部门资产台账管理制度

部门资产台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门资产的管理，规范资产台账的建立、使用和维护，确保资产信息的准确、完整，提高资产使用效率，保障公司资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门所拥有和使用的各类资产，包括但不限于固定资产、低值易耗品等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司对部门资产实行统一领导、分级管理，明确各部门在资产管理中的职责和权限。2.规范操作原则：资产台账的建立、登记、变更、清查等操作应严格按照规定的流程和标准进行，确保信息的真实性、准确性和规范性。3.责任到人原则：明确资产使用部门和个人的管理责任，做到物有人管、责有人负，确保资产的安全与合理使用。4.动态管理原则：根据资产的增减变动情况，及时更新资产台账信息，实现资产的动态管理。二、资产台账管理职责分工（一）资产管理部门1.负责制定和完善公司资产管理制度，指导和监督各部门的资产管理工作。2.组织建立公司统一的资产台账，对资产的购置、验收、入库、领用、调配、处置等全过程进行记录和管理。3.定期组织资产清查工作，核实资产的数量、价值和使用状况，对清查结果进行分析和处理，并向上级领导报告。4.负责资产统计报表的编制和上报工作，为公司决策提供准确的资产信息支持。（二）资产使用部门1.负责本部门资产的日常管理工作，指定专人担任资产管理员，负责资产台账的登记、更新和保管。2.按照规定的程序办理资产的领用、归还、内部调配等手续，确保资产的合理使用和安全。3.定期对本部门资产进行自查，发现问题及时报告资产管理部门，并配合做好资产清查工作。4.负责对本部门员工进行资产管理知识的培训和宣传，提高员工的资产管理意识。（三）财务部门1.负责审核资产购置、处置等费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度规定。2.按照财务会计准则和相关规定，对资产进行账务处理，确保资产账面价值与实物相符。3.协助资产管理部门做好资产清查工作，对清查结果进行财务审核和账务调整。三、资产台账的建立（一）资产分类1.固定资产：指单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括房屋及建筑物、办公设备、专用设备、运输设备、电子设备等。2.低值易耗品：指单位价值在规定标准以下，使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品。如工具、器具、办公用品、劳保用品等。（二）台账内容1.资产编号：为每一项资产赋予唯一的编号，便于识别和管理。编号应遵循一定的编码规则，确保系统性和连贯性。2.资产名称：填写资产的具体名称，应与资产实物相符。3.规格型号：记录资产的规格和型号，以便准确区分不同类型和性能的资产。4.购置日期：资产购入的时间。5.购置价格：资产购置时的实际价格，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、安装费等。6.使用部门：明确资产的使用部门。7.使用人：登记资产的实际使用人员。8.资产状态：如在用、闲置、报废等。9.存放地点：记录资产的存放位置。10.折旧信息：对于固定资产，应记录折旧方法、折旧年限、预计净残值等折旧相关信息。（三）台账建立流程1.资产管理部门在资产购置或调入时，填写《资产购置申请表》或《资产调入申请表》，经审批后，凭相关凭证进行资产入账登记。2.资产管理员根据资产的实际情况，按照资产台账的内容要求，在资产台账中进行详细记录，并为资产编制唯一的编号。3.资产入账登记完成后，资产管理部门应及时将资产信息录入公司的资产管理系统，实现资产信息的共享和动态管理。四、资产台账的登记与更新（一）资产增加1.购置资产：资产使用部门根据工作需要提出购置申请，经审批后由采购部门负责采购。资产到货后，由资产管理部门组织相关人员进行验收。验收合格后，资产管理员在资产台账中登记资产增加信息，并更新资产管理系统。2.调入资产：因公司内部部门调整或其他原因，资产在部门之间调入时，调出部门应填写《资产调出申请表》，调入部门应填写《资产调入申请表》，经双方部门负责人和资产管理部门审批后，资产管理员办理资产交接手续，并在资产台账中调整资产使用部门信息。3.捐赠资产：对于外部捐赠的资产，资产管理部门应及时办理接收手续，并按照规定进行评估入账。资产管理员在资产台账中登记资产增加信息，并注明捐赠来源。（二）资产减少1.处置资产：资产因报废、出售、转让、毁损等原因需要处置时，资产使用部门应填写《资产处置申请表》，详细说明处置原因、处置方式等。经审批后，资产管理部门按照规定的程序进行处置，并在资产台账中登记资产减少信息。2.调出资产：资产调出公司时，资产使用部门应填写《资产调出申请表》，经审批后，资产管理部门办理资产交接和相关手续，并在资产台账中注销资产信息。3.盘亏资产：在资产清查过程中发现盘亏的资产，资产使用部门应及时报告资产管理部门。资产管理部门组织调查核实后，填写《资产盘亏报告表》，经审批后进行账务处理，并在资产台账中调整资产数量和状态。（三）资产变动1.资产使用部门或使用人发生变动时，资产管理员应及时在资产台账中更新相关信息。2.资产存放地点发生变动时，资产使用部门应通知资产管理部门，资产管理员进行相应的台账信息调整。3.