行政费用使用管理制度

行政费用使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政费用的管理，规范行政费用的使用行为，提高行政费用的使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门行政费用的使用与管理。（三）原则1.预算控制原则：行政费用实行预算管理，严格按照预算安排支出，确保费用支出在预算范围内。2.合理合规原则：费用支出应符合国家法律法规和公司相关规定，遵循合理、必要、合规的原则。3.效益优先原则：注重行政费用的使用效益，优化资源配置，提高资金使用效率。二、行政费用分类及定义（一）办公费用1.办公用品：包括文具、纸张、文件夹、笔记本、笔、计算器等日常办公所需物品。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅等固定资产及相关耗材。3.办公通讯：公司固定电话、移动通讯费用、网络费用等。（二）差旅费员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。（三）业务招待费公司为开展业务活动而发生的宴请、礼品、招待等费用。（四）车辆费用1.车辆购置及折旧：公司购买车辆的费用及按照规定计提的折旧。2.车辆运行费用：包括燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等。（五）会议费公司组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。（六）培训费员工参加公司内部或外部培训所发生的培训费用，包括培训课程费用、培训教材费、培训场地费等。（七）其他行政费用除上述费用外，其他与公司行政管理相关的费用，如水电费、物业费、清洁用品费等。三、行政费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，在每年年末编制下一年度的行政费用预算。2.预算编制应详细列出各项费用的明细及金额，并说明费用支出的理由和依据。3.行政部门负责汇总各部门的预算，形成公司年度行政费用预算草案，提交公司管理层审核。（二）预算审批1.公司管理层对行政费用预算草案进行审核，根据公司的经营目标和财务状况，对预算进行调整和确定。2.经公司管理层审批后的行政费用预算，作为年度行政费用控制的依据。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得超预算支出。如有特殊情况需要调整预算，应提前向行政部门提出申请，经公司管理层批准后执行。2.行政部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（四）预算调整1.在预算执行过程中，如因市场变化、业务拓展等原因需要调整预算，各部门应填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、内容和金额。2.行政部门对预算调整申请表进行审核后，提交公司管理层审批。经批准后的预算调整申请表作为预算调整的依据。四、办公费用管理（一）办公用品管理1.办公用品的采购由行政部门统一负责，根据各部门的需求进行集中采购。2.采购前，行政部门应进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的供应商，并与其签订采购合同。3.办公用品采购后，行政部门应进行验收，确保办公用品的质量和数量符合要求。验收合格后，办理入库手续，并按照规定进行保管。4.各部门根据工作需要，到行政部门领取办公用品。领取时，应填写办公用品领用登记表，注明领用日期、用品名称、数量、领用人等信息。5.行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。对于积压、损坏的办公用品，应及时进行清理和处理。（二）办公设备管理1.办公设备的购置由行政部门根据公司的实际需求提出申请，经公司管理层批准后进行采购。2.办公设备采购后，行政部门应组织相关人员进行验收，确保设备的质量和性能符合要求。验收合格后，办理入库手续，并按照规定进行登记和编号。3.办公设备的使用部门应负责设备的日常维护和保养，确保设备的正常运行。如有故障，应及时通知行政部门进行维修。4.办公设备的报废处理，由使用部门提出申请，经行政部门审核后，报公司管理层批准。报废设备应按照规定进行处理，不得随意丢弃。（三）办公通讯管理1.公司固定电话、移动通讯费用、网络费用由行政部门统一管理和支付。2.各部门应合理使用办公通讯设备，严格控制通讯费用支出。如有特殊情况需要增加通讯费用，应提前向行政部门提出申请，经批准后执行。3.行政部门应定期对办公通讯费用进行统计和分析，及时发现异常情况并采取措施加以解决。五、差旅费管理（一）出差审批1.员工因公务出差，应提前填写出差申请表，注明出差事由、目的地、出差时间、预计费用等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据工作需要，对出差申请进行审核，签署意见后报公司管理层审批。3.经批准后的出差申请表作为员工出差的依据。（二）差旅费标准1.交通费用：根据出差的距离和交通方式，按照公司规定的标准报销。2.住宿费用：根据出差的地区和级别，按照公司规定的标准报销。3.餐饮费用：按照公司规定的标准报销。4.市内交通费用：按照公司规定的标准报销。（三）差旅费报销1.员工出差结束后，应在规定的时间内填写差旅费报销单，附上出差申请表、发票等相关凭证，报部门负责人审核。2.部门负责人对差旅费报销单进行审核，签署意见后报财务部门审核。3.财务部门对差旅费报销单进行审核，核实费用的真实性、合理性和合规性。审核无误后，报公司管理层审批。4.经公司管理层审批后的差旅费报销单，由财务部门按照规定进行报销。六、业务招待费管理（一）招待审批1.业务招待应提前填写业务招待申请表，注明招待事由、招待对象、招待时间、预计费用等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据业务需要，对业务招待申请进行审核，签署意见后报公司管理层审批。3.经批准后的业务招待申请表作为业务招待的依据。（二）招待标准1.招待费用应根据招待对象的级别和业务性质，按照公司规定的标准执行。2.严禁超标准招待或进行与业务无关的招待活动。（三）招待报销1.