供应采购部管理制度

供应采购部管理制度总则1.目的为加强公司供应采购部的管理，规范采购工作流程，确保采购活动的高效、有序进行，保证公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司供应采购部及与采购业务相关的所有部门和人员。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，确保物资供应的及时性和准确性。质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司要求。成本控制原则：通过合理的采购策略、供应商管理和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁收受供应商贿赂或其他不正当利益。采购流程1.需求计划生产部门：根据月度生产计划，提前[x]天向供应采购部提交物资需求计划，明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。其他部门：如行政部门、研发部门等根据工作需要，定期或不定期向供应采购部提交物资需求申请，注明需求用途和预计使用时间。供应采购部：对各部门提交的需求计划进行汇总、整理和分析，结合库存情况，确定最终采购需求。2.供应商选择与管理供应商开发采购人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面，建立供应商名录。向符合要求的潜在供应商发送《供应商调查表》，要求其提供公司简介、营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。采购人员对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况，评估其是否具备合作条件。供应商评估与选择建立供应商评估体系，从质量、价格、交货期、服务等方面对供应商进行定期评估。采购人员根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。在选择供应商时，优先从A类供应商中采购物资；对于采购金额较大、技术要求较高的物资，应组织相关部门对多家供应商进行招标或邀标，综合比较各供应商的报价、质量、服务等因素，选择最优供应商。供应商日常管理与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期与供应商沟通，了解物资供应情况和质量状况，及时解决合作中出现的问题。对供应商的交货表现、产品质量、售后服务等进行跟踪评估，根据评估结果调整供应商合作策略。3.采购执行采购订单下达根据确定的采购需求和选定的供应商，采购人员填写《采购订单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息。《采购订单》经供应采购部负责人审核批准后，发送给供应商确认。采购合同签订对于金额较大、采购周期较长的采购项目，采购人员应与供应商签订正式的《采购合同》。《采购合同》应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。《采购合同》经公司法务部门审核、公司领导审批后，方可正式签订。采购跟踪与催货采购人员应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量供应。在交货期前[x]天，采购人员应向供应商发出《催货通知》，提醒供应商按时交货。如遇特殊情况可能影响交货期，供应商应提前通知采购人员，并协商解决方案。到货验收物资到货前，采购人员应通知相关部门做好验收准备工作。物资到货后，由仓库管理人员、质量检验人员等组成验收小组，按照合同要求和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，要求其更换或处理，直至验收合格。4.采购付款付款申请物资验收合格并办理入库手续后，采购人员根据合同约定，填写《付款申请单》，注明供应商名称、采购合同编号、物资名称、数量、金额、付款方式等信息。《付款申请单》经仓库管理人员、质量检验人员、财务部门审核签字后，提交给供应采购部负责人审批。付款审批供应采购部负责人对《付款申请单》进行审批，重点审核采购合同执行情况、物资验收情况、付款金额等。审批通过后，《付款申请单》提交给公司领导审批。付款执行财务部门根据公司领导审批后的《付款申请单》，按照合同约定的付款方式和时间，及时安排付款。采购价格管理1.价格调研采购人员应定期收集市场价格信息，了解各类物资的价格动态和变化趋势。通过网络平台、行业期刊、供应商报价、市场调研等方式，获取同行业产品的价格信息，为采购价格决策提供参考。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。谈判前，采购人员应熟悉采购物资的市场行情和成本构成，制定合理的谈判策略。谈判过程中，采购人员应注重与供应商沟通合作，了解其价格底线和成本情况，通过协商达成双方都能接受的价格。3.价格审批对于采购金额较大、价格波动较大的物资采购项目，采购人员应在谈判确定价格后，填写《价格审批表》，详细说明采购物资名称、规格型号、数量、供应商报价、谈判价格、价格差异原因等信息。《价格审批表》经供应采购部负责人审核、公司领导审批后，方可作为采购价格的依据。采购合同管理1.合同签订采购合同应按照公司合同管理制度的要求签订，明确双方的权利和义务。采购合同的主要条款应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等。采购合同签订前，必须经过公司法务部门审核，确保合同条款合法合规。2.合同执行采购人员应严格按照采购合同的约定，跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，采购人员应及时与供应商协商，并签订《合同变更协议》。《合同变更协议》应经公司法务部门审核、公司领导审批后生效。3.合同归档采购合同签订后，采购人员应及时将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、《合同变更协议》、《催货通知》、《验收报告》、《付款申请单》等相关文件。采购风险管理1.风险识别采购人员应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险等。定期对采购业务进行风险评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同管理，选择信誉良好的供应商，签订详细的合同条款，明确违约责任；对于质量风险，加强质量检验和验收，严格把控物资质量；对于价格波动风险，通过价格调研、套期保值等方式进行应对；对于交货延迟风险，加强采购跟踪和催货，提前制定应急预案。采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公。严禁收受供应商贿赂或其他不正当利益，不得泄露公司商业机密。2.工作纪律采购人员应按时上下班，不得迟到早退，严格遵守公司考勤制度。工作时间内，应认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗或从事与工作无关的事情。3.业务能力采购人员应不断学习采购业务知识，提高业务能力和综合素质。积极参加公司组织的培训和学习活动，了解行业动态和市场信息，提升采购工作水平。考核与奖惩1.考核指标采购计划完成率：考核采购人员是否按照公司需求计划及时采购物资，确保生产经营不受影响。物资质量合格率：考核采购物资的质量是否符合公司要求，降低因质量问题导致的损失。采购成本降低率：考核采购人员通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本的效果。供应商交货及时率：考核供应商是否按照合同约定按时交货，保证公司生产进度。合同执行率：考核采购人员是否严格按照采购合同执行，确保双方权利义务得到有效履行。2.考核方式定期考核：每月对采购人员的工作进行一次考核，根据考核指标进行评分。不定期考核：根据公司管理需要，对采购人员的工作进行不定期抽查和考核。3.奖惩措施奖励对于在采购工作中表现优秀、成绩突出的采购人员，公司给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。对提出合理化采