公司公关费管理制度

公司公关费管理制度总则目的为规范公司公关费的使用，确保公关活动的顺利开展，提升公司形象，促进业务发展，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中涉及的公关费用支出。基本原则1.合规性原则：公关费的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.必要性原则：公关活动应基于业务需求，具有明确的目的和预期效果。3.合理性原则：费用支出应合理、适度，避免浪费和不必要的开支。4.透明性原则：公关费的使用情况应公开透明，接受监督。公关费的定义及范围定义公关费是指公司为了维护和提升企业形象、拓展业务、加强与政府部门、合作伙伴、客户等相关方的沟通与合作而发生的费用。范围1.招待费：包括宴请、餐饮、礼品等用于招待客户、合作伙伴、政府官员等的费用。2.活动费：举办或参加各类商务活动、会议、展会、庆典等的费用，如场地租赁、布置、设备租赁、嘉宾邀请、宣传资料制作等。3.宣传费：用于公司形象宣传、品牌推广的费用，如广告投放、媒体合作、公关稿件发布、宣传册制作等。4.交际应酬费：与业务相关的社交活动费用，如娱乐、健身、旅游等。5.其他公关费用：经公司批准的与公关活动相关的其他费用支出。公关费预算管理预算编制1.各部门应根据年度业务计划和公关需求，在每年年末制定下一年度的公关费预算草案，明确各项公关活动的内容、时间、费用预算等。2.预算草案应详细说明每项费用的支出理由和预期效果，并提交给公司财务部门和管理层审核。3.财务部门对各部门的预算草案进行汇总和审核，结合公司年度财务状况和战略目标，提出调整建议，形成公司年度公关费预算方案。4.公司年度公关费预算方案经管理层审批后执行。预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行公关活动，不得超预算支出。如有特殊情况需要调整预算，应提前向公司管理层提出申请，经审批后方可执行。2.财务部门负责对公关费预算执行情况进行监控和分析，定期向管理层汇报预算执行进度和差异情况。3.对于预算执行过程中出现的重大差异或问题，相关部门应及时向管理层说明原因，并提出解决方案。预算调整1.在预算执行过程中，如因市场变化、业务发展需要等原因，确需调整公关费预算的，相关部门应填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、内容、金额等。2.预算调整申请表经部门负责人签字后，提交给财务部门审核，财务部门审核通过后报管理层审批。3.经管理层审批同意的预算调整事项，财务部门应及时调整相关预算指标，并监督执行。公关费审批流程费用申请1.各部门在开展公关活动前，应填写公关费申请表，详细说明活动内容、时间、地点、参与人员、费用预算等信息。2.申请表应附上相关的活动方案、合作协议、报价单等资料，确保费用支出的合理性和必要性。3.部门负责人对申请表进行审核，签署意见后提交给公司分管领导审批。审批权限1.单笔公关费支出在[x]元以下的：由部门负责人审批。2.单笔公关费支出在[x]元至[x]元之间的：由公司分管领导审批。3.单笔公关费支出在[x]元以上的：由公司总经理审批。费用报销1.公关活动结束后，相关人员应及时整理报销凭证，按照公司财务报销制度的要求填写报销单。2.报销单应附上公关费申请表、活动发票、费用明细清单、活动总结报告等资料，确保报销内容真实、完整、合规。3.部门负责人对报销单进行审核，签署意见后提交给财务部门审核。4.财务部门对报销单进行严格审核，核实费用支出的真实性、合理性和合规性，对不符合要求的报销单予以退回。5.经财务部门审核通过的报销单，按照审批权限报公司领导审批后，由财务部门办理报销手续。公关费使用规范招待费使用规范1.招待标准：根据不同的接待对象和业务需求，制定合理的招待标准，确保招待费用的合理性和适度性。2.招待方式：优先选择简洁、务实的招待方式，避免铺张浪费。对于重要客户和合作伙伴的招待，应提前做好安排，确保招待活动的顺利进行。3.