资产的规格型号、性能等发生改变时，资产使用部门应及时报告资产管理部门，资产管理员根据实际情况更新资产台账内容。（四）登记与更新要求1.资产管理员应及时、准确地记录资产的增减变动情况，确保资产台账信息与实际资产状况一致。2.对于资产变动事项，应在相关审批手续完成后的[X]个工作日内进行台账登记和更新。3.资产台账应采用电子和纸质两种形式保存，电子台账应定期备份，纸质台账应妥善保管，以备查阅。五、资产清查（一）清查周期1.公司每年至少组织一次全面的资产清查工作，清查范围包括公司各部门的所有资产。2.对于重点资产或发生重大变动的资产，应根据需要适时进行专项清查。（二）清查内容1.核对资产台账与实物是否相符，检查资产的数量、规格型号、使用状态等是否与台账记录一致。2.检查资产的使用情况，包括资产是否正常使用、是否存在闲置或浪费现象等。3.核实资产的存放地点是否准确，资产保管是否安全、完好。4.清查资产的购置、处置等手续是否齐全，账务处理是否正确。（三）清查程序1.资产管理部门制定资产清查方案，明确清查的范围、内容、时间安排和人员分工等。2.资产使用部门按照清查方案要求，组织本部门员工对资产进行自查，并填写《资产清查自查表》。3.资产管理部门会同财务部门等相关人员组成清查小组，对各部门的资产清查情况进行实地抽查和复核。4.清查小组对清查过程中发现的问题进行记录和整理，形成《资产清查报告》，详细说明清查结果、存在的问题及处理建议。5.资产管理部门根据《资产清查报告》，对清查中发现的账实不符、资产闲置等问题进行分析和处理。对于盘盈、盘亏的资产，按照规定的审批程序进行账务调整；对于闲置资产，提出合理的调配或处置意见。（四）清查结果处理1.对于清查中发现的资产盘盈，应及时查明原因，按照规定进行评估入账，并调整资产台账和账务记录。2.对于资产盘亏，应查明原因，区分责任。属于正常损耗或合理报废的，按照规定程序办理核销手续；属于人为原因造成的损失，应追究相关责任人的责任，并要求其赔偿损失。3.对于清查中发现的资产闲置或使用效率低下的情况，资产管理部门应会同相关部门进行分析，提出优化配置方案，提高资产使用效率。六、资产盘点（一）盘点方式1.定期盘点：由资产使用部门按照规定的时间间隔对本部门资产进行自行盘点。2.不定期盘点：资产管理部门或公司领导根据工作需要，对特定部门或资产进行不定期的抽查盘点。（二）盘点流程1.资产使用部门制定盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员分工等。2.资产使用部门的资产管理员组织本部门员工对资产进行逐一盘点，并填写《资产盘点表》。3.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并在《资产盘点表》中注明差异情况及原因。4.盘点结束后，资产管理员将《资产盘点表》提交给资产管理部门。资产管理部门对盘点结果进行审核，并与资产台账进行核对。5.对于盘点中发现的问题，资产管理部门应及时与资产使用部门沟通，共同查找原因，提出处理意见。（三）盘点结果处理1.如盘点结果与资产台账一致，资产管理部门在《资产盘点表》上签字确认，并将盘点表存档备案。2.如盘点结果与资产台账不一致，资产管理部门应组织相关人员进行复查核实。对于盘盈、盘亏的资产，按照资产清查的相关规定进行处理。3.资产使用部门应根据盘点结果及时调整资产台账信息，确保账实相符。七、资产日常管理（一）资产领用与归还1.资产使用部门员工因工作需要领用资产时，应填写《资产领用申请表》，经部门负责人审批后，到资产管理部门办理领用手续。资产管理员在资产台账中记录资产领用情况，并将资产发放给使用人。2.资产使用完毕后，使用人应及时将资产归还资产管理部门，并办理归还手续。资产管理员对归还的资产进行检查，如发现资产有损坏或丢失的情况，应按照规定追究使用人的责任。（二）资产内部调配1.因工作需要，资产在公司内部各部门之间进行调配时，由调入部门填写《资产调入申请表》，调出部门填写《资产调出申请表》，经双方部门负责人和资产管理部门审批后，资产管理员办理资产交接手续，并在资产台账中调整资产使用部门信息。2.资产内部调配应遵循合理、高效的原则，确保资产得到充分利用。（三）资产维护与保养1.资产使用部门应负责本部门资产的日常维护与保养工作，制定资产维护计划，定期对资产进行检查、维修和保养，确保资产处于良好的使用状态。2.对于大型设备、精密仪器等重要资产，资产使用部门应根据设备的使用说明书和维护要求，安排专业人员进行定期维护和保养，并做好记录。3.资产管理部门应定期对各部门的资产维护情况进行检查和监督，对维护不力的部门提出整改意见。（四）资产安全管理1.各部门应加强对资产的安全管理，采取必要的安全防范措施，确保资产的安全。如安装防盗设备、防火设施等。2.资产使用人应妥善保管资产，不得擅自将资产转借他人或带出公司。如因工作需要带出公司，应按照规定办理相关手续。3.对于贵重资产或关键设备，应实行专人专管制度，确保资产的安全和正常使用。八、监督与考核（一）监督检查1.资产管理部门定期对各部门的资产管理工作进行监督检查，检查内容包括资产台账的建立与更新、资产清查与盘点、资产日常管理等情况。2.财务部门应定期对资产账务处理情况进行审核，确保资产财务信息的准确无误。3.公司审计部门应不定期对公司资产管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立资产管理考核评价制度，对各部门的资产管理工作进行量化考核。考核指标包括资产账实相符率、资产完好