费用发票报销管理制度

费用发票报销管理制度总则目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项费用支出真实、合法、有效，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工。基本原则1.真实性原则：费用报销必须以实际发生的经济业务为依据，提供真实、合法、有效的发票及相关凭证。2.合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性、必要性的原则，杜绝不合理支出。3.审批原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，确保费用支出的合规性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。费用报销范围及标准差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.城市间交通费飞机票：按照经济舱标准报销，因特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：按照实际购买票价报销，但不得超过相应等级座位的票价标准。长途汽车票：按照实际票价报销。3.住宿费根据出差目的地的不同，分为不同的标准：一线城市[x]元/晚，二线城市[x]元/晚，三线及以下城市[x]元/晚。同性两人一同出差的，应合住一间房，按照较高标准报销住宿费。如需单独住宿，需提前经上级领导批准，并按照相应标准的1.5倍报销。4.伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，一线城市[x]元/天，二线城市[x]元/天，三线及以下城市[x]元/天。出差期间由接待单位统一安排用餐的，应向接待单位交纳伙食费，并由接待单位出具收取证明，公司不再报销伙食补助费。5.市内交通费出差期间的市内交通费用，可选择乘坐公共交通工具或使用公司指定的交通补贴方式。乘坐公共交通工具的，按照实际发生金额报销；采用交通补贴方式的，按照[x]元/天的标准发放，不再报销市内交通费用。业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为经营业务的需要而支付的应酬费用，包括餐饮、香烟、水、食品、正常的娱乐活动等产生的费用支出。2.招待标准招待客户时应根据实际情况合理安排，严禁铺张浪费。一般情况下，招待费用人均标准不得超过[x]元。因特殊业务需要超过标准的，需提前经上级领导批准。3.审批流程业务招待费报销前，需填写《业务招待费申请表》，注明招待时间、地点、对象、事由、预计金额等信息，并经部门负责人、分管领导审核，总经理批准。报销时，应提供合法有效的发票、《业务招待费申请表》及相关接待清单等凭证。办公费1.定义：办公费是指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、办公设备耗材、印刷费、邮寄费等。2.办公用品公司统一采购办公用品，各部门根据实际需要填写《办公用品申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取。员工个人不得擅自购买办公用品，如有特殊情况需自行购买的，需提前经部门负责人批准，并在报销时提供发票及购买清单。3.办公设备耗材办公设备耗材的采购由行政部门统一负责，各部门根据设备使用情况填写《办公设备耗材申请表》，经部门负责人审批后，由行政部门统一采购。办公设备维修费用应及时报行政部门审核，经批准后按照规定报销。4.印刷费印刷文件、资料等应填写《印刷申请表》，注明印刷内容、数量、规格等信息，经部门负责人审核，分管领导批准后，由行政部门统一安排印刷。报销印刷费时，应提供印刷合同、发票及印刷清单等凭证。5.邮寄费因工作需要邮寄文件、资料等，应选择正规的快递公司，并保留快递单作为报销凭证。邮寄费报销时，应注明邮寄内容、收件人、寄件人等信息。通讯费1.公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位级别分为不同档次：[具体档次及标准]。2.员工凭通讯费用发票在补贴标准范围内报销，超出部分自理。差旅费、业务招待费、办公费、通讯费以外的其他费用报销标准，按照公司相关规定执行。费用报销流程报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集整理相关发票及凭证，并按照公司规定填写《费用报销单》。2.《费用报销单》应填写完整、准确，包括报销日期、部门、姓名、报销事由、金额、附件张数等信息，并粘贴好相应的发票及凭证。部门审核1.员工将填写好的《费用报销单》提交至所在部门，部门负责人应根据费用报销制度对报销内容的真实性、合理性进行审核。2.审核通过后，部门负责人在《费用报销单》上签字确认。财务审核1.部门审核通过的《费用报销单》提交至财务部门，财务人员对报销凭证的合法性、合规性以及金额的准确性进行审核。2.财务审核发现问题的，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证。审核通过后，财务人员在《费用报销单》上签字确认。审批1.根据公司费用审批权限，财务审核通过的《费用报销单》提交至相应的审批领导进行审批。2.审批领导应认真审核报销内容，对不符合规定的费用支出予以驳回。审批通过后，在《费用报销单》上签字确认。报销支付1.经过审批的《费用报销单》由财务部门进行报销支付。2.报销金额在[x]元以下的，一般采用银行转账方式支付至报销人银行账户；报销金额在[x]元以上的，可根据报销人意愿选择银行转账或现金支付方式。费用报销凭证要求发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票上的购买方名称应与公司全称一致，不得填写简称或个人姓名。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票方重新开具发票。4.对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证抵扣，逾期未认证的不得抵扣进项税额。其他凭证1.除发票外，费用报销还应提供相关的合同、协议、清单、审批表等凭证，以证明费用支出的真实性、合理性和合规性。2.相关凭证应与发票内容相互印证，不得相互矛盾。费用报销审批权限报销金额在[x]元以下的由部门负责人审核，财务负责人审批。报销金额在[x]元以上至[x]元的由部门负责人审核，分管领导审批，财务负责人复核。报销金额在[x]元以上的由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批，财务负责人复核。特殊情况处理无发票情况1.因特殊原因无法取得发票的，应填写《无发票费用报销说明》，详细说明费用发生的原因、金额、支付方式等信息，并提供相关的证明材料，经部门负责人、财务负责人审核，分管领导批准后，方可报销。2.无发票费用报销金额不得超过该类费用当月报销总额的[x]%。跨年费用报销1.员工应在费用发生年度内及时办理报销手续，如因特殊原因未能在当年报销的，可在次年1月31日前报销，但需提供合理的说明。2.跨年费用报销应按照费用发生年度的报销制度进行审核和审批。监督与检查财务部门应定期对费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，应及时要求相关责任人进行整改，并按照公司规定进行处理。违规处理对于违反费用报销管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.对于虚假报销、骗取公司资金的行为，除追回违规报销金额外，公司将给予严肃批评教育，并视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法移送司法机关处理