专用公章管理制度

专用公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司专用公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及公司业务活动中使用专用公章的管理。（三）定义1.专用公章：指公司为特定业务或事项专门刻制的具有法律效力的印章，如合同专用章、财务专用章、发票专用章等。2.公章使用：包括盖章、签字盖章、加盖印鉴等行为，以及在各类文件、合同、报表、票据、信函等书面材料上使用公章的情况。二、专用公章的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制专用公章时，由使用部门填写《专用公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，统一提交公司法定代表人审批。经批准后，由行政部门负责联系具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章制作单位应严格按照公司提供的样式和要求进行刻制，确保印章的质量和规格符合规定。（二）启用1.新刻制的专用公章在启用前，行政部门应进行登记备案，记录公章的名称、编号、启用日期、保管人等信息。2.行政部门负责将新启用的专用公章的印模留存一份，并将印模复印件分发给相关部门，以便各部门在使用时进行核对。3.专用公章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围、审批流程等相关事项。三、专用公章的保管（一）保管原则1.专用公章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全。2.公章保管人不得将公章转借他人使用，不得擅自委托他人保管公章。3.公章保管人应妥善保管公章，防止公章被盗、遗失或损坏。如发现公章有异常情况，应及时报告公司行政部门，并采取相应的措施。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，如遇节假日或特殊情况，应将公章妥善存放于公司指定的安全地点。2.严格按照本制度规定的审批流程使用公章，对每一次公章使用进行详细登记，记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息。3.定期对公章进行检查，如发现公章磨损、变形或其他损坏情况，应及时报告行政部门，并申请更换。4.配合公司行政部门及其他相关部门对公章使用情况进行监督检查，提供相关资料和信息。（三）保管地点1.专用公章应存放在公司指定的保险柜或其他安全可靠的保管设施内，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮等条件。2.财务专用章、发票专用章等涉及财务事项的公章，应存放在公司财务部门的保险柜内，由财务负责人指定专人保管。3.合同专用章应存放在公司合同管理部门的保险柜内，由合同管理部门负责人指定专人保管。四、专用公章的使用（一）使用范围1.合同专用章用于公司对外签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。2.财务专用章用于公司财务结算、开具票据、办理银行业务等财务相关事项。3.发票专用章用于公司开具各类发票。4.其他专用公章根据其具体用途，在规定的业务范围内使用。（二）审批流程1.公章使用申请人应填写《专用公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文件编号、涉及金额等信息，并签字确认。2.将《专用公章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对申请事项进行认真审核，签署审核意见。3.如申请事项涉及公司重大决策、重要合同或其他关键业务，需经公司高层领导审批。具体审批权限如下：涉及金额在[X]万元以下的合同，由公司分管领导审批。涉及金额在[X]万元以上（含[X]万元）的合同，由公司总经理审批。其他重大事项，根据公司相关规定执行相应的审批流程。4.经各级审批通过后，公章保管人方可根据审批意见在相关文件上加盖公章，并在《专用公章使用登记表》上进行详细登记。（三）使用要求1.公章使用应在公司内部进行，不得将公章携带外出使用。如因特殊情况需要携带公章外出，必须经公司法定代表人批准，并填写《公章外出使用申请表》，明确外出时间、地点、用途等信息，由两人以上（含两人）共同携带公章外出，并确保公章的安全。2.公章使用应确保所盖文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。3.公章加盖应清晰、端正，不得模糊不清或加盖重叠。盖章位置应符合文件格式要求，一般应盖在文件落款处或规定的盖章位置。4.如因文件格式或其他原因需要在文件其他位置加盖公章时，应在盖章处注明"此章有效"字样，以防止公章被移作他用。五、专用公章的停用与销毁（一）停用1.因公司业务调整、机构变更、公章损坏等原因，需要停用专用公章时，由使用部门填写《专用公章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，提交公司法定代表人审批。经批准后，行政部门负责发布停用通知，告知公司内部各部门该公章已停用。3.公章停用后，保管人应将公章及时交回行政部门，并办理交接手续。行政部门对停用的公章进行封存，并在《专用公章管理台账》上进行记录。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的专用公章，行政部门应定期进行清理，提出销毁申请。销毁申请应详细说明销毁公章的名称、编号、停用时间等信息，并经公司法定代表人审批。2.经批准后，由行政部门会同公司审计部门、法务部门等相关人员共同对拟销毁的公章进行审核确认，确保公章已不再具有使用价值和法律风险。3.销毁专用公章时，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、熔化等，确保公章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁的人员签字确认。4.销毁完成后，行政部门应在《专用公章管理台账》上记录销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等信息。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对专用公章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括公章保管是否安全、使用审批流程是否规范、使用登记是否完整等。2.公司审计部门有权对专用公章的使用情况进行审计监督，如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.各部门负责人应对本部门公章使用情况进行日常监督，确保本部门公章使用符合规定要求。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用专用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.