行政会议制度管理制度

行政会议制度管理制度一、总则（一）目的为了规范公司行政会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类行政会议，包括但不限于公司周会、月会、季度会、年度总结会、专项工作会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕公司工作重点和目标，精简议程，提高效率，注重解决实际问题。2.民主集中原则：充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见和建议，同时实行集中决策，确保会议决议的权威性。3.严肃认真原则：参会人员应按时出席会议，遵守会议纪律，认真对待会议议题，不得随意缺席、迟到或早退。二、会议组织（一）会议召集1.会议召集人公司周会、月会、季度会、年度总结会由总经理召集。专项工作会议根据工作需要由相关部门负责人或分管领导召集。2.召集人职责确定会议主题、议程、时间、地点及参会人员。提前准备会议资料，包括但不限于工作报告、数据统计、相关文件等。组织会议召开，确保会议按照预定议程进行。（二）会议通知1.通知方式会议通知应以书面形式（邮件、OA系统等）发出，紧急会议可采用电话通知。通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程及相关要求。2.通知时间公司周会、月会、季度会应提前[x]个工作日发出通知。年度总结会应提前[x]周发出通知。专项工作会议根据会议紧急程度确定通知时间，但至少提前[x]小时通知参会人员。（三）会议资料准备1.资料内容工作报告：汇报部门工作进展、存在问题及下一步工作计划。数据统计：提供相关业务数据、指标完成情况等。相关文件：涉及会议议题的政策文件、规章制度、合同协议等。2.资料提交时间参会部门应在会议前[x]个工作日将会议资料提交至会议组织部门。如有特殊情况无法按时提交，应提前向会议组织部门说明原因。三、会议议程（一）议程制定1.议程框架公司周会、月会、季度会、年度总结会的议程一般包括：主持人开场、各部门工作汇报、重点问题讨论、领导指示、会议总结等环节。专项工作会议根据会议主题确定具体议程，可包括工作汇报、方案讨论、任务分工、时间节点安排等内容。2.议程调整在会议召开前，如遇特殊情况需要调整议程，召集人应提前通知参会人员。调整后的议程应确保会议主题明确，重点突出，不影响会议决策的进行。（二）会议时间控制1.总体时间要求公司周会、月会、季度会、年度总结会应严格控制会议时间，原则上不超过[x]小时。专项工作会议根据会议内容确定合理的时间长度，避免过长或过短。2.时间分配各部门工作汇报时间应根据汇报内容合理安排，一般每个部门汇报时间不超过[x]分钟。重点问题讨论和领导指示环节应确保充分交流，时间可根据实际情况灵活调整。四、会议参与（一）参会人员1.确定原则根据会议主题和议程，确定参会人员范围，包括公司领导、各部门负责人、相关业务人员等。必要时可邀请外部专家、合作伙伴等参加会议。2.参会要求参会人员应按时出席会议，如有特殊情况需要请假，应提前向会议召集人请假，并安排合适人员代为参会。参会人员应认真准备会议资料，积极参与会议讨论，发表真实、准确、有建设性的意见和建议。（二）会议主持1.主持人职责负责会议的开场、引导、协调和总结工作，确保会议按照预定议程顺利进行。把控会议时间，提醒参会人员合理发言，避免出现跑题、冗长讨论等情况。对会议讨论结果进行总结和归纳，形成会议决议。2.主持人选择公司周会、月会、季度会、年度总结会一般由总经理或指定人员主持。专项工作会议根据会议主题由相关部门负责人或分管领导主持。（三）会议记录1.记录人员安排会议组织部门应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力。记录人员应提前熟悉会议议程和相关资料，确保记录准确、完整。2.记录内容要求会议记录应包括会议基本信息（会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等）、会议议程、发言内容、讨论结果、会议决议等。发言内容应记录发言人姓名、部门及主要观点和建议。会议决议应明确任务事项、责任人、时间节点等关键信息。3.记录整理与保存会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应在会议结束后[x]个工作日内发送给参会人员，并抄送至相关领导和部门存档。会议记录和纪要应妥善保存，保存期限按照公司档案管理制度执行。五、会议讨论与决策（一）讨论原则1.充分交流原则：鼓励参会人员积极发言，分享经验和观点，确保信息充分流通。2.客观公正原则：讨论问题应基于事实，避免主观臆断和情绪化表达，客观公正地分析问题。3.集中决策原则：在充分讨论的基础上，通过民主集中制原则形成会议决议，确保决策的科学性和有效性。（二）决策方式1.共识决策：对于一般性问题，通过参会人员充分讨论，达成共识后形成决策。2.投票决策：对于重大问题或存在较大分歧的事项，可采用投票方式进行决策，投票结果应作为决策的重要依据。3.领导决策：对于涉及公司战略、重大政策等事项，由公司领导根据讨论情况做出最终决策。（三）会议决议执行1.决议传达会议纪要应明确会议决议，并及时传达给相关责任人。责任人应认真阅读会议纪要，了解决议内容和要求。2.执行计划制定责任人应根据会议决议制定详细的执行计划，明确任务分解、时间节点、责任人等。执行计划应在会议结束后[x]个工作日内提交给会议组织部门备案。3.执行监督与反馈会议组织部门应定期对决议执行情况进行监督检查，确保决议得到有效执行。责任人应及时向会议组织部门反馈决议执行过程中遇到的问题和进展情况，以便及时调整和解决。六、会议纪律（一）考勤纪律1.参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。2.如有特殊情况需要请假，应按照请假流程提前向会议召集人请假。3.会议期间不得随意进出会议室，如有紧急事务需要处理，应向主持人请假并尽快返回。（二）会议秩序1.参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话或发送短信。2.会议期间应保持安静，不得交头接耳、大声喧哗或做与会议无关的事情。3.尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见应在他人发言结束后再进行表达。（三）违规处理1.对于违反会议纪律的参会人员，会议主持人应及时提醒并纠正。2.对于多次违反会议纪律或情节严重的参会人员，公司将按照相关规定进行严肃处理，包括但不限于通报批评、绩效考核扣分等。七、会议档案管理（一）档案内容1.会议通知、议程、资料等原始文件。2.会议记录、纪要。3.会议决议执行情况报告。4.与会议相关的其他文件和资料。（二）档案整理1.会议组织部门应定期对会议档案进行整理，按照时间顺序、会议类型等进行分类归档。2.整理后的档案应确保资料完整、清晰，便于查阅和保管。（三）档案保管1.会议档案应妥善保管，存放于公司指