外协商管理制度

外协商管理制度总则1.目的为加强公司对外协商工作的管理，规范外协商的选择、合作、监督及考核等流程，确保外协商提供优质、高效、合规的服务或产品，保障公司项目顺利进行，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有外协商，包括但不限于供应商、承包商、服务商等。3.基本原则公平公正原则：在选择外协商、合作过程及考核评价中，遵循公平公正原则，确保所有外协商享有平等机会，依据统一标准进行评判。诚实守信原则：外协商应诚实守信，履行合同约定，公司也将秉持诚信对待外协商，共同维护良好合作关系。互利共赢原则：通过合理的合作模式与管理机制，实现公司与外协商互利共赢，促进双方长期稳定发展。合法合规原则：外协商的选择、合作及管理等活动必须符合国家法律法规及公司相关规定。外协商的选择与准入1.需求识别各部门根据业务发展需要，提前识别对外协商服务或产品的需求，明确规格、数量、质量标准、交付时间等要求，并填写《外协商需求申请表》。申请表应详细说明需求背景、技术要求、预算等内容，经部门负责人审核后提交至采购部门或相关归口管理部门。2.供应商搜索与筛选采购部门或相关归口管理部门通过多种渠道搜索潜在外协商，如网络搜索、行业推荐、供应商数据库、参加行业展会等。根据需求对潜在外协商进行初步筛选，筛选条件可包括经营资质、生产能力、产品质量、价格水平、服务口碑、企业信誉等方面。对于重要项目或关键外协商，可进行实地考察。3.资质审核对初步筛选合格的外协商，要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、行业资质证书、产品质量认证、业绩证明等。审核外协商的资质文件真实性、有效性和完整性，确保其具备合法经营资格和履行合同能力。4.实地考察（如有需要）对于拟合作的重要外协商或新合作的外协商，组织相关人员进行实地考察。考察内容包括生产经营场所、生产设备、技术工艺、质量管理体系、人员配备、售后服务能力等。实地考察后形成考察报告，记录考察情况及评价意见，作为是否选择该外协商的重要依据。5.选择决策采购部门或相关归口管理部门根据资质审核和实地考察结果（如有），综合评估各潜在外协商，提出拟合作外协商名单及合作建议。提交公司管理层进行最终选择决策，确定合作的外协商，并签订相关合作协议。合作协议应明确双方权利义务、服务或产品规格、价格、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。外协商的合作与管理1.合同签订与执行公司与外协商签订的合作协议具有法律效力，双方应严格按照协议约定执行。采购部门或相关归口管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。外协商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供服务或产品。如因特殊原因需要变更合同条款，外协商应提前书面通知公司，经公司同意并签订补充协议后方可变更。2.沟通协调机制建立公司与外协商定期沟通会议制度，原则上每月召开一次。会议由采购部门或相关归口管理部门组织，相关部门及外协商代表参加。沟通会议主要内容包括总结上一阶段合作情况、解决存在的问题、协调下一阶段工作计划、交流市场信息等。通过沟通会议，加强双方信息共享与交流，及时解决合作中的矛盾与问题。建立日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方随时就业务问题进行沟通协调。对于紧急或重要问题，应及时进行沟通并记录沟通结果。3.质量控制公司应明确对外协商提供的服务或产品质量要求，并在合作协议中予以约定。采购部门或相关归口管理部门负责对质量进行监督检查。建立质量检验验收制度，外协商交付服务或产品时，公司应按照合同约定的质量标准进行检验验收。对于验收不合格的，应要求外协商限期整改或重新提供，直至达到质量要求。鼓励外协商建立质量管理体系，持续改进服务或产品质量。公司可对外协商的质量管理情况进行评估，并给予相应指导与支持。4.进度管理外协商应按照合同约定的进度计划推进工作，确保按时交付服务或产品。采购部门或相关归口管理部门负责对外协商的工作进度进行跟踪监控。建立进度报告制度，外协商定期向公司报告工作进展情况，如遇延误或可能影响进度的问题，应及时向公司通报并说明原因及解决方案。对于因外协商原因导致进度延误的，公司有权按照合同约定追究其违约责任，并采取相应措施确保项目整体进度不受影响。5.成本管理公司应在与外协商签订合同前，对成本进行合理预算和控制。采购部门或相关归口管理部门负责对外协商的成本执行情况进行监控。外协商应严格按照合同约定的价格执行，如因市场变化等原因需要调整价格，应提前与公司协商并达成一致。定期对外协商的成本进行分析评估，寻找降低成本的机会与措施，确保公司在合作中获得合理的成本效益。外协商的监督与考核1.监督机制采购部门或相关归口管理部门负责对外协商的日常监督工作，定期检查外协商的服务或产品质量、进度、合同执行等情况。公司内部审计部门可定期或不定期对外协商合作项目进行审计，检查财务收支、合同执行、成本控制等方面的合规性与有效性。鼓励公司员工对外协商的违规行为进行监督举报，对于经查实的举报给予举报人适当奖励。2.考核指标与方法建立外协商考核指标体系，考核指标可包括服务或产品质量、交付进度、价格合理性、售后服务、合同履行情况、合规经营等方面。考核方法可采用定量与定性相结合的方式，如根据质量检验数据、进度报告、客户反馈、财务数据等进行定量评分，同时结合日常监督检查情况、合作过程中的表现等进行定性评价。定期对外协商进行考核评价，原则上每季度进行一次全面考核，根据考核结果对外协商进行分类管理。3.考核结果应用对于考核优秀的外协商，公司给予表彰与奖励，如颁发荣誉证书、增加合作机会、给予价格优惠等。对于考核不合格的外协商，公司发出书面整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，公司有权终止合作，并按照合同约定追究其违约责任。根据考核结果，对不同等级的外协商采取不同的管理策略，如增加或减少监督检查频次、调整合作方式等，促进外协商不断提升服务或产品质量及合作水平。外协商的风险管理1.风险识别与评估采购部门或相关归口管理部门会同法务、财务等部门，对外协商合作过程中可能面临的风险进行识别，如市场风险、质量风险、信用风险、法律风险、合同风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过与外协商签订价格调整条款、建立市场监测机制等方式应对；对于质量风险，加强质量检验验收、要求外协商提供质量保证金等；对于信用风险，进行信用调查与评估、采用合适的付款方式等；对于法律风险，加强合同审核、咨询专业法律意见等；对于合同风险，明确合同条款、加强合同执行监督等。定期对风险应对措施的执行效果进行评估与调整，确保风险得到有效控制。3.应急处理预案针对可能出现的重大风险事件，制定应急处理预案。应急处理预案应明确应急处理流程、责任分工、资源调配等内容。定期对应急处理预案进行演练，确保相关人员熟悉应急处理流程，能够在风险事件发生时迅速、有效地采取应对措施，减少损失。信息管理1.外协商信息收集采购部门或相关归口管理部门负责收集外协商的基本信息、资质文件、合作项目记录、考核评价结果等信息，并建立外协商信息档案。外协商信息档案应包括外协商基本情况表、资质证书复印件、合作协议、沟通记录、质量检验报告、进度报告、付款记录、考核评价表等资料。2.信息更新与维护定期对外协商信息档案进行更新与维护，确保信息的准确性和完整性。如外协商的联系方式、经营状况、资质变化等信息发生变更时，应及时进行记录与更新。对合作项目过程中的各类信息进行及时整理与归档，便于查询和追溯。3.