秘书部管理制度

秘书部管理制度一、总则（一）目的为加强秘书部的规范化管理，提高秘书部工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司秘书部全体成员。（三）宗旨秉持专业、高效、细致、周到的服务宗旨，为公司领导、各部门提供优质的行政支持与综合协调服务。二、组织架构与职责（一）组织架构秘书部设部长一名，副部长若干名，下辖行政秘书、机要秘书、文档管理专员、会议组织专员等岗位。（二）职责分工1.部长职责全面负责秘书部的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调秘书部与公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利衔接。审核重要文件、报告等，为公司领导决策提供参谋意见。负责与外部相关单位的沟通与协调，维护公司良好形象。2.副部长职责协助部长开展工作，在部长缺席时履行部长职责。负责分管领域的工作安排与指导，确保工作任务按时完成。对分管工作进行监督和检查，及时发现问题并提出改进措施。3.行政秘书职责负责公司日常行政事务的处理，如办公用品采购、设备维护、车辆调度等。安排公司各类会议、活动的场地布置、物资准备等工作。协助公司领导做好行程安排，包括预订机票、酒店等。4.机要秘书职责负责公司机要文件、资料的收发、登记、传阅、保管和归档工作。严格遵守保密制度，确保机要信息的安全。协助公司领导处理机密事务，做好相关记录。5.文档管理专员职责负责公司各类文件、档案的整理、分类、编号和存储工作。建立健全文档管理制度，定期对文档进行清查和盘点。为公司各部门提供文件查询、借阅等服务。6.会议组织专员职责负责公司各类会议的组织筹备工作，包括会议通知、议程安排、会议记录等。跟进会议决议的执行情况，及时向相关领导汇报。整理会议资料，形成会议纪要并分发至相关部门。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.收文机要秘书收到文件后，进行初步登记，注明文件来源、日期、文号、标题等信息。对文件进行分类，根据文件内容确定传阅范围和紧急程度。将文件呈送公司领导或相关部门负责人传阅，并做好传阅记录。2.发文起草文件的部门填写发文审批表，经部门负责人、分管领导审核后，交秘书部。秘书部对发文审批表进行审核，确保文件格式规范、内容准确。按照审批意见对文件进行修改完善，排版后交由机要秘书编号、印发。机要秘书将印发后的文件发放至相关部门，并做好发放记录。3.文件归档文档管理专员定期对已处理完毕的文件进行收集整理。按照文件类别、年度、保管期限等进行分类归档，建立电子和纸质档案。对重要文件进行备份，确保档案的完整性和安全性。（二）会议组织流程1.会议筹备会议组织专员根据会议需求确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。制定会议议程，明确会议各项议题的时间安排和汇报顺序。准备会议资料，如会议通知、汇报材料、发言稿等，并提前发放给参会人员。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，确保会议设施正常运行。2.会议通知会议组织专员提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知，注明会议的详细信息。对于重要会议，通过多种方式进行通知，如邮件、短信、电话等，确保参会人员及时收到通知。统计参会人员的反馈信息，对于不能参会的人员，及时协调相关人员替代，并做好记录。3.会议记录会议组织专员负责会议记录工作，详细记录会议内容、讨论要点、决议事项等。会议记录应客观、准确、完整，采用电子和纸质两种方式进行记录。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，经会议主持人审核后，分发给参会人员和相关部门。4.会议跟进会议组织专员对会议决议的执行情况进行跟踪检查，及时向会议主持人汇报。对于执行过程中出现的问题，协调相关部门进行解决，确保会议决议得到有效落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要填写办公用品需求申请表，注明办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交至行政秘书，行政秘书进行初步审核。2.采购审批行政秘书对需求申请表进行汇总整理，根据库存情况提出采购建议。将采购申请提交至部长审批，经批准后进行采购。3.采购执行行政秘书根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.入库管理办公用品到货后，行政秘书组织相关人员进行验收。核对办公用品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。对验收合格的办公用品进行入库登记，填写入库单，注明入库日期、物品名称、规格、数量、供应商等信息。