租赁物管理制度

租赁物管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁物的管理，规范租赁物的租赁、使用、维护、保管及处置等行为，提高租赁物的使用效率，降低租赁成本，保障公司资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有租赁物的管理，包括但不限于办公设备、生产设备、运输工具、仓储设施等。（三）租赁物管理原则1.集中管理原则：租赁物的采购、租赁、调配等工作由公司统一管理，确保资源的合理配置和有效利用。2.效益优先原则：以提高租赁物的使用效益为核心，优化租赁方案，降低租赁成本，实现公司经济效益最大化。3.规范操作原则：严格按照国家法律法规和公司内部规定，规范租赁物的各项管理流程，确保租赁业务的合法性、合规性。4.责任到人原则：明确租赁物管理各环节的责任主体，将责任落实到具体部门和个人，确保租赁物管理工作的有效执行。二、租赁物采购与租赁（一）需求评估1.各部门根据工作需要，提前向行政部门提交租赁物需求申请，申请内容应包括租赁物名称、规格型号、数量、租赁期限、用途等详细信息。2.行政部门收到需求申请后，对申请内容进行审核，并结合公司实际情况进行需求评估。评估内容包括现有租赁物状况、使用频率、业务发展趋势等，以确定是否需要新增租赁物以及租赁的必要性和合理性。（二）采购与租赁决策1.对于需求评估确定需要新增租赁物的情况，行政部门应制定采购与租赁方案。方案应包括自行采购、租赁两种方式的成本比较分析（如采购成本、使用成本、维护成本等）、供应商选择（如有）、租赁期限、租金支付方式等内容。2.将采购与租赁方案提交公司领导审批，根据领导审批意见确定最终的采购与租赁决策。（三）供应商选择1.若采用租赁方式，行政部门负责寻找并筛选合适的租赁供应商。通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行实地考察或资质审核。2.考察或审核内容包括供应商的信誉、经营状况、租赁物质量、服务水平、价格合理性等。建立供应商评估档案，记录供应商的相关信息和评估结果，作为后续合作的参考依据。3.优先选择具有良好信誉、实力雄厚、服务优质且价格合理的供应商建立长期合作关系。（四）租赁合同签订1.确定租赁供应商后，由行政部门代表公司与供应商签订租赁合同。合同内容应明确租赁物的名称、规格型号、数量、租赁期限、租金及支付方式、租赁物交付时间及地点、双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.签订合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，避免出现歧义或风险漏洞。合同签订后，应妥善保管合同原件，并及时将合同副本分发给相关部门备案。（五）租赁物交付与验收1.供应商应按照租赁合同约定的时间和地点将租赁物交付给公司。公司指定专人负责租赁物的接收，并对租赁物的数量、规格型号、外观质量等进行初步检查。2.如发现租赁物存在数量短缺、质量瑕疵等问题，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。对于验收不合格的租赁物，应拒绝接收，并要求供应商限期整改或更换。3.租赁物交付验收合格后，双方应办理交接手续，填写租赁物交接清单，由双方经办人签字确认。交接清单应作为租赁合同的附件妥善保管。三、租赁物使用与维护（一）使用管理1.行政部门负责制定租赁物使用规则和操作流程，并向各使用部门进行交底培训。各使用部门应严格按照规定使用租赁物，确保租赁物的正常运行和安全使用。2.租赁物的使用应遵循合理、高效、节约的原则，避免浪费和闲置。各使用部门应根据实际工作需要，合理安排租赁物的使用时间和任务，提高租赁物的使用效率。3.严禁将租赁物擅自转借、转租给其他单位或个人使用。如因工作需要临时转借他人使用，应提前向行政部门提出申请，经批准后方可转借，并明确转借期限和责任。（二）维护管理1.行政部门负责建立租赁物维护保养计划，并督促各使用部门按照计划对租赁物进行定期维护保养。维护保养计划应根据租赁物的类型、使用频率、技术要求等因素制定，确保租赁物始终处于良好的运行状态。2.各使用部门在使用租赁物过程中，如发现租赁物出现故障或损坏，应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应立即安排维修人员进行维修，并记录故障情况和维修过程。3.对于租赁物的维修，能在公司内部解决的，由公司维修人员负责维修；如需外委维修，应选择具有资质的维修单位进行维修，并签订维修合同。维修费用按照合同约定支付。维修完成后，应对维修效果进行验收，确保租赁物恢复正常使用功能。四、租赁物保管（一）保管责任1.