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文档简介
酒店物质采购管理制度一、总则1.目的为了规范酒店物质采购流程,确保采购工作的高效、透明、合规,保障酒店运营所需物资的及时供应,同时控制采购成本,提高酒店经济效益,特制定本制度。通过建立科学合理的采购管理制度,明确各部门职责和采购流程,加强对采购过程的监督和管理,保证所采购的物资符合酒店质量标准和使用要求。2.适用范围本制度适用于酒店内所有物资的采购活动,包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、工程维修材料、设备等。3.基本原则按需采购原则:根据酒店实际经营需要和库存情况,合理安排采购计划,避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则:所采购物资必须符合国家相关标准和酒店规定的质量要求,确保酒店服务质量和客人满意度。价格合理原则:在保证物资质量的前提下,通过市场调研、招标、询价等方式,选择性价比高的供应商,降低采购成本。阳光采购原则:采购过程应公开、公平、公正,接受酒店内部监督,防止腐败行为发生。二、采购组织与职责1.采购决策层采购委员会:由酒店高层管理人员组成,负责审议和决策重大采购项目、采购政策及采购预算等事项。采购委员会定期召开会议,对采购工作进行指导和监督。2.采购执行部门采购部:作为酒店物资采购的具体执行部门,负责采购计划的制定与实施、供应商的开发与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付等工作。采购部应根据酒店各部门需求,及时采购各类物资,并确保物资按时、按质、按量供应。采购专员:采购部具体工作人员,负责与供应商沟通、询价、比价、议价,收集供应商信息,建立供应商档案,跟进采购订单执行情况等工作。采购专员应熟悉市场行情,具备良好的沟通协调能力和谈判技巧,确保采购工作顺利进行。3.需求部门各使用部门:如客房部、餐饮部、工程部等,是物资需求的提出者,负责根据本部门实际经营和工作需要,定期向采购部提交物资需求计划,并对所采购物资的质量、规格、数量等进行验收和确认。各使用部门应积极配合采购部工作,提供准确的需求信息,参与采购过程中的相关评估和决策。三、采购流程1.需求计划提报定期提报:各使用部门应每月[具体日期]前,填写《物资需求计划表》,详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息,并提交给采购部。对于临时性或紧急物资需求,应及时填写《紧急物资需求申请表》,说明需求原因和预计到货时间,经部门负责人签字后报采购部。审核与调整:采购部收到各部门提交的需求计划后,应进行审核。审核内容包括需求的合理性、库存情况等。如发现需求不合理或库存能够满足部分需求,采购部应与需求部门沟通,协商调整需求计划。2.采购申请审批常规采购申请:采购部根据审核后的需求计划,结合库存情况,制定采购申请单。采购申请单应明确物资名称、规格、型号、数量、预算金额、采购方式等信息。采购申请单经采购专员签字后,依次提交采购部经理、财务总监、总经理审批。大额采购申请:对于采购金额超过[具体金额]的大额采购项目,采购部应在提交采购申请单前,组织相关人员进行市场调研和可行性分析,形成详细的调研报告。调研报告应包括采购项目的必要性、市场供应情况、价格走势、供应商选择建议等内容。采购申请单及调研报告经采购部经理、财务总监、总经理审批后,报采购委员会审议通过。3.供应商选择与管理供应商开发:采购部应通过多种渠道开发供应商,如网络搜索、行业推荐、参加展会、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选,收集其营业执照、税务登记证、产品质量认证、生产能力、信誉等相关资料,建立供应商信息库。供应商评估:采购部定期对供应商进行评估,评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。评估方式可采用实地考察、样品检验、问卷调查、数据分析等。根据评估结果,将供应商分为A、B、C三类,A类为优质供应商,B类为合格供应商,C类为待改进供应商。供应商选择:采购部根据采购项目需求,从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。对于常用物资,应优先选择A类供应商;对于新采购项目或特殊规格物资,可在B类供应商中进行筛选。选择供应商时,应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素,进行多轮询价、比价、议价,确保选择到最优供应商。供应商合作与管理:采购部与选定的供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务,包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在合作过程中,采购部应定期与供应商沟通,跟踪采购订单执行情况,及时解决出现的问题。对于表现优秀的供应商,给予适当奖励;对于出现质量问题、交货延迟等违约行为的供应商,采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。4.采购实施订单下达:采购部根据审批后的采购申请单,向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点、付款方式等信息。