5.领用发放各部门凭办公用品领用申请表到行政秘书处领取办公用品。行政秘书根据申请表发放办公用品，并在领用申请表上签字确认。定期对办公用品的领用情况进行统计分析，合理控制库存。（四）车辆管理流程1.用车申请公司员工因工作需要用车，需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。将申请表提交至行政秘书，行政秘书根据车辆使用情况进行安排。2.派车审批行政秘书对用车申请进行审核，根据工作的紧急程度和车辆调度情况进行派车。对于重要客户接送、紧急公务等用车需求，优先安排车辆，并报部长审批。将派车信息通知驾驶员和用车人。3.车辆使用驾驶员接到派车通知后，提前做好车辆检查和清洁工作，确保车辆性能良好。按照规定的时间和路线接送用车人，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。在用车过程中，驾驶员要遵守交通规则，确保行车安全。4.车辆归还用车结束后，用车人应及时将车辆归还至指定地点，并与驾驶员办理交接手续。驾驶员对车辆进行检查，如发现车辆有损坏或异常情况，及时报告行政秘书。行政秘书对车辆使用情况进行登记和统计，定期对车辆进行维护保养。四、日常工作规范（一）考勤制度1.秘书部成员应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前[X]天填写请假申请表，按照审批权限报相关领导批准。3.请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。4.秘书部将定期对考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的人员进行相应处理。（二）工作纪律1.遵守公司的各项规章制度，保守公司机密，不得泄露公司内部信息。2.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、浏览无关网页等。3.保持良好的工作态度和职业素养，待人接物热情、礼貌、周到。4.严格遵守工作流程和规范，确保工作质量和效率。（三）沟通协调1.加强与公司内部各部门之间的沟通与协调，及时了解工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。2.与外部单位保持良好的合作关系，积极主动地开展沟通交流，维护公司的利益和形象。3.建立有效的沟通机制，定期召开工作协调会，及时传达公司的工作要求和部署。（四）保密制度1.严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的文件、资料、信息等进行严格保密。2.未经公司领导批准，不得擅自将公司机密信息透露给任何第三方。3.对机密文件、资料等要妥善保管，使用后及时归还或销毁。4.在工作中，要注意言行举止，避免无意中泄露公司机密。五、培训与发展（一）培训计划1.根据秘书部成员的岗位需求和职业发展规划，制定年度培训计划。2.培训内容包括专业知识、技能培训、沟通技巧、团队协作等方面。3.培训方式采用内部培训、外部培训、在线学习、实践锻炼等多种形式。（二）培训实施1.按照培训计划组织实施培训活动，确保培训质量和效果。2.定期对培训效果进行评估，通过考试、实际操作、学员反馈等方式了解培训效果。3.根据评估结果，对培训计划进行调整和优化，不断提高培训的针对性和实效性。（三）职业发展1.为秘书部成员提供广阔的职业发展空间，建立公平公正的晋升机制。2.根据成员的工作表现和能力水平，定期进行岗位调整和晋升。3.鼓励成员参加各类职业资格考试和培训，提升自身综合素质和竞争力。六、绩效考核（一）考核原则1.公平、公正、公开原则，确保考核结果真实、客观地反映员工的工作表现。2.定量与定性相结合原则，综合考虑工作业绩、工作态度、工作能力等方面的因素。3.激励与约束相结合原则，通过绩效考核，激励员工积极工作，同时对表现不佳的员工进行约束和改进。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核工作任务的完成情况、工作质量、工作效率等方面。2.工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作能力、服务意识等方面。3.工作能力：涵盖专业知识、技能水平、沟通协调能力、问题解决能力等方面。（三）考核周期绩效考核分为月度考核和年度考核。月度考核于每月末进行，年度考核于每年年末进行。（四）考核流程1.员工每月末填写月度绩效考核自评表，对自己当月的工作表现进行自我评价。2.直属上级根据员工的工作表现，结合工作实际情况，对员工进行月度绩效考核评价，并填写评价表。3.秘书部部长对员工的月度绩效考核结果进行审核和汇总，确定最终考核结果。4.年度考核时，员工先进行年度工作总结和自评，直属上级进行年度评价，秘书部部长审核后，提交公司绩效考核领导小组审定。（五）考核结果应用1.月度绩效考核结果与