工作安排等信息。3.执行跟踪：会议纪要发布后，相关部门和人员应按照纪要要求及时落实工作任务，并定期向群内汇报工作进展情况。六、群管理员职责（一）群主职责1.群的创建与维护：负责创建公司群，并确保群的正常运行。2.群规制定与宣传：制定和完善群规，并向群成员宣传解释，确保群成员知晓并遵守。3.成员管理：负责群成员的入群、退群管理，处理群成员之间的纠纷和问题。4.消息管理：对群内发布的消息进行审核和管理，确保信息符合群规要求。5.文件管理：负责群文件的上传、下载、分类、清理等管理工作。6.会议组织：协助相关部门组织群会议，确保会议顺利进行。（二）群管理员职责1.协助群主工作：群管理员应协助群主做好群的日常管理工作，如消息审核、成员管理等。2.信息收集与反馈：及时收集群成员的意见和建议，并反馈给群主或相关部门。3.紧急情况处理：在群主不在时，负责处理群内的紧急情况，如重要消息传达、突发事件处理等。七、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立群管理监督小组，负责对公司群的使用和管理情况进行监督检查。2.投诉处理：对于群成员违反群规的行为，其他群成员可向监督小组投诉，监督小组应及时进行调查处理。（二）考核办法1.纳入绩效考核：将群的使用和管理情况纳入员工绩效考核体系，对表现优秀的群成员给予奖励，对违反群规的群成员进行相应的处罚。2.具体考核指标：考核指标包括信息发布的准确性、及时性、合规性，消息回复的及时性、准确性，文件管理的规范性，会议参与的积极性等。八