空白卡管理制度

空白卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司空白卡的管理，确保空白卡的安全、规范使用，保障公司业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及空白卡的所有部门和人员，包括但不限于生产部门、销售部门、财务部门、行政部门等。（三）定义1.空白卡：指尚未记录任何有效信息的卡片，包括但不限于门禁卡、考勤卡、会员卡、消费卡等各类卡片。二、职责分工（一）行政部门1.负责空白卡的统一采购、保管和发放工作。2.建立空白卡管理台账，详细记录空白卡的出入库情况。3.定期对空白卡的库存进行盘点，确保账实相符。（二）使用部门1.负责本部门空白卡的领用、使用和保管工作。2.根据工作需要，合理申请空白卡，并确保卡片的正确使用。3.对不再使用的空白卡及时交回行政部门。（三）财务部门1.负责空白卡采购费用的审核和报销工作。2.监督空白卡的使用情况，确保费用支出的合理性。三、空白卡的采购（一）采购申请1.使用部门根据业务需求，填写《空白卡采购申请表》，详细说明采购卡片的种类、数量、用途等信息。2.《空白卡采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到《空白卡采购申请表》后，对申请内容进行审核。2.审核通过后，报公司分管领导审批。3.经领导审批同意后，行政部门负责联系供应商进行采购。（三）采购流程1.行政部门选择具有良好信誉和资质的供应商进行采购。2.与供应商签订采购合同，明确采购卡片的规格、数量、价格、交货期等条款。3.按照合同约定，及时跟进采购进度，确保卡片按时到货。4.卡片到货后，行政部门负责组织验收。验收内容包括卡片的数量、规格、质量等是否符合合同要求。5.验收合格后，办理入库手续，并将入库信息录入空白卡管理台账。四、空白卡的保管（一）保管地点1.行政部门设立专门的空白卡保管仓库，仓库应具备防火、防盗、防潮等安全设施。2.空白卡应存放在保险柜或专用的卡片存放箱内，确保安全。（二）保管要求1.仓库管理人员应定期对空白卡进行检查，确保卡片的完整性和安全性。2.严禁无关人员进入空白卡保管仓库。3.空白卡应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.如发现空白卡有损坏、丢失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。五、空白卡的发放（一）领用申请1.使用部门需要空白卡时，由使用人填写《空白卡领用申请表》，注明领用卡片的种类、数量、用途等信息。2.《空白卡领用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）发放审批1.行政部门收到《空白卡领用申请表》后，对申请内容进行审核。2.审核通过后，报公司分管领导审批。3.经领导审批同意后，行政部门按照申请表的要求发放空白卡。（三）发放流程1.行政部门根据审批后的《空白卡领用申请表》，从仓库中取出相应数量的空白卡。2.在空白卡管理台账上记录发放日期、领用人、卡片种类、数量等信息。3.将空白卡发放给领用人，并要求领用人签字确认。六、空白卡的使用（一）使用规范1.领用人应按照规定的用途使用空白卡，不得擅自更改卡片的用途或转借他人。2.在空白卡上记录信息时，应确保信息的真实、准确、完整。3.使用过程中如发现卡片出现故障或无法正常使用，应及时报告行政部门。（二）使用监督1.行政部门定期对空白卡的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门对空白卡的费用支出进行监督，确保费用使用合理合规。七、空白卡的回收（一）回收情形1.员工离职或岗位调动时，应将所领用的空白卡交回行政部门。2.不再使用的空白卡，使用部门应及时交回行政部门。（二）回收流程1.员工或使用部门填写《空白卡回收申请表》，注明回收卡片的种类、数量等信息。2.《空白卡回收申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。3.行政部门收到《空白卡回收申请表》后，对交回的空白卡进行核对。4.核对无误后，办理回收手续，并在空白卡管理台账上记录回收日期、交回人、卡片种类、数量等信息。八、空白卡的盘点（一）盘点周期行政部门每月对空白卡进行一次盘点，确保账实相符。（二）盘点方法1.采用实地盘点的方法，对仓库内的空白卡进行逐一清点。2.将盘点结果与空白卡管理台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。（三）盘点报告1.盘点结束后，行政部门编制《空白卡盘点报告》，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等内容。2.《空白卡盘点报告》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导。九、处罚规定（一）违反规定的情形1.未经审批擅自采购空白卡。2.未按规定保管空白卡，导致卡片损坏、丢失。3.擅自更改空白卡用途或转借他人。4.未按规定交回空白卡。（二）处罚措施1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反本制度给公司造成经