采购专员应及时跟踪订单执行情况,确保供应商按时、按质、按量交货。采购变更:在采购订单执行过程中,如因特殊原因需要变更采购物资的规格、数量、交货期等信息,采购专员应及时与供应商协商,并填写《采购变更申请表》,经采购部经理、财务总监、总经理审批后,通知供应商进行变更。到货验收:物资到货前,采购专员应提前通知使用部门和仓库做好验收准备。物资到货时,采购专员、使用部门验收人员和仓库保管人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况,应及时与供应商联系,要求其更换或补货。验收合格后,验收人员应在《物资验收单》上签字确认。5.采购付款付款申请:采购部根据采购合同和验收单,填写《付款申请单》,注明物资名称、规格、型号、数量、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等信息。《付款申请单》经采购专员、采购部经理签字后,提交财务部门审核。财务审核:财务部门收到《付款申请单》后,应审核采购合同、验收单、发票等相关凭证的真实性、完整性和合法性。如发现问题,应及时与采购部沟通核实。审核无误后,财务部门在《付款申请单》上签字,并提交总经理审批。款项支付:总经理审批通过后,财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间,办理款项支付手续。对于采用银行转账方式支付的,应确保收款账户信息准确无误;对于采用支票支付的,应严格按照支票管理规定进行开具和交付。四、采购预算管理1.预算编制年度预算:采购部应根据酒店年度经营计划和物资需求预测,编制年度采购预算。年度采购预算应涵盖酒店各类物资的采购项目、采购数量、采购金额等内容,并按季度进行分解。采购预算编制过程中,应充分考虑市场价格波动、酒店经营变化等因素,确保预算的合理性和准确性。月度预算:采购部应每月根据各部门物资需求计划和库存情况,对年度采购预算进行调整和细化,编制月度采购预算。月度采购预算应明确各采购项目的具体采购金额和时间安排,作为采购工作的指导依据。2.预算执行与监控执行:采购部应严格按照采购预算组织采购活动,确保采购支出控制在预算范围内。在采购过程中,如因特殊原因需要调整采购预算,应按照预算审批程序进行申请和审批。监控:财务部门负责对采购预算执行情况进行监控,定期对比实际采购支出与预算金额,分析差异原因。如发现预算执行偏差较大,应及时通知采购部采取措施进行调整,确保采购预算的有效执行。3.预算调整调整原因:在预算执行过程中,如遇市场价格大幅波动、酒店经营策略调整、新增业务需求等原因,导致原采购预算无法满足实际采购需求时,采购部应及时提出预算调整申请。调整程序:预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容。经采购部经理、财务总监、总经理审批后,报采购委员会备案。采购委员会根据实际情况,决定是否批准预算调整申请。五、采购风险管理1.风险识别市场风险:市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加、物资供应中断等风险。质量风险:供应商提供的物资不符合质量标准,可能影响酒店服务质量和客人满意度,甚至引发安全事故。合同风险:采购合同条款不明确、不合理,或供应商违约,可能导致酒店面临法律纠纷和经济损失。内部风险:采购流程不规范、审批环节失控、采购人员违规操作等内部因素,可能导致采购成本增加、物资质量下降、采购效率低下等风险。2.风险评估采购部应定期对采购风险进行评估,分析各类风险发生的可能性和影响程度。评估结果可采用定性和定量相结合的方式进行表示,如高、中、低三个等级。3.风险应对措施市场风险应对:建立市场价格监测机制,及时掌握市场价格动态,合理安排采购时机,与供应商签订价格调整条款。同时,拓展供应商渠道,降低对单一供应商的依赖,避免供应短缺风险。质量风险应对:加强对供应商的质量管理,严格审核供应商资质和产品质量,增加检验频次和检验项目。在采购合同中明确质量标准和违约责任,对不合格物资及时退货或换货。合同风险应对:规范采购合同签订流程,加强合同审核,确保合同条款明确、合理、合法。建立合同执行跟踪机制,及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重要合同,可聘请法律顾问进行审查。内部风险应对:完善采购管理制度和流程,加强对采购人员的培训和监督,提高采购人员的业务素质和职业道德水平。建立采购绩效评估体系,对采购工作进行量化考核,激励采购人员提高工作效率和质量。六、采购监督与审计1.内部监督采购部自查:采购部应定期对采购工作进行自查,检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购款项的支付情况等。发现问题及时整改,并形成自查报告。财务审计:财务部门定期对采购业务进行审计,检查采购支出的真实性、合法性、合理性,采购预算的执行情况,以及采购内部控制制度的有效性等。审计结果应及时反馈给采购部,并提出改进建议。内部审计部门审计:酒店内部审计部门不定期对采购项目进行专项审计,深入调查采购过程中的各个环节,发现违规违纪行为及时进行处理,并向酒店管理层报告审计结果。2.外部监督接受政府监管部门监督:酒店采购活动应遵守国家相关法律法
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