礼品赠送：礼品赠送应符合公司规定和商务礼仪，注重礼品的实用性和文化内涵，避免赠送贵重礼品。礼品赠送应在业务往来的合理范围内，不得借礼品赠送之名行贿赂之实。4.招待记录：每次招待活动结束后，应及时填写招待记录，包括招待时间、地点、对象、事由、费用支出等信息，以便日后查询和统计。活动费使用规范1.活动策划：活动策划应充分考虑公司业务需求和目标，制定详细的活动方案，明确活动主题、内容、形式、时间、地点、参与人员、预算等。活动方案应经过充分论证和审批，确保活动的可行性和有效性。2.活动执行：严格按照活动方案组织实施活动，确保活动的顺利进行。在活动执行过程中，应加强对活动现场的管理和安全保障，确保参与人员的人身安全和财产安全。3.费用控制：活动费用应严格控制在预算范围内，不得擅自扩大开支范围或提高费用标准。对于活动中发生的各项费用，应及时进行核算和结算，确保费用支出的真实性和准确性。4.活动总结：活动结束后，应及时对活动进行总结，评估活动效果，分析活动中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。活动总结报告应提交给公司管理层和相关部门，作为今后开展类似活动的参考依据。宣传费使用规范1.宣传策略：根据公司品牌定位和业务发展需求，制定合理的宣传策略，明确宣传目标、重点、渠道、方式等。宣传策略应具有针对性和实效性，能够有效提升公司品牌知名度和美誉度。2.宣传渠道选择：根据宣传目标和受众特点，选择合适的宣传渠道进行广告投放和公关稿件发布。宣传渠道应多样化，包括传统媒体、新媒体、行业展会、商务活动等，以提高宣传效果。3.宣传内容审核：宣传内容应真实、准确、客观，符合公司品牌形象和价值观。在发布宣传内容前，应进行严格的审核，确保内容不涉及虚假宣传、违法违规等问题。4.宣传效果评估：定期对宣传效果进行评估，分析宣传活动的影响力和传播效果。根据评估结果，及时调整宣传策略和内容，提高宣传投入的回报率。交际应酬费使用规范1.交际应酬目的：交际应酬活动应与公司业务相关，旨在加强与客户、合作伙伴、政府官员等的沟通与合作，促进业务发展。2.交际应酬范围：交际应酬活动应严格控制在合理范围内，不得将交际应酬费用用于个人消费或与业务无关的活动。3.交际应酬记录：每次交际应酬活动结束后，应及时填写交际应酬记录，包括活动时间、地点、对象、事由、费用支出等信息，以便日后查询和统计。4.交际应酬审批：交际应酬费用的支出应按照公司审批流程进行审批，确保费用支出的合理性和必要性。公关费的监督与审计监督机制1.公司设立专门的审计部门或指定专人负责对公关费的使用情况进行监督检查。2.审计部门应定期对各部门的公关费使用情况进行审计，检查费用支出是否符合公司规定和预算要求，是否存在违规违纪行为。3.各部门应积极配合审计部门的工作，提供真实、完整的公关费使用资料和信息。内部审计1.公司内部审计部门应每年至少开展一次公关费专项审计工作，对公关费的预算执行、使用规范、审批流程等进行全面审计。2.审计部门在审计过程中，应查阅相关文件、凭证、报表等资料，对公关费支出的真实性、合理性、合规性进行核实，并形成审计报告。3.审计报告应提交给公司管理层，对于审计发现的问题，应提出整改意见和建议，责令相关部门限期整改。外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对公司财务状况进行审计，其中包括公关费的使用情况。2.外部审计机构应按照独立、客观、公正的原则，对公司公关费的使用情况进行审计，并出具审计报告。3.公司应认真对待外部审计机构提出的意见和建议，及时整改存在的问题，不断完善公关费管理制度。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自支出公关费。2.虚报、冒领、骗取公关费。3.超预算支出公关费。4.挪用公关费用于其他用途。5.违反公关费使用规范，如招待标准超标、礼品赠送违规等。6.其他违反公司公关费管理制度的行为。处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于责令退还违规