燃油卡管理制度

燃油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司燃油卡的管理，规范燃油卡的使用流程，提高燃油使用效率，降低公司运营成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备燃油卡的车辆及相关人员。（三）基本原则1.严格管理原则：对燃油卡的申请、发放、使用、充值、回收等环节进行严格把控，确保燃油卡使用的规范性和安全性。2.节约高效原则：鼓励合理使用燃油，提高燃油使用效率，避免浪费。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在燃油卡管理中的职责，做到责任到人。二、管理职责（一）行政部门1.负责燃油卡的统一申请、领取、保管和发放工作。2.定期与加油站核对燃油卡交易记录，确保账目清晰。3.协助财务部门进行燃油费用的核算和分析。（二）财务部门1.负责审核燃油卡充值申请，安排充值资金。2.对燃油卡费用进行账务处理，定期与行政部门核对账目。3.分析燃油费用支出情况，提供财务数据支持和建议。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆燃油卡的日常使用和管理。2.按照规定的流程使用燃油卡，确保燃油用于公司业务。3.配合行政部门和财务部门做好燃油卡的相关工作。（四）驾驶员1.严格按照本制度规定使用燃油卡，不得违规操作。2.每次加油后及时在车辆加油登记表上记录加油时间、地点、加油量等信息。3.发现燃油卡丢失或被盗时，应立即向所在部门报告。三、燃油卡的申请与发放（一）申请1.车辆使用部门根据工作需要，填写《燃油卡申请表》，注明申请燃油卡的车辆车牌号、预计月用油量等信息。2.《燃油卡申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门。（二）审核行政部门对《燃油卡申请表》进行审核，核实车辆信息及用油量合理性，审核通过后报财务部门。（三）发放财务部门根据审核后的《燃油卡申请表》安排充值资金，行政部门统一领取燃油卡，并发放给车辆使用部门。车辆使用部门负责将燃油卡分配给具体的驾驶员使用。四、燃油卡的使用（一）使用范围燃油卡仅限用于公司业务车辆的加油，不得用于其他用途。（二）加油流程1.驾驶员在需要加油时，应选择公司指定的加油站。2.加油前，驾驶员应检查车辆油箱情况，确保加油安全。3.加油时，驾驶员应向加油站工作人员出示燃油卡，并告知加油金额或加油量。4.加油完成后，驾驶员应在加油站提供的加油凭证上签字确认，并妥善保管加油凭证。5.驾驶员回到公司后，应及时将加油凭证交至车辆使用部门，车辆使用部门指定专人负责在车辆加油登记表上记录加油时间、地点、加油量、加油金额等信息。（三）使用限制1.严禁驾驶员使用燃油卡为非公司车辆加油。2.不得将燃油卡转借他人使用。3.不得通过任何方式套取燃油卡内的资金。五、燃油卡的充值（一）充值申请1.车辆使用部门根据车辆燃油使用情况，定期填写《燃油卡充值申请表》，注明申请充值的燃油卡卡号、预计充值金额等信息。2.《燃油卡充值申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门。（二）审核行政部门对《燃油卡充值申请表》进行审核，核实燃油卡使用情况及充值金额合理性，审核通过后报财务部门。（三）充值财务部门根据审核后的《燃油卡充值申请表》安排充值资金，并与加油站联系进行充值操作。充值完成后，财务部门应及时更新燃油卡余额信息。六、燃油卡的保管与挂失（一）保管1.燃油卡由驾驶员负责保管，应妥善存放，避免遗失、损坏或被盗。2.驾驶员不得将燃油卡随意放置在车内易丢失的地方。（二）挂失1.如发现燃油卡丢失或被盗，驾驶员应立即向所在部门报告。2.所在部门应及时通知行政部门，行政部门核实情况后，向财务部门申请挂失。3.财务部门在接到挂失申请后，应立即冻结燃油卡，防止卡内资金被盗用。4.挂失后，驾驶员应配合行政部门和财务部门办理相关补办手续。七、燃油卡的回收（一）车辆报废或停用1.当车辆报废或停用时，车辆使用部门应将燃油卡交回行政部门。2.行政部门核对燃油卡信息后，办理回收手续，并通知财务部门注销该燃油卡。（二）人员离职1.员工离职时，所在部门应收回其使用的燃油卡，并交至行政部门。2.行政部门核实燃油卡信息后，办理回收手续，并通知财务部门注销该燃油卡。八、燃油费用的核算与分析（一）核算1.财务部门每月根据加油站提供的燃油卡交易记录和车辆加油登记表，对燃油费用进行核算。2.核算内容包括加油时间、地点、加油量、加油金额、车辆车牌号等信息。（二）分析1.财务部门定期对燃油费用进行分析，对比不同车辆、不同时间段的燃油消耗情况。2.分析燃油费用支出是否合理，是否存在异常波动。3.根据分析结果，提出改进建议，如优化车辆调度、加强驾驶员培训等，以降低燃油成本。九、监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对燃油卡的使用情况进行检查，包括加油记录、车辆行驶里程与油耗的匹配情况等。2.财务部门定期对燃油卡费用进行审计，核实费用支出的真实性、合理性和合规性。（二）违规处理1.对于发现的违规使用燃油卡的行为，如为非公司车辆加油、转借燃油卡、套取资金等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括但不限于批评教