项目收款日常管理制度

项目收款日常管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司项目收款日常管理工作，确保公司资金及时、足额回收，降低财务风险，保障公司正常运营和持续发展。2.适用范围本制度适用于公司所有项目收款相关工作，包括但不限于项目款项的收取、跟踪、催款、对账等环节。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规和公司财务制度，确保收款工作合法合规。及时准确原则：及时跟进项目收款进度，准确记录收款信息，确保款项及时到账、数据准确无误。责任明确原则：明确各部门和人员在项目收款中的职责，确保收款工作责任落实到人。风险防控原则：加强对项目收款风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低风险。收款流程1.合同签订阶段合同评审：业务部门负责对项目合同进行评审，确保合同条款明确、合理，收款条款清晰、可操作。财务部门参与合同评审，重点审核收款方式、付款期限、逾期付款责任等条款，提出财务意见。合同交底：合同签订后，业务部门应及时将合同副本及相关收款信息传递给财务部门，确保财务部门了解项目收款情况。2.收款通知首次通知：在合同约定的付款期限前[X]天，财务部门应向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。收款通知应明确付款金额、付款方式、付款期限等信息。逾期通知：如客户逾期未付款，财务部门应在逾期后[X]天内再次向客户发送逾期收款通知，明确逾期金额、逾期天数、逾期利息等信息，并告知客户如仍未付款将采取进一步措施。3.收款跟踪日常跟踪：财务部门应定期跟踪项目收款情况，及时了解客户付款进度。对于逾期未付款的项目，应加强跟踪频率，每周至少与客户沟通一次，了解客户未付款原因及预计付款时间。异常情况处理：如发现客户存在付款困难或其他异常情况，财务部门应及时与业务部门沟通，共同分析原因，制定解决方案。对于可能影响收款的重大风险事件，应及时向公司管理层报告。4.催款措施电话催款：对于逾期未付款的客户，首先由财务部门通过电话方式进行催款。催款人员应保持礼貌、专业，明确告知客户逾期付款的后果及公司的催款要求。函件催款：如电话催款无效，财务部门应在逾期后[X]天内发送催款函件。催款函件应加盖公司公章，明确逾期金额、逾期天数、逾期利息等信息，并要求客户在规定时间内付款。上门催款：对于重要客户或逾期金额较大的项目，经公司管理层批准后，可由业务部门和财务部门共同上门催款。上门催款人员应提前与客户预约，准备好相关资料，如合同、发票、催款函等，向客户当面说明逾期付款情况及公司的催款要求。法律手段：如采取上述催款措施后仍无法收回款项，公司可考虑通过法律手段维护自身权益。法律事务部门应及时介入，收集相关证据，制定诉讼策略，按照法律程序进行起诉。5.收款确认款项到账确认：财务部门在收到客户款项后，应及时与银行核对到账信息，确认款项金额、到账时间等是否与收款通知一致。如发现差异，应及时与客户沟通，查明原因并进行处理。收款凭证开具：财务部门在确认款项到账后，应及时为客户开具收款凭证，如发票等。收款凭证应按照国家税收法律法规和公司财务制度的要求开具，确保凭证真实、合法、有效。账务处理：财务部门应根据收款凭证及时进行账务处理，准确记录收款日期、收款金额、客户名称等信息，确保财务数据的准确性和完整性。职责分工1.业务部门负责项目合同的签订、执行和管理，确保合同条款符合公司利益和收款要求。协助财务部门进行收款跟踪和催款工作，及时向财务部门反馈客户付款情况及相关信息。对客户付款困难或其他异常情况进行分析，提出解决方案，并配合财务部门采取相应的催款措施。2.财务部门负责制定项目收款计划，跟踪收款进度，及时向业务部门反馈收款信息。向客户发送收款通知和逾期催款通知，负责电话催款、函件催款等日常催款工作。对收款款项进行确认、开具收款凭证和账务处理，确保财务数据准确无误。参与合同评审，审核收款条款，提出财务意见。定期对项目收款情况进行分析，向公司管理层汇报收款风险和存在的问题，提出改进建议。3.法务部门参与合同评审，审核合同条款的合法性和合规性，提供法律意见。在收款过程中，如需要采取法律手段维护公司权益，负责制定诉讼策略，收集相关证据，按照法律程序进行起诉。对公司涉及的法律问题提供专业咨询和支持，确保收款工作依法合规进行。考核与奖惩1.考核指标收款及时率：考核项目实际收款时间与合同约定付款期限的符合程度，计算公式为：收款及时率=按时收款项目数量/应收款项目数量×100%。逾期账款回收率：考核逾期账款的回收情况，计算公式为：逾期账款回收率=已收回逾期账款金额/逾期账款总金额×100%。