酒店工程采购管理制度

酒店工程采购管理制度目的本制度旨在规范酒店工程采购工作，确保采购活动的高效、透明、合规，保障酒店工程质量，控制采购成本，满足酒店运营和发展需求。适用范围本制度适用于酒店各类新建、改建、扩建工程以及日常维修、保养项目的物资采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下降低采购成本。3.公平性原则：公平对待所有供应商，确保采购过程公正、公开、透明。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，保障工程质量。5.归口管理原则：明确采购归口管理部门，实行统一管理。采购组织与职责采购决策机构成立酒店采购决策小组，由酒店高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目、采购预算、采购政策等，对采购工作进行决策和监督。采购归口管理部门指定[具体部门名称]作为酒店工程采购的归口管理部门，负责采购工作的组织、协调、实施和管理。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购预算，审核采购申请。3.组织供应商选择、评估和管理。4.负责采购合同的签订、执行和监督。5.协调处理采购过程中的问题和纠纷。6.定期向上级汇报采购工作情况。使用部门职责1.根据工程需求提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与供应商选择和评估工作，提供技术支持和质量意见。3.负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。4.配合采购归口管理部门处理采购过程中的相关事宜。财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的安排和支付审核。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。4.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。采购预算管理预算编制1.采购归口管理部门应根据酒店工程计划和实际需求，结合历史采购数据，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、物资名称、规格型号、数量、预计采购金额等内容，并按季度进行分解。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、工程变更等因素，确保预算的合理性和准确性。预算审批采购预算经采购归口管理部门负责人审核后，报酒店采购决策小组审批。审批通过后的采购预算作为采购工作的依据。预算执行与调整1.采购归口管理部门应严格按照采购预算组织采购活动，控制采购成本。2.如因工程变更、市场价格大幅波动等原因导致采购预算需要调整的，由使用部门提出申请，采购归口管理部门审核后报采购决策小组审批。采购流程采购申请1.使用部门根据工程需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购归口管理部门。采购审批采购归口管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、预算的符合性等。审核通过后，报相关领导审批。金额较大的采购项目需报酒店采购决策小组审批。供应商选择与采购1.供应商选择采购归口管理部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等。组织相关人员对合格供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理、售后服务等情况。根据考察结果，建立供应商名录，并定期对供应商进行评估和更新。2.采购实施根据审批后的采购申请，采购归口管理部门向选定的供应商发送《采购订单》，明确采购物资的各项要求和交货时间等。供应商应在规定时间内确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。采购归口管理部门跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量到货。验收1.使用部门负责采购物资的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准对物资的数量、规格型号、质量等进行检查。2.验收合格后，验收人员填写《验收报告》，并签字确认。如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购归口管理部门与供应商协商解决。付款1.采购物资验收合格后，供应商提交付款申请。采购归口管理部门审核付款申请，并附上《采购订单》、《验收报告》等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定办理付款手续。采购合同管理合同签订1.采购归口管理部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购归口管理部门应将合同副本分发给相关部门存档。合同执行1.采购归口管理部门和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购归口管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自动终止。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行的，双方应协商解除合同，并妥善处理善后事宜。供应商管理供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购归口管理部门对其进行审核，符合条件的纳入供应商名录。供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予一定的激励措施，对于不合格供应商及时淘汰。供应商培训与沟通1.组织供应商参加相关培训，提高其产品质量和服务水平。2.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。采购风险管理风险识别1.采购归口管理部门应定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。风险应对1.针对不同的风险，制定相应的应对措施。如对于市场价格波动风险，可以采取套期保值、签订框架协议等方式；对于供应商违约风险，加强合同管理，要求供应商提供担保等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取有效措施防范风险的发生。监督与考核内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购工作进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的控制情况等。2.采购归口管理部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购归口管理部门和相关人员的采购工作进行考核评价。2.考核评价指标包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和