车辆使用台账管理制度

车辆使用台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司车辆使用管理，规范车辆使用台账的记录与管理，提高车辆使用效率，确保车辆使用安全、有序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆的使用管理及车辆使用台账的建立、维护与监督。（三）基本原则1.统一管理原则公司所有车辆由[指定部门]统一管理和调配，确保车辆资源的合理利用。2.规范使用原则车辆使用应严格按照规定的流程和审批程序进行，严禁未经批准擅自使用车辆。3.安全第一原则驾驶员必须遵守交通法规，确保行车安全。车辆使用前应进行安全检查，确保车辆性能良好。4.成本控制原则合理安排车辆使用，提高车辆使用效率，降低车辆使用成本。二、车辆使用台账管理职责（一）车辆管理部门职责1.负责建立和维护公司车辆使用台账，记录车辆的基本信息、使用情况、维修保养记录等。2.审核车辆使用申请，合理调配车辆，确保车辆使用符合规定。3.定期对车辆使用台账进行核对和统计分析，为车辆管理决策提供依据。4.监督驾驶员的日常工作，确保车辆按时归还、按时保养，发现问题及时处理。（二）驾驶员职责1.严格遵守车辆使用管理制度，按照规定的流程和审批程序使用车辆。2.负责车辆的日常维护和保养，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。3.每次出车前对车辆进行安全检查，发现问题及时报告并处理。行车过程中遵守交通法规，确保行车安全。4.如实记录车辆使用情况，包括出车时间、地点、事由、里程数等，及时交回车辆使用台账。（三）用车部门职责1.根据工作需要，提前提交车辆使用申请，说明用车时间、地点、事由等。2.配合车辆管理部门做好车辆的调配和使用工作，合理安排车辆使用任务。3.监督本部门人员正确使用车辆，发现问题及时反馈给车辆管理部门。三、车辆使用台账的建立（一）台账内容车辆使用台账应包括以下内容：1.车辆基本信息包括车辆型号、车牌号、购置时间、车辆原值、车辆用途等。2.使用记录记录每次车辆使用的时间、地点、事由、驾驶员姓名、里程数、油耗等信息。3.维修保养记录记录车辆的维修保养时间、维修保养项目、维修保养费用等信息。4.油耗记录记录车辆每次加油的时间、加油量、加油金额、百公里油耗等信息。5.保险记录记录车辆的保险到期时间、保险费用等信息。6.其他记录包括车辆事故记录、车辆违章记录等。（二）台账建立方式车辆使用台账采用电子表格形式建立，由车辆管理部门指定专人负责记录和维护。台账应定期备份，确保数据安全。四、车辆使用申请与审批（一）申请流程1.用车部门根据工作需要，填写《车辆使用申请表》，详细说明用车时间、地点、事由、预计里程数等信息。2.将《车辆使用申请表》提交给车辆管理部门。3.车辆管理部门审核申请表，根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，合理调配车辆，并在申请表上签署意见。（二）审批权限1.短途用车（市内）：由用车部门负责人审批，报车辆管理部门备案。2.长途用车（市外）：用车部门负责人审核后，报公司分管领导审批，车辆管理部门根据审批意见安排车辆。（三）紧急用车因工作紧急需要用车，无法提前办理申请手续的，用车部门可先电话通知车辆管理部门，说明用车情况。事后应及时补办申请手续。五、车辆使用与调度（一）车辆调度原则1.优先保障公司重要业务和紧急任务的用车需求。2.合理安排车辆行程，提高车辆使用效率，减少空驶里程。3.按照车辆的使用性质和驾驶员的技能水平进行合理调配。（二）车辆使用安排1.车辆管理部门根据审批后的《车辆使用申请表》，安排驾驶员出车，并通知驾驶员做好出车准备。2.驾驶员接到出车通知后，应按时到达指定地点，检查车辆状况，确认无误后领取车辆钥匙和相关证件，准备出车。3.驾驶员应按照申请的时间、地点和事由使用车辆，不得擅自改变行车路线和用途。如有特殊情况需要变更，应提前向车辆管理部门报告，并得到批准。（三）车辆归还1.车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆归还到指定地点，并将车辆钥匙、行驶证、驾驶证等相关证件交回车辆管理部门。2.车辆管理部门检查车辆状况，确认车辆无损坏、无违章、无遗留物品后，在车辆使用台账上记录车辆归还时间和里程数等信息。六、车辆维修与保养（一）维修保养计划1.车辆管理部门应根据车辆的使用情况和行驶里程，制定车辆维修保养计划。2.维修保养计划应包括维修保养项目、维修保养时间、维修保养费用预算等内容。（二）维修保养申请1.驾驶员发现车辆存在故障或需要进行保养时，应及时填写《车辆维修保养申请表》，说明车辆故障情况或保养项目。