坏账率：考核因客户原因导致无法收回的款项占总收款金额的比例，计算公式为：坏账率=坏账金额/总收款金额×100%。2.考核周期以自然年度为考核周期，每年1月对各部门上一年度的项目收款工作进行考核。3.奖惩措施奖励：对于在项目收款工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。具体奖励标准如下：收款及时率达到[X]%以上，且逾期账款回收率达到[X]%以上，坏账率控制在[X]%以内的部门，给予部门负责人[X]元奖金，并在公司内部进行通报表扬。个人在项目收款工作中做出突出贡献，成功追回大额逾期账款或避免重大收款风险的，给予[X]元奖金，并视情况给予晋升或其他奖励。惩罚：对于在项目收款工作中未达到考核指标要求的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚方式包括但不限于扣减绩效奖金、警告、降职、辞退等。具体惩罚标准如下：收款及时率低于[X]%，或逾期账款回收率低于[X]%，或坏账率超过[X]%的部门，扣减部门负责人当月绩效奖金的[X]%，并责令部门制定整改措施，限期提高收款业绩。因个人原因导致项目收款出现重大失误或造成公司经济损失的，给予警告处分，扣减当月绩效奖金的[X]%，并要求个人承担相应的经济赔偿责任。如情节严重，将给予降职或辞退处理。风险防控1.风险识别客户信用风险：对客户的信用状况进行评估，包括客户的财务状况、经营状况、信用记录等，识别客户信用风险。合同风险：审核合同条款，确保合同条款明确、合理，收款条款清晰、可操作，识别合同风险。市场风险：关注市场动态和行业变化，分析市场风险对项目收款的影响。内部管理风险：加强内部管理，规范收款流程，明确各部门和人员职责，识别内部管理风险。2.风险评估定期对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。3.风险应对风险规避：对于高风险客户或项目，如无法有效控制风险，可考虑放弃合作，规避风险。风险降低：通过加强客户信用管理、优化合同条款、完善内部管理等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、进行担保等方式将风险转移给第三方。风险接受：对于一些风险发生可能性较小、影响程度较低的风险，可选择接受风险，但需密切关注风险变化情况，及时采取应对措施。监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对项目收款工作进行审计，检查收款流程是否合规、收款记录是否准确、催款措施是否有效等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务检查财务部门定期对项目收款情况进行自查，核对收款数据的准确性，检查收款凭证的开具和保管情况，确保财务工作规范。同时，配合内部审计部门和其他相关部门的检查工作，提供所需的财务资料和信息。3.业务监督业务部门负责对项目执行过程中的收款情况进行实时监督，及时发现并解决收款过程中出现的问题。对于业务部门在收款工作中发现的异常情况或风险隐患，应及时向财务部门和公司管理层报告。信息沟通与共享1.建立沟通机制公司建立项目收款信息沟通平台，业务部门、财务部门、法务部门等相关人员可通过该平台及时沟通项目收款情况、反馈问题、共享信息。定期召开项目收款工作会议，由财务部门主持，业务部门、法务部门等相关人员参加，汇报项目收款进度、分析存在的问题、制定下一步工作计划。2.信息共享内容客户信息：业务部门应及时向财务部门和法务部门提供客户的基本信息、信用状况、业务往来情况等，以便各部门进行风险评估和决策。合同信息：业务部门应将项目合同副本及相关收款信息传递给财务部门，包括合同金额、付款方式、付款期限、逾期付款责任等条款。财务部门应及时将收款情况反馈给业务部门，确保双方信息一致。收款信息：财务部门应定期向业务部门和公司管理层汇报项目收款进度、逾期账款情况、收款风险等信息，为公司决策提供依据。催款信息：财务部门在进行催款工作时，应及时将催款情况反馈给业务部门，以便业务部门了解客户动态，共同做好收款工作。培训与提升1.收款业务培训定期组织项目收款业务培训，提高相关人员的业务水平和专业技能。培训内容包括收款流程、催款技巧、客户信用管理、合同法律知识等。邀请外部专家或专业机构进行培训，分享行业经验和最新收款管理理念，拓宽员工视野。2.沟通技巧培训加强沟通技巧培训，提高员工与客户沟通的能力。培训内容包括电话沟通技巧、函件撰写技巧、上门沟通技巧等，确保员工在收款过程中能够与客户进行有效沟通，维护良好的客户关系。3.团队协作培训通