各使用部门负责本部门所使用租赁物的日常保管工作，指定专人负责租赁物的保管，并明确保管人员的职责。2.保管人员应妥善保管租赁物，防止租赁物丢失、损坏、被盗等情况发生。对于因保管不善导致租赁物损失的，应追究保管人员的责任。（二）保管措施1.租赁物应存放在安全、适宜的场所，如办公区域、仓库等，并根据租赁物的性质和特点采取相应的保管措施，如防潮、防火、防盗、防腐蚀等。2.对租赁物进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，建立租赁物台账，详细记录租赁物的名称、规格型号、数量、租赁期限、使用部门、保管人员等信息，并定期进行核对和更新。3.定期对租赁物进行盘点清查，确保账实相符。盘点清查工作由行政部门组织实施，各使用部门配合参与。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。五、租赁物费用结算与支付（一）费用结算1.行政部门负责每月与租赁供应商进行租金及相关费用的结算工作。结算依据为租赁合同约定的租金标准、使用期限以及实际使用情况等。2.行政部门应及时收集租赁物使用部门提供的租赁物使用记录，如使用时间、使用量等，并与供应商提供的费用明细进行核对。核对无误后，编制租金结算清单，经双方确认签字后作为结算依据。（二）费用支付1.租金结算清单经公司领导审批后，由财务部门按照合同约定的支付方式和时间向租赁供应商支付租金及相关费用。2.财务部门在支付租金前，应审核租赁合同、租金结算清单等相关资料，确保支付依据充分、合规。对于不符合支付条件的，应及时与行政部门沟通协调，查明原因并进行处理。六、租赁物变更与终止（一）租赁物变更1.在租赁期限内，如因工作需要对租赁物的规格型号、数量、租赁期限等进行变更，使用部门应提前向行政部门提出申请，说明变更原因和变更内容。2.行政部门对变更申请进行审核，并与租赁供应商协商沟通。经双方达成一致意见后，签订租赁物变更协议，明确变更后的租赁物相关条款和双方权利义务。3.租赁物变更协议签订后，行政部门应及时将变更情况通知相关部门，并对租赁物台账进行更新。（二）租赁物终止1.租赁期限届满或租赁合同提前终止时，行政部门应提前通知租赁供应商做好租赁物回收准备工作。2.租赁物回收时，由行政部门组织相关人员对租赁物进行检查验收，确保租赁物完好无损、数量相符。如发现租赁物存在损坏或短缺情况，应按照租赁合同约定要求租赁供应商进行赔偿或修复。3.租赁物回收验收合格后，双方办理租赁物交接手续，解除租赁合同关系。行政部门应将租赁物收回情况记录在案，并对租赁物台账进行核销处理。七、租赁物处置（一）处置原则1.对于不再使用或已损坏无法修复的租赁物，应及时进行处置，以提高公司资产的利用率，减少资源浪费。2.租赁物处置应遵循公开、公平、公正的原则，确保处置过程合法合规，处置价格合理。（二）处置方式1.报废处理：对于已达到报废标准或因损坏严重无法修复且无使用价值的租赁物，由行政部门提出报废申请，经公司领导审批后进行报废处理。报废处理可采用变卖、拆解等方式，变卖收入应及时上缴公司财务。2.转让处理：对于仍有使用价值但公司不再需要的租赁物，可通过转让的方式进行处置。转让应按照公司资产转让相关规定进行，通过市场询价、评估等方式确定合理的转让价格，并签订转让协议。转让收入应及时上缴公司财务。3.捐赠处理：对于符合捐赠条件的租赁物，经公司领导审批后可进行捐赠。捐赠应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规，并做好记录。（三）处置程序1.行政部门负责提出租赁物处置申请，申请内容包括租赁物名称、规格型号、数量、购置时间、处置原因、处置方式等信息，并附上相关证明材料，如报废鉴定报告、评估报告等。2.将租赁物处置申请提交公司领导审批，根据领导审批意见确定最终的处置方式和处置方案。3.按照确定的处置方式和方案组织实施租赁物处置工作。处置过程中，应做好记录和资料归档工作，如处置合同、发票、收据等。八、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对租赁物管理工作进行全程监督检查。（二）监督检查内容1.租赁物采购与租赁环节的合规性，包括需求评估、供应商选择、合同签订等是否符合规定程序和要求。2.租赁物使用与维护情况，是否按照规定使用和维护租赁物，是否及时维修故障租赁物。3.租赁物保管情况，保管措施是否落实到位，租赁物是否账实相符。4.租赁物费用结算与支付情况，费用结算是否准确，支付是否及时合规。5.租赁物变更与终止手续是否齐全，处置是否合法合规。（三）检查方式与频率1.监督小组定期对租赁物管理工作进行全面检查，检查方式包括查阅资料、实地查看、询问相关人员等。2.每月至少进行一次不定期抽查，及时发现和解决租赁物管理过程中存在的问题。（四