2.将《车辆维修保养申请表》提交给车辆管理部门。3.车辆管理部门审核申请表，根据维修保养计划和车辆实际情况，确定维修保养项目和维修保养地点，并安排维修保养工作。（三）维修保养审批1.车辆维修保养费用在[X]元以下的，由车辆管理部门负责人审批。2.车辆维修保养费用在[X]元以上的，报公司分管领导审批。（四）维修保养实施1.车辆管理部门根据审批后的《车辆维修保养申请表》，联系指定的维修保养厂家进行维修保养。2.驾驶员应配合维修保养厂家做好车辆维修保养工作，监督维修保养质量，确保维修保养工作按时完成。3.维修保养厂家维修保养完成后，应出具维修保养清单和发票，驾驶员核对无误后签字确认。（五）维修保养记录1.车辆管理部门应将车辆维修保养情况及时记录在车辆使用台账上，包括维修保养时间、维修保养项目、维修保养费用等信息。2.定期对车辆维修保养记录进行统计分析，总结车辆维修保养规律，为制定合理的维修保养计划提供依据。七、车辆油耗管理（一）油耗统计1.驾驶员每次加油后，应及时记录加油时间、加油量、加油金额、百公里油耗等信息，并将记录交回车辆管理部门。2.车辆管理部门定期对驾驶员提交的油耗记录进行统计分析，计算每辆车的平均油耗，并与车辆油耗标准进行对比。（二）油耗考核1.车辆管理部门根据车辆油耗统计情况，对驾驶员进行油耗考核。2.对于油耗低于标准的驾驶员，给予适当的奖励；对于油耗高于标准的驾驶员，进行批评教育，并要求其分析原因，采取措施降低油耗。（三）油耗控制措施1.加强驾驶员培训，提高驾驶员的节油意识和驾驶技能。2.合理安排车辆行程，避免不必要的空驶和急加速、急刹车等情况。3.定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，减少油耗。八、车辆安全管理（一）安全制度1.建立健全车辆安全管理制度，明确驾驶员的安全职责和安全操作规程。2.定期组织驾驶员进行安全培训和教育，提高驾驶员的安全意识和应急处理能力。（二）安全检查1.驾驶员每次出车前应对车辆进行安全检查，包括车辆外观、轮胎、制动、转向、灯光、喇叭等，确保车辆安全设施齐全有效。2.车辆管理部门定期对车辆进行安全检查，发现问题及时通知驾驶员进行维修保养。（三）事故处理1.发生车辆事故后，驾驶员应立即停车，保护现场，及时报告车辆管理部门和当地交警部门。2.车辆管理部门接到事故报告后，应立即赶赴现场，协助驾驶员处理事故，并及时向公司领导报告。3.按照事故处理程序，配合交警部门进行事故调查和处理，承担相应的事故责任。4.对事故原因进行分析总结，采取措施防止类似事故再次发生。九、车辆费用管理（一）费用范围车辆费用包括车辆购置费用、保险费用、维修保养费用、燃油费用、过路过桥费用、停车费用等。（二）费用报销1.驾驶员应按照公司财务制度的规定，及时报销车辆费用。报销时应提供真实、有效的发票和相关凭证，并填写费用报销单。2.车辆管理部门审核费用报销单，确认无误后签字盖章，报公司财务部门审批。3.公司财务部门按照规定的审批流程进行审批，审批通过后予以报销。（三）费用控制1.车辆管理部门应根据车辆使用情况和费用预算，合理控制车辆费用支出。2.定期对车辆费用进行统计分析，找出费用控制的关键点，采取措施降低费用。十、车辆档案管理（一）档案内容车辆档案应包括以下内容：1.车辆购置文件包括车辆购置发票、车辆购置税完税证明、车辆行驶证等。2.车辆保险文件包括车辆保险单、保险费发票等。3.车辆维修保养记录包括维修保养清单、发票、维修保养合同等。4.车辆使用记录包括车辆使用申请表、出车记录、里程数记录等。5.车辆事故记录包括事故报告、事故处理结果等。6.其他相关文件包括车辆年检报告、车辆技术档案等。（二）档案管理1.车辆档案由车辆管理部门指定专人负责管理，按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档。2.车辆档案应妥善保管，确保档案资料的完整、安全。档案查阅应履行审批手续，查阅后及时归还。3.定期对车辆档案进行清理和更新，确保档案资料的时效性和准确性。十一、监督与检查（一）监督部门公司[指定监督部门]负责对车辆使用台账管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.车辆使用申请与审批情况。2.车辆使用与调度情况。3.车辆维修与保养情况。4.车辆油耗管理情况。5.车辆安全管理情况。6.车辆费用管理情况。7.车辆档案管理情况。（三）检查方式1.定期检查每月或每季度对车辆使用台账管理制度的执行情况进行一次全面检查。2.不定期抽查根据工作需要，对车辆使用情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。