规范公司档案管理制度

规范公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类管理原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，便于管理和查找。3.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、有效的信息支持。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，指导和监督各部门的档案工作。4.开发利用档案信息资源，为公司领导决策和各部门工作提供服务。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理。6.组织开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合管理部移交。2.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的日常管理。4.积极利用档案资料，为部门工作提供支持，并向综合管理部反馈档案利用需求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料。2.公司各类会议文件、记录、纪要等。3.公司各项业务活动中产生的合同、协议、订单、报表等。4.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。5.公司财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。6.公司技术档案，涵盖研发项目文档、技术图纸、工艺文件等。7.公司市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、营销活动记录等。8.公司行政管理档案，包括办公用品采购记录、办公设备维护记录、车辆使用记录等。9.公司对外宣传材料，如宣传册、海报、新闻稿件等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别，将收集到的档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、技术管理类、市场营销类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于识别和管理。3.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案移交综合管理部归档。2.对于重大项目或特殊事件形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后[规定时间]内及时归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。3.将档案及移交清单一并送交综合管理部档案管理人员。4.综合管理部档案管理人员对接收的档案进行再次审核，核对无误后办理签收手续。（三）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、公司年度财务报告等。3.长期保管的档案期限为[x]年，如重要合同、项目文件等。4.短期保管的档案期限为[x]年，如一般性文件、报表等。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，并建立相应的索引目录。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行数据维护和更新。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批。3.审批通过后，查阅人持申请表到综合管理部办理查阅手续。4.综合管理部档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。5.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，方可借阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准方可借阅。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、目的、期限等信息。2.将申请表依次提交所在部门负责人和综合管理部负责人审批。3.审批通过后，借阅人持申请表到综合管理部办理借阅手续，领取档案。4.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失。如发生上述情况，应及时报告综合管理部，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对档案进行定期鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，予以鉴定销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值的档案，经鉴定小组研究后，可提前销毁。（三）鉴定程序1.综合管理部档案管理人员对拟销毁的档案进行初步筛选，列出清单。2.将清单提交档案鉴定小组进行审核。3.鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.对确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用数据擦除或物理销毁等方式进行处理。（五）销毁记录销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现公司档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理系统1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案管理信息系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现信息共享。（三）电子档案管理1.对电子文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、存储等管理。2.确保电子档案的真实性、完整性和可读性，定期进行数据备份和维护。3.制定电子档案的安全管理制度，防止电子档案的泄露和损坏。八、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部定期对各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.对违反档案管理制度的行为，责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核机制1.将档案管理工作纳入公司绩