业务招待结束后，应在规定的时间内填写业务招待费报销单，附上业务招待申请表、发票等相关凭证，报部门负责人审核。2.部门负责人对业务招待费报销单进行审核，签署意见后报财务部门审核。3.财务部门对业务招待费报销单进行审核，核实费用的真实性、合理性和合规性。审核无误后，报公司管理层审批。4.经公司管理层审批后的业务招待费报销单，由财务部门按照规定进行报销。七、车辆费用管理（一）车辆购置及折旧管理1.车辆购置由行政部门根据公司的实际需求提出申请，经公司管理层批准后进行采购。2.车辆采购后，行政部门应办理车辆的登记手续，并按照规定进行折旧计提。3.车辆折旧计提方法应符合国家相关规定，并报财务部门备案。（二）车辆运行费用管理1.车辆燃油费、过路费、停车费等运行费用由驾驶员负责报销，报销时应附上相关发票和费用清单。2.车辆保险费、维修保养费等费用由行政部门统一支付，行政部门应选择正规的保险公司和维修厂家，并对费用进行审核和控制。3.行政部门应定期对车辆运行费用进行统计和分析，及时发现异常情况并采取措施加以解决。八、会议费管理（一）会议审批1.公司组织召开各类会议，应提前填写会议申请表，注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、预计费用等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据会议的重要性和必要性，对会议申请进行审核，签署意见后报公司管理层审批。3.经批准后的会议申请表作为会议组织的依据。（二）会议预算1.会议组织部门应根据会议的规模和要求，编制会议预算，详细列出各项费用的明细及金额。2.会议预算应报公司管理层审核，经批准后的会议预算作为会议费用控制的依据。（三）会议报销1.会议结束后，会议组织部门应在规定的时间内填写会议费报销单，附上会议申请表、发票等相关凭证，报部门负责人审核。2.部门负责人对会议费报销单进行审核，签署意见后报财务部门审核。3.财务部门对会议费报销单进行审核，核实费用的真实性、合理性和合规性。审核无误后，报公司管理层审批。4.经公司管理层审批后的会议费报销单，由财务部门按照规定进行报销。九、培训费管理（一）培训审批1.员工参加公司内部或外部培训，应提前填写培训申请表，注明培训名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据员工的工作需要和培训的必要性，对培训申请进行审核，签署意见后报公司管理层审批。3.经批准后的培训申请表作为员工参加培训的依据。（二）培训预算1.培训组织部门应根据培训的内容和规模，编制培训预算，详细列出各项费用的明细及金额。2.培训预算应报公司管理层审核，经批准后的培训预算作为培训费用控制的依据。（三）培训报销1.员工培训结束后，应在规定的时间内填写培训费用报销单，附上培训申请表、发票等相关凭证，报部门负责人审核。2.部门负责人对培训费用报销单进行审核，签署意见后报财务部门审核。3.财务部门对培训费用报销单进行审核，核实费用的真实性、合理性和合规性。审核无误后，报公司管理层审批。4.经公司管理层审批后的培训费用报销单，由财务部门按照规定进行报销。十、其他行政费用管理（一）水电费管理1.公司水电费由行政部门统一支付，行政部门应定期与水电供应部门核对水电费账单，确保费用的准确性。2.各部门应合理使用水电资源，避免浪费。行政部门应定期对各部门的水电使用情况进行统计和分析，及时发现异常情况并采取措施加以解决。（二）物业费管理1.公司物业费由行政部门统一支付，行政部门应与物业管理公司签订物业服务合同，明确双方的权利和义务。2.行政部门应定期对物业管理公司的服务质量进行评估，确保物业服务符合合同要求。如发现问题，应及时与物业管理公司沟通并要求其整改。（三）清洁用品费管理1.清洁用品的采购由行政部门统一负责，根据公司的实际需求进行集中采购。2.采购前，行政部门应进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的供应商，并与其签订采购合同。3.清洁用品采购后，行政部门应进行验收，确保清洁用品的质量和数量符合要求。验收合格后，办理入库手续，并按照规定进行保管。4.各部门根据工作需要，到行政部门领取清洁用品。领取时，应填写清洁用品领用登记表，注明领用日期、用品名称、数量、领用人等信息。5.行政部门应定期对清洁用品的库存进行盘点，确保账实相符。对于积压、损坏的清洁用品，应及时进行清理和处理。十一、费用报销流程（一）费用报销申请1.员工发生行政费用支出后，应及时填写费用报销单，详细注明费用的发生日期、事由、金额、发票号码等信息。2.费用报销单应附上相关的发票、收据、审批文件等凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。（二）部门负责人审核1.员工将填写好的费用报销单提交给所在部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性和必要性进行审核。2.如费用支出符合公司规定，部门负责人应签署审核意见，并将费用报销单提交给财务部门。（三）财务部门审核1.财务部门收到费用报销单后，对费用的凭证、金额、报销标准等进行审核。2.如发现费用报销单存在问题，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证。审核无误后，财务部门将费用报销单提交给公司管理层审批。（四）公司管理层审批1.公司管理层根据公司的财务状况和相关规定，对费用报销单进行审批。2.如费用支出超出公司预算或不符合公司规定，公司管理层应不予批准，并说明理由。（五）报销支付1.经公司管理层审批后的费用报销单，由财务部门按照规定进行报销支付。2.财务部门应通过银行转账等方式将报销款项支付到报销人的银行账户，不得支付现金。十二、费用监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对行政费用的使用情况进行审计，检查费用支出是否符合公司规定和预算安排，是否存在浪费、违规支出等问题。（二）财务检查财务部门定期对行政费用的报销凭证进行检查，核实凭证的真实性、合法性和完整性，确保费用报销符合公司规定。（三）日常监督行政部门对各部门行政费用的使用情况进行日常监督，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现违规行为，应及时报告公司管理层，并